Требования к бланкам документов предприятия

Согласно терминологическому стандарту бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке.

Для изготовления бланков используют в основном форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей (см. выше).

При изготовлении бланков обычно используются типографскиешрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом (Приложение №3 Бланк с угловым размещением реквизитов).

В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнемуглу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции.

В любой организации создается как минимум два вида бланков:

- общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации) (Приложение №4 Общий бланк);

- для писем (используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) (Приложение №5 Бланк для писем).

Размещение реквизитов на обоих бланках может быть как угловым, так и продольным. Считается, что угловое размещение реквизитов экономит 20% свободной площади бланка.

Общий бланк

Для внутренних документов организации используется общий бланк, т. к. состав его реквизитов является одинаковым для всех видов документов. Общий бланк практически является заготовкой для создания многих видов документов.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта Российской Федерации, либо эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

— наименование организации (автора документа);

— отметку для проставления даты и номера документа;

— место составления или издания документа (географический пункт).

Бланк конкретного вида документа

Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для каких-либо конкретных видов документов целесообразно создавать только в тех случаях, когда в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланк для писем

В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта Российской Федерации, либо эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации (автора документа);

- справочные данные об организации;

- код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа (ОКУД);

- отметка для регистрационного номера и даты документа;

- отметка для ссылки на номер и дату документа.

Бланки на двух языках

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта Российской Федерации, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне. При этом наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на русском языке.

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, а также бланки должностных лиц. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации – автора документа наименования структурного подразделения или наименования должности.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся произвести благоприятное впечатление об организации, создать запоминающийся бланк, отражающий не только определенную информацию о фирме, но ее стиль. Однако пренебрежение приведенными правилами приводит к обратному результату – запоминаются нелепости, допущенные в оформлении.