Забезпечення бюджетного процесу

Основою організаційного забезпечення бюджетування в банку можна назвати бюджетний регламент.

Головне завдання бюджетного регламенту – забезпечення контролю за ходом виконання бюджетів різних рівнів і видів управління.

Бюджетний регламент складається з організаційного та часового регламентів.

Організаційний регламент містить визначення учасників – суб’єктів бюджетного процесу, розподіл між ними функцій та посадових обов’язків та порядок їх взаємодії на всіх етапах бюджетного планування. Бюджетний регламент має містити такі обов’язкові нормативні документи, як положення про бюджетування та положення про бюджетний комітет.

Управління бюджетним процесом здійснюється на трьох рівнях:

· правління банку та бюджетний комітет;

· менеджери бізнесів;

· керівники структурних підрозділів.

Правління банку – орган, який не бере безпосередньо участі в бюджетному процесі, але відповідає за формування загальної стратегії банку та дотримання інтересів акціонерів.

Бюджетний комітет – постійно діючий орган управління, що вирішує питання, пов’язані з формуванням, погодженням, затвердженням бюджету банку та контролем за його виконанням. Мета діяльності бюджетного комітету повинна бути спрямована на розробку, прийняття та контроль за виконанням бюджету, який відповідає стратегічним цілям і бізнес-плану розвитку банку.

Бюджетний комітет координує роботу різних служб банку, які беруть участь у розробці бюджетів, і виконує такі функції:

l· розглядає і затверджує фінансову структуру банку;

l· затверджує методичні розробки щодо бюджетування й оцінки роботи структурних підрозділів банку;

l· розглядає і затверджує трансфертні ціни на послуги структурних підрозділів банку;

l· розробляє пропозиції стосовно перерозподілу фінансових потоків з метою оптимального використання грошових коштів;

l· розробляє нові звітні форми, регламенти або технологічні карти, технології і методології ефективного управління бюджетним процесом, а також положення і концепції проведення фінансового аналізу;

l· контролює бюджетування в банку та проводить його моніторинг;

l· затверджує скориговані варіанти бюджетів усіх рівнів;

l· організовує перевірку причин відхилень, розходжень оптимальних результатів із плановими бюджетними показниками;

l· розглядає та затверджує аналіз причин невиконання бюджетів, представлених керівниками підрозділів банку;

l· розглядає та затверджує рекомендації щодо заходів з виправлення фінансової ситуації в окремому структурному підрозділі та (або) банку в цілому.

У банку може бути створено відділ бюджетування, що здійснює методологічну, інформаційну і технічну підтримку бюджетного процесу.

Бюджетний регламент – це сукупність внутрішньобанківських документів і наказів, де описано порядок розробки та складання бюджетів, учасників кожного етапу (посада і підрозділ), їх дії, джерела, строки та формати отримання передачі інформації.

Структура бюджетного регламента банку представлена на Рис. 2.4.

Бюджетний регламент

Організаційний регламент

Часовий регламент

визначення учасників – суб'єктів бюджетного процесу;

розподіл між ними функцій та посадових обов'язків

порядок взаємодії суб'єктів бюджетування на всіх етапах бюджетування

 

Рис. 2.4. Структура бюджетного регламента банку

Положення про бюджетування – це основний нормативний документ, який входить до складу бюджетного регламенту.

Положення про бюджетування включає основні розділи:

§ Цілі, завдання і принципи бюджетування в банку;

§ Структура бюджетів; цільові показники й нормативи, що затверджуються;

§ Методика бюджетування в банку;

§ Організаційний регламент бюджетування: склад учасників бюджетного процесу; функції та відповідальність осіб, що беруть участь у бюджетному процесі; права учасників бюджетного процессу;

§ Часовий регламент бюджетування: періоди бюджетування, терміни підготовки бюджетів;

§ Порядок підготовки і затвердження бюджетів центрів бюджетування банку;

§ Контроль виконання бюджету.

Друга складова регламенту бюджетування – часовий регламент, тобто: періоди бюджетування, строки підготовки бюджетів (у який термін має бути підготовлений той чи інший бюджет) та строки здійснення контролю виконання бюджетів за певний бюджетний період.

Бюджетний цикл включає процедури планування всіх сфер діяльності підрозділів; підсумовування проектних рішень; розрахунку проекту бюджету; розрахунків варіантів плану та його коригування; підсумкового планування; урахування умов, що змінилися, і відхилень від запланованого.

Багатовекторність циклу бюджетування значною мірою ускладнює процес бюджетування, зумовлюючи потребу у взаємодії багатьох стадій цього процесу.

Бюджетний цикл являє собою сукупність дій суб'єктів бюджетування по складанню фінансового плану банку, оперативному аналізу й контролю його виконання, а також по перегляду й корегуванню окремих бюджетних статей (Рис.2.5.).

 

Бюджетний цикл

 

Етап бюджетування

Етап підготовки до процесу бюджетування

Завершальна фаза

Фаза реалізації

Фаза планування

підготовка звіту про виконання бюджету, аналіз досягнення цілей банку за звітний період і рекомендації щодо коригування бюджету поточного періоду та роз­робка майбутніх бюджетів

виконання бюджету і поточне коригування показників, поточний і підсумковий аналіз відхилень

постановка цілей на бюджетний період, збір інформації для розробки проекту бюджету, його формування та затвердження

 

Рис. 2.5. Структура бюджетного цикла

2.4 Організація бюджетного планування

Фінансовий план і пов'язані бюджети (як частина загального плану) повинні визначати загальні фінансові цілі діяльності банку та більш докладні цілі центрів відповідальності банку. Бюджети мають бути достатньо докладними для визначення відповідальних за доходи і витрати.

Процес фінансового планування розпочинається після визначення виконавчим органом банку стратегічного плану, короткострокових і середньострокових цілей. Деякі з цих цілей наводяться у вигляді фінансових показників результату діяльності та безпосередньо визначають параметри фінансового плану. Інші цілі відображаються у фінансових показниках завдяки своєму впливу на плани.

На основі бюджетів окремих підрозділів визначається ставка розподілу їх видатків за окремими видами банківських операцій. Це дає можливість визначити нормативну калькуляцію собівартості того чи іншого виду банківських операцій. На основі бюджетів усіх підрозділів складаються зведений бюджет, фінансова модель і план робіт банку.

Взаємодія суб’єктів в рамках бюджетного процесу представлена на Рис. 2.6.

 

Трирівнева система управління бюджетами

 

1-й рівень – Правління банку та бюджетний комітет

2-й рівень – менеджери бізнесів

3-й рівень – керівники структурних підрозділів

Рис.2.6 Взаємодія суб'єктів бюджетування в рамках бюджетного процесу

На першому рівні відбувається розробка бюджетної стратегії, визначення структури бюджетних статей, структури бюджетних центрів (Рис.2.7).

Правління банку

Бюджетний комітет

Відділ бюджетування 4

 

 

1 - доведення загальної стратегії;

2 - розробка бюджетної стратегії;

3 - доведення структури бюджетних стратегій;

4 - налагодження інформаційно-аналітичної системи бюджетування.

Рис.2.7 Етапи розробки стратегії бюджетного процесу

На етапі складання бюджету відбувається підготовка відділами і структурними підрозділами планів (Рис.2.8).

 

 

Бюджетний комітет

Підрозділи банку

Відділ бюджетування

 

 

1 - доведення бюджетної стратегії банку до підрозділів;

2 - підготовка бюджетів;

3 - надання даних, що плануються;

4 - обробка бюджетних статей і консолідація проекту бюджету, що планується.

Рис. 2.8 Взаємодія суб'єктів бюджету­вання на етапі складання бюджету

 

На етапі розгляду і коригування бюджету відбувається проведення керівництвом аналізу і перевірки пропозицій щодо плану (Рис. 2.9).

Бюджетний комітет

Підрозділу банки

Відділ бюджетування

 

 

1 - узгодження проекту бюджету;

2 - надання пропозицій щодо коригування бюджетів;

3 - внесення коригувань до проекту бюджету;

4 - подання бюджетів на затвердження.

Рис.2.9 Етап розгляду і коригування бюджету

 

 

На наступному етапі здійснюється затвердження бюджетів (прийняття остаточного варіанту) (Рис. 2.10).

Бюджетний комітет

Підрозділи банку

Відділ бюджетування

 

 

 

1 - надання зведеного бюджету банку на затвердження;

2 - представлення затвердженого бюджету;

3 - доведення затвердженого планового бюджету до підрозділів

Рис. 2.10 Взаємодія суб'єктів бюджетування на етапі затвердження бюджету

На останньому етапі розглядається контроль виконання бюд­жетів, аналіз результатів, консолідація фактичного бюджету, представлення фактичного бюджету бюджетному комітету, надання інформації про виконання бюджету, виявлення критичних відхилень, прийняття стра­тегічних рішень на наступний період (Рис.2.11).

Правління банку

 

 

Бюджетний комітет

Відділ бюджетування

Підрозділи банку

 

 

 

1 – консолідація фактичного бюджету;

2 – представлення фактичного бюджету бюджетному комітету;

3 – надання інформації про виконання бюджету;

4 – прийняття рішень про наступний період.

Рис.2.11 Взаємодія суб’єктів бюджетування на етапі контролю й