Определение потребности в товарах

АЛМАТЫ МЕНЕДЖМЕНТ УНИВЕРСИТЕТ

Центр Дистанционного Образования

 

Предмет:

Логистика снабжения

 

Рубежный контроль № _1_

 

 

Слушатель:

Бербушенко Ярослав

 

Специальность - Логистика

группа

 

 

Алматы 2016

 

Рассмотреть деятельность снабжения или закупок на отечественном предприятии

 

Работа любого предприятия зависит от наличия сырья, материалов товаров и услуг, которые поставляют ему другие организации. Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) – одна из важнейших функций в каждой фирме. Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах.

1. Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане – ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара – необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги

2. Стратегическая сторона снабжения – собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов.

Рассмотрим логистическую деятельность в компании ТОО "Pilot Plus" Цель логистического подхода - сквозное управление материальными потоками.

Компания ТОО "Pilot Plus" является официальным дистрибьютором компании "Food Master" по Шымкенту и ЮКО.

Дистрибьюторская деятельность обладает рядом особенностей, которые отличают ее от других видов торгового посредничества. Среди них можно отметить право на самостоятельное осуществление операций на рынке, возможность самостоятельно назначать цену товара, а также несение рисков, связанных с последующей реализацией товара после момента перехода собственности от поставщика к дистрибьютору. При этом, отделение дистрибьюторской деятельности от других видов посредничества происходило в несколько этапов под влиянием изменений экономической конъюнктуры в сфере международной торговли

Основными функциями, которые выполняет дистрибьютор в рамках заключенного договора, являются: продажа и продвижение товаров поставщика от своего имени и за свой счет, проведение рекламных и маркетинговых мероприятий, предоставление экспортеру сведений о конъюнктуре рынка, объемах продаж.

Деятельность дистрибьюторской фирмы состоит из нескольких направлений:

- Определение потребности в товарах;

- Планирование (долгосрочное и краткосрочное);

- Организация закупа;

- Доставка товара;

- Прием товара;

- Формирование и контроль запасов товара.

 

Определение потребности в товарах

Потребность является исходным и главенствующим понятием рынка. Она представляет собой особую движущую силу, выражающую объективный характер бытия человека и обуславливающую необходимость потребления определенных благ. Под потребностью понимается желание или необходимость обладать (пользоваться) данным товаром (услугой), нужным для самого воспроизводства жизни (в производственной сфере — обеспечения производственного цикла) и поддержания определенного уровня жизни. По тому, в какой степени насыщаются потребности общества в целом, отдельных групп потребителей и каждого человека, можно судить об уровне развития экономики, о ее соответствии природе и запросам людей ее структуре и приоритетных направлениях развития.

Своевременное и точное выявление потребности в товарах (как продовольственных, так и непродовольственных) служит существенной предпосылкой для закупок требуемых товаров и предоставления их на потребительском рынке в необходимых количествах. Если потребность в товарах оценена слишком высоко, то вследствие этого возникают излишки товара, которые приведут к ненужным повышенным издержкам. Если она определена слишком низко, это вызывает перебои в обеспечении потребителей товарами и неудовлетворение покупательского спроса. Покупатели в таком случае могут обратиться к конкурентам, снизится оборот и потеряется некоторая доля рынка. Дня бесперебойной продажи и гарантированного товарооборота коммерсант должен обеспечить широкое предложение товаров в нужном количестве.

Потребность в товаре — это обоснованный расчет объема и ассортимента конкретных видов товаров, необходимых для максимального удовлетворения спроса обслуживаемого населения.

Коммерсант должен знать, что целью определения потребности в товарах является предоставление покупателям необходимых товаров в нужном количестве, нужного качества и в нужное время. А это, в свою очередь, позволит торговой фирме успешно функционировать на потребительском рынке, реализовывать товары и получать прибыль через удовлетворение покупательского спроса.

Основная информация для расчета количества товара, необходимого для удовлетворения спроса обслуживаемого населения

При определении количества товаров коммерсант должен иметь следующую информацию:

- о спросе и конъюнктуре рынка, включающую анализ спроса и предложения на рынке и его сегментах, емкости и характера рынка, уровня цен и ценовой эластичности, степени и условий рыночной конкуренции;

- об объемах и структуре производства и предложения;

- о потребителе и его запросах (численность обслуживаемого населения, его половозрастной и социальный состав, образование, денежные доходы и распределение их между отдельными группами населения, покупательная способность, образовавшиеся сегменты потребителей, а также покупательский спрос в пределах каждого сегмента и т. д.);

- о рациональных и физиологических нормах потребления;

- о степени обеспеченности обслуживаемого населения отдельными товарами (в частности, товарами длительного пользования);

- о товаре (потребительские свойства товаров, технические характеристики, конкурентоспособные свойства, жизненный цикл товаров и т. д.);

- о конкурентах (объем и структура предлагаемых товаров, положение на рынке и доля в объеме продаж данных товаров на рынке, свойства и цена этих товаров, имидж фирмы, практика деятельности на рынке и т. д.);

- о торговой деятельности своей фирмы и ее возможностях на данном этапе (динамика и структура товарооборота и товарных запасов за несколько лет, финансовые возможности, наличие складских и торговых площадей, кадровый потенциал и его профессиональный уровень и т. д.).

- определение источников информации, требуемой для расчета количества товаров.

Если необходима информация, характеризующая рынок, на котором действует коммерсант, то следует использовать внешние источники информации. Если требуется информация о состоянии дел внутри фирмы, то следует использовать внутренние источники информации.

Источниками внешней информации являются:

- данные государственной статистики о производстве и продаже потребительских товаров;

- нормы и нормативы потребления;

-материалы, опубликованные в периодической печати и характеризующие потребительский рынок республики и отдельных регионов;

- консультации, полученные у специалистов по маркетингу и маркетинговых служб, а также специальных организаций, проводящих рыночные исследования и анализирующих конъюнктуру рынка;

- материалы, полученные в результате специальных обследований, данные статистической и бухгалтерской отчетности фирмы об объемах и динамике закупок товаров и их продаж;

- данные о товарных запасах и товарооборачиваемости;

- материалы оперативного учета реализации товара;

- материалы об изучении спроса обслуживаемых покупателей.

Одним из важнейших видов информации для коммерсанта при определении потребности в товарах является информация о спросе.

Основанием для определения спроса могут быть:

- запросы и поступления заказов от непосредственных покупателей товаров (путем регистрации в предусмотренных для этого специальных журналах либо книгах фиксируются заказы покупателей для их выполнения);

- регулярные устные опросы, которые могут проводиться коммерсантом среди покупателей (путем устного опроса покупателя выявляется его отношение к потребительским свойствам товаров и его намерение приобрести этот товар или по конкретным причинам отказаться от него);

- анкетирование покупателей с целью выявления требований к конкретному товару и спроса на него (с помощью заранее разработанного и подготовленного специального опросного бланка-анкеты определяется спрос на конкретные виды товаров и намерение покупателя по их приобретению);

- статистика фирмы по продаже (путем анализа такой статистики появляется возможность получить справки о предыдущем обороте по отдельным товарным группам и товарам и на основании их выявить спрос на товары);

- статистика фирмы о товарных запасах по внутригрупповой структуре отдельных товарных групп (анализ такой статистики дает возможность выявить, какой товар и какое его количество имеется в наличии, его оборачиваемость и скорость реализации, а соответственно есть ли на него спрос);

- результаты выставок-продаж товаров (путем анализа объемов продаж товаров, представленных на выставке-продаже, выявляется спрос на эти товары);

- презентации товаров (на основании заявок покупателей и заключенных с ними договоров на приобретение презентуемых товаров появляется возможность выявить спрос на новые и малоизвестные товары).

Определением потребности в товаре в нашей компании происходит на основании статистики предыдущих месяцев и лет, а так же на основании планов, которые нам выставляет поставщик.

 

Планирование

Планирование – это систематический процесс поиска возможностей действовать, прогнозирования последствий этих действий, разработки логистического проекта, формирования управленческих решений, конкретных мероприятий и сроков их выполнения для достижения поставленных целей в будущем.

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

1) управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);

2) контроль за качеством предоставляемых услуг;

3) контроль за рейсами с отгруженным товаром;

4) учет и проведение инвентаризации запасов готовой продукции, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

5) оформление заказов региональных складов центральным складам;

6) обработка и анализ заказов производственных подразделений;

7) управленческий контроль за качеством предоставляемых услуг;

8) управленческая обработка заказов поставщикам.

Для того, чтобы планировать закупки надо определиться не только в продажах и закупках и ассортименте в группах. Основным отсчётом должно быть состояние склада, т.е. его содержание. Существует оптимальное количество товара на складе когда расходы по содержанию склада и расходы на доставку товара равны между собой (в теории), что обеспечит минимальные издержки.

Планированием и прогнозированием в ТОО «Pilot Plus» занимается непосредственно логист. Планирование и прогноз делается на основании статистики последних трех недель (если это касается быстропортящихся продуктов), и последних трех месяцев (если продукты длительного хранения).

Организация закупа

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупке товаров предприятия торговли должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. К источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления. К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров их можно классифицировать на различные группы по различным признакам.

В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников, закупающих продукцию у ее производителей и реализующих ее оптовым покупателям.

Поставщиками-посредниками могут быть оптовые предприятия общенационального, регионального уровня различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу системы оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржа, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.).

Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное значение в сфере закупочной деятельности. Важным посредническим элементом в закупочной деятельности являются организаторы оптового товарооборота - товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки и другие предприятия. Основной задачей этих структур является создание условий для организации закупочной и реализационной деятельности клиентов. Однако они не являются самостоятельными субъектами оптовой торговой деятельности.

В организацию закупа входит определение оптимального способа закупки товаров. Можно выделить следующие способы:

Закупка тoвapa oднoй пapтиeй. Мeтoд пpeдпoлaгaeт пocтaвкy тoвapoв бoльшoй пapтиeй зa oдин paз (oптoвыe зaкyпки). Егo пpeимyщecтвa: пpocтoтa oфopмлeния дoкyмeнтoв, гapaнтия пocтaвки вceй пapтии, пoвышeнныe тopгoвыe cкидки. Нeдocтaтки - бoльшaя пoтpeбнocть в cклaдcкиx пoмeщeнияx, зaмeдлeниe oбopaчивaeмocти кaпитaлa.

Рeгyляpныe зaкyпки мeлкими пapтиями. В этoм cлyчae пoкyпaтeль зaкaзывaeт нeoбxoдимoe кoличecтвo тoвapoв, кoтopoe пocтaвляeтcя eмy пapтиями в тeчeниe oпpeдeлeннoгo пepиoдa. Пpeимyщecтвa дaннoгo мeтoдa тaкoвы: ycкopяeтcя oбopaчивaeмocть кaпитaлa, тaк кaк тoвapы oплaчивaютcя пo мepe пocтyплeния oтдeльныx пapтий; дocтигaeтcя экoнoмия плoщaди cклaдcкиx пoмeщeний; coкpaщaютcя зaтpaты нa дoкyмeнтиpoвaниe пocтaвки, пocкoлькy oфopмляeтcя тoлькo зaкaз нa вcю пocтaвкy. Егo нeдocтaтки: вepoятнocть зaкaзa избытoчнoгo кoличecтвa тoвapoв; нeoбxoдимocть oплaты вceгo кoличecтвa тoвapoв, oпpeдeлeннoгo в зaкaзe.

Ежeднeвныe (eжeмecячныe) зaкyпки пo кoтиpoвoчным вeдoмocтям. Тaкoй мeтoд зaкyпки шиpoкo иcпoльзyeтcя тaм, гдe зaкyпaютcя дeшeвыe и быcтpo пoтpeбляeмыe тoвapы. Кoтиpoвoчныe вeдoмocти cocтaвляютcя eжeднeвнo (eжeмecячнo) и включaют cлeдyющиe cвeдeния: пoлный пepeчeнь тoвapoв; кoличecтвo тoвapoв, имeющиxcя нa cклaдe; тpeбyeмoe кoличecтвo тoвapoв. Пpeимyщecтвa дaннoгo мeтoдa: ycкopeниe oбopaчивaeмocти кaпитaлa, cнижeниe зaтpaт нa cклaдиpoвaниe и xpaнeниe, cвoeвpeмeннocть пocтaвoк.

Пoлyчeниe тoвapa пo мepe нeoбxoдимocти. Этoт мeтoд пoxoж нa peгyляpнyю пocтaвкy тoвapoв, нo xapaктepизyeтcя cлeдyющими ocoбeннocтями:

- кoличecтвo пocтaвляeмыx тoвapoв нe ycтaнaвливaeтcя, a oпpeдeляeтcя пpиблизитeльнo;

- пocтaвщики пepeд выпoлнeниeм кaждoгo зaкaзa cвязывaютcя c пoкyпaтeлeм;

- oплaчивaeтcя тoлькo пocтaвлeннoe кoличecтвo тoвapa;

- пo иcтeчeнии cpoкa кoнтpaктa зaкaзчик нe oбязaн пpинимaть и oплaчивaть тoвapы, кoтopыe eщe тoлькo дoлжны быть пocтaвлeны.

В ТОО «Pilot Plus» чаще происходят закупки небольшими партиями – по три раза в неделю, т.к. молочная продукция быстропортящаяся, и нет смысла закупать ее большими партиями.

 

Доставка товара

Основное содержание процесса доставки товара от места его изготовления до места потребления включает выполнение широкого спектра операций в рамках системы товародвижения, которая определяется как "технические средства, коммуникации и обустройство всех видов транспорта; складское хозяйство промышленных фирм, их филиалов, торгово-посреднических и других компаний; материально-техническая база стивидорных, брокерских и агентских фирм; обустройство транспортно-экспедиторских компаний для осуществления операций по группировке, комплектации отправок и т.п.; материально-техническая база лизинговых компаний, сдающих в аренду контейнеры; технические средства информационно-управленческих систем ".

Современный уровень организации и осуществления доставки товаров предполагает максимально полное удовлетворение потребностей грузовладельцев в организации скоростной, дешевой и сохранной транспортировки, высокую эффективность всех сопутствующих ей операций, новые подходы, способы и методы обеспечения их интересов.

Однако именно процесс доставки товаров, будь то внутренние хозяйственные связи или международные, часто сопряжен с потерями: ухудшением качества товаров и их полной или частичной утратой; растянутыми сроками транспортировки или складирования, плохо организованными погрузочно-разгрузочными работами; излишними непроизводительными затратами.

Операции производственного характера (складирование, погрузка, разгрузка, процесс транспортировки и связанные с ним перегрузка, хранение, комплектация, фумигация (опрыскивание ядохимикатами растительной продукции), сепарация и т.д.) никоим образом не могут как-либо улучшить потребительские свойства товара.

Наоборот, именно в процессе доставки (транспортировка и прочие операции) могут ухудшиться заданные свойства товара и его качество; здесь имеет место риск утраты, порчи, хищения товара, полная или частичная его потеря. Всем этим определяется одна из основных задач — доставить товар в срок и без потерь.

Операции, связанные с доставкой товара, имеют свою цену, а, следовательно, влияют на ценообразование продукции. Многие товары становятся неконкурентоспособными на рынках из-за больших расходов по их доставке. Транспортные тарифы, тарифы на складирование, погрузочно-разгрузочные работы и другие операции, связанные с доставкой, неизменно добавляются к цене продукции и могут полностью перечеркнуть все намерения по ее успешной реализации на различных рынках. Этим обусловлено следующее требование к доставке товара: необходима ее оптимизация, а, следовательно, максимальное удешевление с целью сохранения ценовой конкурентоспособности.

В связи с этим весьма важным во внутренних и международных хозяйственных связях является понятие транспортной составляющей в цене товара. Транспортная составляющая — это заложенный в контрактную цену товара процент издержек по его доставке.

Доставкой товара в нашей фирме занимается непосредственно завод-производитель.

 

Прием товара

Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставляют на склад. Обобщенный перечень процедур по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:

• въезд транспортного средства на территорию склада;

• контроль наличия товаросопроводительной документации;

• определение ворот разгрузки;

• подача транспортного средства к рампе под разгрузку;

• подъезд транспортного средства к месту разгрузки;

• наружный осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;

• открывание дверей транспортного средства;

• подача необходимого подъемно-транспортного средства;

• визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);

• подача необходимой тары и укладка в нее товара (при необходимости);

• взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;

• приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;

• сверка и оформление сопроводительных документов;

• оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;

• передача необходимых документов поставщику и подтверждение получения груза в базе данных;

• транспортировка груза в зону приемки для окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение.

Проверка сопроводительной документации. По прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, технический паспорт, сертификат соответствия ГОСТу, удостоверение о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.

Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки. Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик, ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, сохранность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб составляется акт об осмотре состояния транспортных средств либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

Разгрузка транспортных средств. Товар, как правило, разгружают с применением различных технических средств. Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают коробами, или, как говорят работники склада, навалом. Погрузочно-разгрузочные работы при таком способе транспортировки занимают значительное время, однако, поскольку вместимость транспортных средств при этом используется максимально эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Чтобы разгрузить товары, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) проводится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами. Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или передана кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.

При обнаружении недостачи либо некондиционного товара составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляют право дополнительно зафиксировать в нем свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждений груза и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

Приемку возвратов от клиентов, как правило, выполняют по такому же алгоритму, как и при приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после его идентификации специалистом по браку. После приемки такого товара осуществляется один из следующих видов его обработки:

• доработка. В случае возможного исправления нарушения качества товара может быть проведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т. п. в зависимости от вида товара;

• возврат поставщику или замена поставщиком;

• утилизация и списание.

Приемкой товара в ТОО «Pilot Plus» занимается непосредственно завсклад. Обязательно проверяется наличие пломб на автотранспорте, а так же температура внутри рефрежератора. Все это фиксируется в специальном бланке. Если же имеются повреждения пломбы, делается фотофиксация. Автотранспорт разгружают с помощью рохлей, и перемещают все в склад-холодильник. В складе происходит пересчет товара, и сверка с накладной. В случае если обнаруживается брак, происходит списание и утилизация продукции. В случае недогруза поставщик довозит товар на следующую поставку. В случае пересорта производитель делает перерасчет «по факту».