Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.

В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наименование вида документа (слово «заявление»), текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа «приказ», заголовок, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись.Приказ никогда не готовят в рукописном виде. Он печатается на компьютере и распечатывается с принтера. Поэтому формуляр современного приказа включает еще и такой реквизит, как идентификаторэлектронной копии документов.

Таким образом, отдельные элементы документа (реквизиты) в совокупности составляют формуляр того или иного вида документа.

ГОСТом на УСОРД установлен набор реквизитов, свойственный документам этой системы документации. Все 30 реквизитов (см. Приложение №1
Реквизиты бланка), включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, т.н. формуляр-образец. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Герб ( реквизит 1 )

В числе первых реквизитов на бланке могут быть использованы Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема.

В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (в ред. от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ, от 10.11.2009 N 6-ФКЗ) «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным:

на бланках и печатях:

Президента Российской Федерации; палат Федерального собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Прокураторы Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;

на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;

на бланках иных органов государственной власти.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 2) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использованием герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, муниципального образования Российской Федерации (реквизит 2)размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации установленными нормативными актами городов, районов России.

Эмблема (реквизит 3)

Эмблема организации (символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемы используется товарный знак или знак обслуживания. Он может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Размещаются реквизиты 1-3 на верхнем или левом полях бланка.

Не допускается размещение на бланках изображения и герба и эмблемы!

Коды организации ( реквизиты 4-7 )

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на бланках всех документов предусмотрено проставление двух кодов по Общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации:

- код организации — автора документа по Общероссийскому классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО);

- код вида документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Эти реквизиты служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код по ОКПО является элементом электронной идентификации организа­ции. Код формы является элементом идентификации документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает также размещение на бланке Основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица. Он проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, также выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации - автора документа ( реквизит 8 )

Наименование организации - автора документа печатается на бланке сначала полностью, а ниже сокращенно (если сокращенное название зафиксировано в уставе организации), но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное наименование печатают в круглых скобках.

Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны указывать на своих бланках их наименования. Наименование вышестоящей организации располагается над наименованием организации-автора и указывается сокращенно. Оно также должно соответствовать официально установленному. При отсутствии сокращенного наименования вышестоящая организация указывается полностью.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Например:

Минобразования РФ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Самарский государственный университет
(ГОУ ВПО СамГУ)

Справочные данные об организации ( реквизит 9 )

Это сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД, ОГРН, ИНН/КПП и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа ( реквизит 10 )

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Этот реквизит является обязательным при оформлении всех документов, кроме письма. Дополни­тельно к нему может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управ­ленческих документов (ОКУД).

Дата документа ( реквизит 11 )

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом – дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события, заседания.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки.

Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Делопроизводственная служба обязана следить за правильным оформлением этого реквизита, т. к. создание документа «задним числом», равно как и издание документа с «опережением», например, следующим днем, приводит, во-первых, к искажению данных регистрации (т. к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Во-вторых, неправильное датирование может при­вести к ущемлению прав участников правоотношений, например в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

Установлены три способа, оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами в последовательности день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 01.09.2010

Встречается оформление даты с расположением ее элементов в другой последовательности: год, месяц, день месяца.

Например: 2010.09.01

Последний вариант соответствует традициям оформ­ления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 01 сентября 2010 г.

Такое, наиболее часто встречающееся, оформление реквизита обусловлено сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

Регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа ( реквизиты 12, 13 )

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится, так же как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.).

При отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организации – авторе данного письма при его регистрации, и тот, который был на полученном документе (реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»). Если письмо является инициативным, т. е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.

Место составления или издания документа ( реквизит 14 )

Проставляется в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Адресат ( реквизит 15 )

При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:

Негосударственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Самарская гуманитарная академия»

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном паде­же, а должность и фамилия адресата в дательном.

Например: НОУ ВПО «СаГА»
Ректору
Н.Ю. Ворониной

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав, должности адресата.

Например: Ректору НОУ ВПО «СаГА»
Н.Ю. Ворониной

При адресовании документов нескольким учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно.

Например: Ректорам вузов

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и следующими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2–3 интервалами.

При направлении документа одного содержания более чем в четыре адреса, исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должно­стных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте, но при необходимости может входить в состав реквизита «Адресат». Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

Например: НОУ ВПО «СаГА»
8-я Радиальная, 31
г. Самара, 443011

Адресатом официальных документов могут быть как юридические, так и физические лица. В этом случае адресование оформляют в последовательности — фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес.

Например: Смирнову М.И.
ул. Советская, д. 6, к. 2, кв. 134
г. Самара, 443011

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими Почтовыми правилами (Постановление Правительства РФ от 26.09.2000 № 725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов, с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лица, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется в этом случае либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно.

Например: Начальникам производственных служб

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4 – 5 межстрочных интервала.

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5 – 2 интервалами.

Гриф утверждения документа ( реквизит 16 )

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ
Ректор НОУ ВПО «СаГА»
__________ Н.Ю. Воронина
«___» ____________ 201_ г.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЕН
Решением Ученого Совета НОУ ВПО «СаГА»
от 15.08.2000 № 14

или УТВЕРЖДЕНО
Приказом ректора
от 01.02.2000 № 82

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Инструкции по делопроизводству или в Табеле унифицированных форм документов организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов (см.Приложение).

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите центровать элементы относительно самой длинной строки:

УТВЕРЖДАЮ
Ректор НОУ ВПО «СаГА»
__________ Н.Ю. Воронина
«___» ____________ 201_ г.

Резолюция ( реквизит 17 )

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу и, как правило, относится к конкретному исполнителю.

Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюций.

Например: Петрову И.К.

Прошу подготовишь отчет к 30.06.2010

10.06.2010

 

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Практикуется составление резолюции и в виде отдельного документа.

Заголовок к тексту ( реквизит 18 )

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опускать. Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа.

Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов, составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и быть грамматически согласованным с названием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Акт (чего?) ревизии

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора.

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2 – 3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят!

Отметка о контроле ( реквизит 19 )

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых кон­тролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Отметка представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специально изготовленным штемпелем. Проставляется эта отметка на верхнем поле документа в правом углу. Возможно использова­ние других отметок о контроле, например штампа «контроль» со сроком исполнения документа.

КОНТРОЛЬ

21.09.2010

Отметка о наличии приложений ( реквизит 21 )

Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через два-четыре интервала), выше реквизита «подпись».

Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие.

Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов... на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение», которое печатают без кавычек и с наименованием, номером, датой и другими реквизитами основного документа.

Например: Приложение
к приказу ректора
от 11.04.2010 №24

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение № I», «Приложение № 2» и т. д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Подпись ( реквизит 22 )

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ оформлен не на бланке, в состав реквизита «подпись» входит полное наименование должности руководителя и наименование организации. Чаще всего такой порядок оформления подписи используют, когда документ подготовлен двумя организациями. Его подписывают лица равных должностей и их подписи располагают двумя группами на одном уровне.

Например:

Ректор ГОУ ВПО СамГУ	Ректор НОУ ВПО «СаГА»
Подпись И.И. Петров	Подпись Н.Ю. Воронина

В таком случае документы подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Например:

Генеральный директор А. Д. Ларичев

Главный бухгалтер Л. Д. Журавлева

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации – автора документа. Приложения к документам также должны быть подпи­саны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2–3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается, проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной при­чине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы «И.О.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию и указывают документ, разрешающий право подписи.

Использование предлога «за» или сокращения «врио» недопустимо.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Ректор Н.Ю. Воронина

 

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использован штамп факсимильной подписи.

Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Согласно ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. В этом случае речь идет об оформлении факсимильной подписи на документах, выходящих за пределы организации. Что касается внутренних документов, то организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

Гриф согласования документа ( реквизит 23 )

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других организаций, согласовываются с ними в установленной очередности.

Согласование может быть оформлено протоколом согласования или справкой, но более распространенным способом внешнего согласования является проставление на документе грифа согласования. Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа.

Гриф согласования включает слово «СОГЛАСОВАНО», должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева:

СОГЛАСОВАНО
Ректор ГОУ ВПО СамГУ
И.И. Петров
20.09.2010

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации (или его коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора), то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), дата и номер, наименование организации (или должности лица, с которым проводилось согласование).

Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо министра образованияРФ

от 30.01.2010 № 12/34-09

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Визы согласования документа ( реквизит 24 )

Согласование документа проводится в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц.

Согласование документа оформляется визой. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Например:

Начальник юридического отдела

А.И. Устинова

05.02.2010

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

М.Л. Петров

05.02.2010

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

Оттиск печати ( реквизит 25 )

Заверение документов печатью организации — особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных до­кументах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Печати подразделяют на гербовые, юридических лиц и простые (печати с надписью по центру «для пакетов», «отдел кадров», «административный отдел»).

Право на воспроизведение на печати Государственного герба Российской Федерации определено ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2 ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Гербовая печать – круглая, в центре помещается изображение Государственного герба (герба субъекта Российской Федерации), а по окружности – наименование организации.

В организациях используется, так же, фирменная печать, в центре которой размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (номера в регистрационном реестре).

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т. д.

На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведенном месте. Как пра­вило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Отметка о заверении копии ( реквизит 26 )

В делопроизводственной практике копируют, в основном, исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверение копий выполняется работником делопроизводственной службы проставлением ниже реквизита «подпись» слова « Верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров М.Ю. Тимофеева

30.07.2003

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати.

Проставление печати на копиях документов (выписках из них) является обязательным, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.).

Отметка об исполнителе ( реквизит 27 )

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ. Отметка размещается на лицевой стороне последнего листа документа на 2 – 4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Допускается размещение реквизита на оборотной стороне последнего листа документа. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ, она носит справочный характер. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

а) инициалы и фамилия исполнителя и номер телефона;

б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Например:

И. И. Сидоров 9561374 или

Илья Ильич Сидоров 9561374

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ( реквизит 28 )

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева от руки исполнитель делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись.

Например:

Подготовлено письмо № 34/67 08 от 28.02.2010.
дело № 08-15
Исполнитель П.В. Сорокина

В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

Отметка о поступлении документа в организацию ( реквизит 29 )

Отметка проставляется в правом углу нижнего поля входящих документов и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели применяют штампы. В штампе указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

В ряде организаций отмечается, кроме того, и время поступления (часы и минуты). Отметка о поступлении является свидетельством принятия документа организацией. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Идентификатор электронной копии документа ( реквизит 30 )

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации.

Завершая обзор реквизитов документов, можно отметить, что в практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит 1 - «Государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Это правило относится и к реквизиту 2.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, печать, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части: заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста), основную (реквизиты «текст» и «отметка о наличии приложения») и оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).