Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

 

Постачальники (підрядники) - це підприємства, що відвантажують продукцію (ви­конують роботи, надають послуги) покупцям. По відношенню до постачальників під­приємства-споживачі завжди виступають покупцями їхніх товарно-матеріальних цінностей, різних послуг, включаючи отримання електроенергії, газу, води, авто послуг, по­слуг зв'язку, послуг з переробки матеріальних цінностей тощо.

Розрахункові взаємовідносини між постачальниками і покупцями виникають у процесі господарської діяльності підприємств, і цим відносинам, як правило, повинне передувати укладання договорів (контрактів) купівлі-продажу товарно-матеріальних цінностей, договорів підряду на виконання різних робіт, надання послуг тощо.

Договір (контракт) купівлі-продажу являє собою комерційний документ, згідно з яким оформлено торговельну угоду. У ньому міститься письмова угода сторін про по­ставку товарів - зобов'язання продавця передати певне майно у власність покупця та зобов'язання покупця прийняти це майно і сплатити за нього певну грошову суму.

За договором підряду підрядник зобов'язується виконати (природно, не без ри­зику) певну роботу за завданням замовника з його або своїх матеріалів, а замовник зо­бов'язується прийняти й оплатити виконану роботу.

Замовник зобов'язаний оплатити виконану підрядником роботу після остаточної її здачі, якщо інше не передбачене законом чи договором (контрактом).

При прийманні роботи замовником можуть бути виявлені допущені відступивід договору або інші недоліки, про що негайно повинно бути заявлено підряднику.

Позови про виявлені недоліки в роботі, виконаній за договором підряду, можуть бути пред'явлені замовником у такі терміни:

- протягом трьох років - з приводу недоліків у будовах і спорудах, які не могли бути виявлені при звичайному прийманні роботи (приховані недоліки), якщо однією зі сторін є громадянин;

- протягом одного року з приводу прихованих недоліків в іншому майні;

- протягом шести місяців з приводу інших явних недоліків.

 

Зобов'язання з постачання товарів вважається виконаним у момент фактичної пе­редачі товарів покупцеві та переходу права власності на товари покупцеві.

Приймання товарів - це приймання товарів покупцем, яке супроводиться переві­ркою відповідності якості, кількості та комплектності товарів їх характеристиці та техніч­ним умовам, зазначеним у договорі.

Якщо продавець передає товари разом з товаросупровідними документами пере­візнику (транспортній організації) для доставки товарів покупцеві, то вважається, що " товари поставлені покупцеві (якщо інше не передбачене умовами договору).

При виявленні в пункті прибуття товарів невідповідності кількості прийнятих това­рів кількості, зазначеній у транспортних документах, складається акт за порядком, пе­редбаченим Інструкцією № П-6 або умовами договору. На підставі акта покупець може у встановлені терміни пред'явити продавцеві претензію, а якщо є підстава для покла­дення відповідальності на перевізника, то претензія пред'являється перевізнику. Поку­пець проводить оплату фактично отриманих товарів, а на суму нестачі понад норми природних втрат пред'являється претензія.

У разі виявлення якісних недоліків товарів покупець повинен скласти акт, який бу­де підставою для пред'явлення претензій продавцеві. До участі у прийманні товарів за кількістю і якістю та складання актів експертизи, на підставі яких покупець може пред'явити претензії продавцеві або перевізникові, можуть залучатися представники постачальника, експерти Торгово-промислової палати або її регіональних відділень, аварійні комісари страхових компаній або компетентні представники незацікавлених організацій (торгового відділу місцевих органів влади або інших організацій, які не вхо­дять до тієї ж системи, що і вантажоодержувач (покупець)), якщо це передбачене умо­вами договору.

 

Надходження товарів від постачальників оформляється на підставі товарно-транспортних накладних (ТТН), рахунків-фактур, вантажних митних декларацій тощо. ТТН виписують при доставці товарів автомобільним транспортом. При доставці товарів залізничним транспортом виписують залізничну накладну, при прямуванні вантажу морським шляхом - коносамент.

Залежно від особливостей товарів і згідно з умовами договору до ТТН, рахунку-фактури можуть бути додані документи, що підтверджують кількість товарів та їх якість (свідоцтво про якість, сертифікати, довідки про результати лабораторних аналізів тощо). Отримання товарів безпосередньо зі складу постачальника здійснюється за дорученням, виписаним покупцем своєму представнику. Імпортний товар додатково оформляється вантажною митною декларацією.

Приймання виконаних підрядником робіт і послуг оформляється, як правило, актами прийому робіт (послуг), у яких наводяться відомості про обсяг, якість і терміни виконаних робіт (послуг) та їхню вартість. Послуги автотранспорту оформляються товарно-транспортними накладними (замовленнями). Окремі роботи (послуги) можуть оформлятися іншими встановленими для них документами (квитанції, замовлення тощо). Належним чином оформлені документи підписуються стороною, яка передає, і стороною, яка приймає.

 

Згідно з цією інструкцією матеріальні цінності, а також нематеріальні активи від­пускаються покупцям тільки за довіреністю. Бланки довіреності є документами суворої звітності, що вимагає їх виготовлення з друкарською нумерацією.

Облік довіреностей ведеться в "Журналі реєстрації довіреностей".

Довіреність на одержання цінностей видається тільки посадовим особам, що пра­цюють на цьому підприємстві і підписується керівником та головним бухгалтером або їх заступниками, та особами, які на те уповноважені керівником підприємства.

Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом-рахунком, до­говором-замовленням, угодою або іншими документами, що їх замінює, видається до­віреній особі під розписку в Журналі реєстрації довіреностей. Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підписів осіб, на ім'я яких вони виписані.

Строк дії довіреностей встановлюється залежно від можливості одержання та ви­возу відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність, однак не більше як на 10 днів.

Довіреність на одержання цінностей, доставка яких здійснюється централізовано кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць.

При позбавленні довіреної особи права на одержання цінностей за виданою йому довіреністю, строк дії якої ще не минув, довіреність у такої особи вилучається. Підпри­ємство, що видало довіреність у цьому разі повинно негайно повідомити постачальника про анулювання відповідної довіреності. За відпуск цінностей за анульованими довіреностями відповідальність несе постачальник, а втрати від цього відшкодовуються у встановленому порядку.

Особа, якій видана довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кож­ного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, незалеж­но від того, одержані цінності за довіреністю повністю або частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад (комору) або матеріально відповідальній особі.

Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після за­кінчення строку дії довіреності.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у жур­налі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом "невикористана" і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.

Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули неви­користану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

Забороняється відпускати цінності у випадках:

а) подання довіреності, виданої з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;

б) подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені під­писами тих же осіб, які підписали довіреність;

в) відсутності у довіреної особи вказаного у довіреності паспорта або іншого до­кумента, що засвідчує довірену особу;

г) закінчення строку дії довіреності;

д) одержання повідомлення підприємства-одержувача цінностей про анулювання довіреності.

Довіреність, незалежно від строку її дії, залишається у постачальника при першо­му відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) з поміт­кою на ній номера довіреності та дати її видачі. В цих випадках один примірник наклад­ної (або документа, що її заміняє) передасться одержувачу цінностей, а другий - дода­ється до залишеної у постачальника довіреності і використовується для спостереження і контролю за відпуском цінностей і використовується згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем.

Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск,здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам,наяких покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку.

Відповідальність за дотримання постачальником встановленого порядку відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей.

Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей, покладається на посадових осіб, яким надано право підпису­вати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації вида­них, повернутих і використаних довіреностей.

Погашення заборгованості (перерахування коштів) оформляють платіжним дорученням, видатковим касовим ордером, акредитивом, чеком чи іншим розрахунковим документом.

 

Для узагальнення інформації про розрахунки з постачальниками і підрядниками передбачено пасивний, балансовий рахунок 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". На зазначеному рахунку відображаються розрахунки з підприємствами, організаціями та особами за отримані товарно-матеріальні цінності, прийняті (виконані) роботи та надані послуги, включаючи надання електроенергії, газу, пари, води тощо, а також послуги з доставки або переро­бки матеріальних цінностей, розрахункові документи, на які надійшли, і з невідфактуро­ваних поставок.

За кредитом рахунка 63 відображається вартість товарно-матеріальних цінностей, що фактично надійшли, виконаних робіт, спожитих послуг.

За дебетом рахунка 63 відображаються суми, що сплачені за рахунками і заліки за заздалегідь виданими авансами.

Рахунок 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками” має наступні субрахунки:

631 „Розрахунки з вітчизняними постачальниками”,

632 „Розрахунки з іноземними постачальниками”,

633 «Розрахунки з учасниками ПФГ».

Записи в реєстрах по обліку розрахунків з постачальниками та підряд­никами

Дебетове сальдо аналітичного обліку розрахунків за товари (роботи, послуги) на­водиться в активі "Балансу підприємства" (ф. № 1), кредитове сальдо - у пасиві "Балансу підприємства" (ф. № 1), тобто заборгованість у розрахунках наводиться розгорнуто.

Кореспонденція рахунків по рахунку 63 наведена нижче в таблиці.

 

№ п/п	Зміст операцій	Кореспондуючі рахунки
Дебет	Кредит
	Оплачено рахунки постачальників та підрядників:
- готівкою з каси;
- з поточного рахунка в національній валюті;
- акредитивами та чеками з розрахункових чекових книжок;
- видані векселі;
- підзвітними особами;
- за рахунок кредитів банку (короткострокового, середньострокового, довгострокового)		50,60
	Залік сум в зменшення заборгованості перед постачальником по попередньо виданих авансах
	Списано кредиторську заборгованість, по якій минув строк позовної давності
	Оприбутковано товарно-матеріальні цінності, які надійшли: матеріали, паливо, будівельні матеріали, запасні частини, молодняк тварин, МШП - без ПДВ;	20,21,22
- на суму податку на додану вартість
	Акцептовано рахунки транспортної організації за доставку придбаних товарно-матеріальних цінностей:
- без ПДВ;	20,21,22
- на суму податку на додану вартість
	Акцептовано рахунки за послуги на роботі:
- без ПДВ за ремонт основних засобів(поточний та капітальний);
- споживання на виробничі витрати води, газу, електроенергії;
- споживання на загальногосподарські витрати води, газу, електроенергії;
- на суму податку на додану вартість
	Придбано тварини для формування основного стада:
- без ПДВ;
- на суму податку на додану вартість
	Придбано основні засоби:
- без ПДВ;
- на суму податку на додану вартість
	Пред’явлено претензію постачальникам по відшкодуванню збитків
	Повернення сум постачальникам і підрядникам

Поставки, при яких відсутні рахунки-фактури або інші розрахункові документи, а товар надійшов, вважається невідфактурованими поставками. У цьому випадку матеріальні цінності оприбутковують за ціною останнього придбання або за ціною, яка встановлена на підприємстві. /Д-т 20,22 К-т 63/ Суми ПДВ по цих матеріалах будуть обліковуватися в тому звітному періоді, в якому надійдуть розрахункові документи. /Д-т 64 К-т 63/ При надходженні документів, попередній запис анулюють, використовуючи метод „червоного сторно”, та роблять додатковий запис на суму, яка вказана в документах, що надійшли.