Створення проміжних підсумків

При обробці списку великого обсягу часто постає необхідність у підведенні проміжних підсумків (знаходження суми, середнього значення тощо). Цю операцію можна виконати за допомогою спеціальної команди Итоги (Subtotals). Під час обчислення проміжних підсумків записи списку групуються за значеннями певного поля. Окрему групу утворюють ті записи списку, для яких значення у вибраному полі співпадають.Результатом виконання команди Итоги єстворення структури, що містить рядки проміжних підсумків у кожній групі записів списку. Перед виконаннямцієїкоманди необхідно відсортувати список за значеннями того поля, за яким буде здійснено групування.

Для обчислення проміжних підсумків необхідно акитвізувати будь-яку клітинку діапазону списку і виконати команду Данные, Итоги (Data, Subtotals). З'явиться діалогове вікно Промежуточные итоги (Subtotal) (рис.11).

Це діалогове вікно містить такі елементи:

При каждом изменении в (At each change in) – список, що розкривається, з переліком полів, серед яких необхідно вибрати те поле, за значеннями якого буде здійснено групування. Для цих груп і будуть здійснюватися проміжні обчислення;

Операция (Use function) – список з 11 функцій, що можна використати для обчислення проміжних підсумків. Назви функцій, що найчастіше використовуються, та їх призначення наведено у табл. 3;

Добавить итоги по (Add Subtotol to) – список прапорців з назвами всіх полів списку. Встановлений прапорець біля назви поля дозволяє вибирати поле, дані якого будуть використані в обчисленні проміжних підсумків. Можна помічати декілька полів.

Наступні елементи діалогового вікна – прапорці, що призначені для встановлення таких режимів при виконанні проміжних обчислень:

Заменить текущие итоги (Replace current subtotals) – будь-які існуючі формули підсумків заміняються новими;

Конец страницы между группами (Page break between groups) – вставляється символ кінця сторінки після кожної групи;

Итоги под данными (Summary below data) – підсумки розташовуються під згрупованими даними, в іншому разі буде розташовано підсумок, а потім дані.

Кнопка Убрать все (Remove All) дозволяє вилучити всі формули підсумків.

Після виконання команди Данные, Итоги MS Excel вставить рядки з результатами проведених обчислень і створить відповідну структуру підсумків.

Нехай на основі списку MS Excel, поданого на рис.1, необхідно визначити середнє значення окладу для кожної категорії працівників. Для цього потрібно відсортувати список за полем "Посада" та у діалоговому вікні Промежуточніе итоги встановити параметри, як подано на рис.11.

Після виконання операції підведення проміжних підсумків на робочому аркуші буде створено ієрархічну структуру з отриманими підсумками.

Лекція №4