Організаційна досконалість і організаційні зміни. Основні складові організаційної досконалості за Харрігнгтоном

Організаційна досконалість – це такий стан організації, який характеризується наявністю чітко спрямованого цілепокладання на ефективність та "силового поля" змін і передбачає на основі використання знань здійснення проектів із залученням ресурсів та організації процесів і забезпечення результативності.

Будь-яка організація має бути здатною до організаційних змін щоб забезпечити своє виживання та розвиток. Тобто вона має бути адаптивною. Здатною до організаційних змін може бути організаційно досконала структура (організація). Є різні підходи до визначення організаційної досконалості. Зупинимось на теорії "П'яти стовпів організаційної досконалості"
Дж. Харрігнгтона. За його визначенням організаційна досконалість проявляється в синергії ефективних процесів, проектів, раціональних змін, а також знань та ресурсів, що їх забезпечують (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Організаційна досконалість за Дж. Харрігнгтоном

 

Очевидно, що ці складові між собою взаємопов’язані.

Процеси – це організована діяльність, в основі якої лежить певний проект, що передбачає на основі знань перетворення (зміну) ресурсів.

Проекти передбачають організацію процесів, при яких на основі знань змінюються (перетворюються) ресурси.

Зміни самі по собі є процесами, їх ефективне здійснення передбачає організацію і виконання проектів, розроблених на онові знань з урахуванням ресурсів.

Знання, як масив інформації, спонукають нас до змін, тобто до здійснення проектів, що передбачають організацію процесів з використанням ресурсів.

Ресурси, які є завжди обмеженими, відтворюваними і не відтворюваними, можуть бути добуті або отримані завдяки певним процесам і проектам, що передбачають певні зміни (перетворення) та використання знань.

Сутність даної теорії полягає в тому, що має відбуватися обов'язкове одночасне управління всіма п’ятьма складовими.

Очевидно, що до цих складових організаційної досконалості необхідно додати ще цілі (ціле покладання), в основі яких лежить забезпечення результативності та ефективності. Крім того, складові організаційної досконалості (які, як ми вже показали, є взаємопов’язаними) слід подати в логічній послідовності і добавити " результативність":

1) знання – масив знань, інформації, що дозволяє створювати проекти;

2) проекти – реалізація проектів вимагає наявності ресурсів;

3) ресурси – наявність ресурсів дозволяє здійснювати процеси;

4) процеси – процес має видати певний результат;

5) результативність.

Усі ці складові передбачають наявність та здійснення змін, які можна назвати "силовим полем " організаційної досконалості.

Ми показали, що організаційні зміни забезпечують організаційну досконалість, але тут є і обернена залежність: організаційна досконалість сприяє (є основою) здійсненню організаційних змін. Враховуючи те, що зміни – це основа стабільності організації, наведемо основні ознаки змін (вектори) в сучасному світі:

1) орієнтація на знання. Нове суспільство – суспільство знань. Збільшується частка "знань" в товарах та послугах. Це викликано потребами споживачів, а також розвитком технологій та зростанням інформації. З'являються так звані інтелектуальні вироби;

2) цифрова форма представлення об’єктів. Нове суспільство – цифрове суспільство. В застарілому світі інформація подається або в аналоговій формі або у вигляді фізичних об’єктів. В новому суспільстві інформація має цифрову форму. Величезні обсяги даних стискаються і передаються із швидкістю світла. При цьому покращується якість;

3) віртуальна природа об’єктів. Віртуальні об’єкти приходять на зміну фізичним об’єктам завдяки перетворенню інформації з аналогової форми в цифрову;

4) молекулярна структура бізнес-простору. Структура нового суспільства подібна до структури молекул. Старі корпорації розпадаються. Замість них з'являються динамічні "молекули " і накопичення людей і організацій, які є основою господарської діяльності;

5) інтеграція. Міжмережева взаємодія. Нове суспільство базується на взаємодії комп’ютерних мереж, за допомогою яких "молекули" об’єднуються в кластери, а кластери – в мережеві структури для створення матеріальних благ.

6) усунення посередників. Як правило функції посередників не потрібні завдяки комп’ютерним мережам;

7) конвергенція. Головна галузь економіки формується шляхом конвергенції трьох галузей – це особливе інформаційне середовище, утворене в результаті конвергенції сфер комунікації, обчислювальної техніки та інформаційного наповнення;

8 ) інноваційна природа економіки;

9) трансформація відносин виробник-споживач. На зміну масового виробництва приходить масово-індивідуальне;

10 ) динамізм бізнес-процесів;

11 ) глобалізація економіки;

12) наявність протиріч.

Усі ці ознаки нового суспільства пов’язані зі змінами. Розуміння основних ознак і змін в сучасному світі допомагає визначити можливості організації в ефективній адаптації до них.

Класифікація видів змін

Вище вже було показано, що усі зміни можна умовно поділити на зміни в природі і зміни у відкритих соціально-економічних системах.

Залежно від сукупності та кількості людей виділяють такі зміни:

- індивідуальні;

- командні;

- організаційні (корпоративні).

Індивідуальні зміни проявляються у вигляді індивідуальної реакції особи на очікувані нововведення або на неочікувані ситуації. Характер реакції особи формується під впливом наступних п’яти чинників:

- природа змін (еволюційні та революційні, загальні та часткові, повсякденні та разові);

- очікувані наслідки змін (на чию користь запроваджуються зміни, хто виграє від них, хто програє);

- досвід попередніх змін в організації;

- тип особистості індивіда, риси характеру, структура його інтересів, потреб та мотивацій;

- індивідуальна характеристика особи (рівень освіти, досвід, стабільність життя, стадія кар’єри тощо).

Очевидно, що в процесі управління змінами щодо окремої особистості всі ці особливості необхідно ретельно вивчати, враховувати і прогнозувати реакцію.

Командні. В сучасних організаціях більшість працівників є структурно об’єднаними у групи або команди, які також відповідним чином формують спільну реакцію на зміни. Група осіб – це детермінована кількість людей, які взаємодіють між собою, психологічно сприймають один одного і відчувають себе групою. Група-команда, окрім цього, характеризується спільними цілями, діями і відповідальністю. Команда завжди обмежена за розміром, тоді як групові границі можуть бути розмитими за різними ознаками.

Слід підкреслити, що саме поняття команди має надважливе значення в процесі управління організаційними змінами. Адже тільки створивши віддану і переконану команду змін – творчий колектив, який стане провідником і каталізатором змін в організації, можна успішно провести необхідні організаційні зміни. З іншого боку, в процесі імплементації запланованих змін керівники повинні прогнозувати, очікувати і реагувати на поведінку неформальних груп, які можуть чинити опір змінам.

Організаційні. Якщо відбуваються організаційні зміни, наслідки яких змінюють внутрішнє і зовнішнє середовище функціонування організації, існуючі комунікативні системи, графіки роботи, децентралізують впливи, змінюють методи менеджменту, технологічні процеси, організаційну структуру тощо, то такі зміни впливають на весь персонал, а результати організаційних змін часто виходять за межі очікувань з причин неадекватної реакції у вигляді різних за інтенсивністю і формами протидіями змінам цілого колективу.

Необхідність організаційних змін як загального характеру, так і кожного виділеного вище типу зокрема, обумовлюється невідповідністю умов функціонування організації, структурних підрозділів (груп) або індивідів новим вимогам внутрішнього середовища або зовнішнього оточення організації, а потреба у змінах виникає тоді, коли така невідповідність усвідомлюється не тільки керівництвом, а і всіма співробітниками. При цьому досвідчені керівники можуть формувати такі потреби шляхом попередньої підготовки і створення умов для необхідних змін, а працівників до сприйняття їх необхідності.

Залежно від середовища впливу виділяють зміни, які відбуваються під впливом чинників внутрішнього та зовнішнього середовища.

До змін, що відбуваються під впливом чинників внутрішнього середовища, відносять такі:

- зміни у меті й завданнях діяльності — наприклад, розширення асортименту послуг, які надає незайнятим Державна служба зайнятості;

- зміни в застосовуваних технологіях — впровадження електронного документообігу в державних установах, використання технологій прозорого електронного самоврядування тощо;

- зміни в організаційних структурах і управлінських процесах — розподіл і перерозподіл функцій, нові технології прийняття і підтримки рішень, впровадження інформаційних систем тощо;

- зміни в організаційній культурі — цінності, традиції, поведінкові норми і стереотипи, неформальні відносини, мотиви і процеси, стилі керівництва;

- зміни в людях — керівництво й персонал, їхня компетентність, відносини, мотивація, належна робоча поведінка, результативність і ефективність роботи;

- зміни в ефективності роботи організації — фінансові, економічні, соціальні показники, які спрямовані на навколишнє середовище, виконання організацією її місії і завдань з використанням нових можливостей;

- зміни в престижі і репутації організації, в ділових колах, у громаді і у суспільстві загалом.

Як показує досвід, більшість змін торкаються, як правило, організаційної структури, дизайну продукції, продукту, технології або персоналу. При цьому:

- Зміни організаційної структури можуть стосуватися як окремих базових компонентів, так і структури організації в цілому. Зміни в стратегії і структурі організації відносяться до адміністративної сфери, тобто – контролю і керівництва. В цьому випадку зміни відбуваються в структурі організації, її стратегічному менеджменті, політиці, системах мотивації, взаємозв'язків, контролю та інформації, фінансової звітності та плануванні бюджету.

- Зміни стратегії й структури зазвичай відбуваються зверху до низу, тобто за розпорядженням вищого керівництва. Зменшення розмірів організації, реформування, реструктуризація – все це приклади структурних змін.

- Зміна технології та виробництва – це зміни в процесі виробництва, методах роботи, організації робочого процесу, технологій, устаткування, у тому числі в основних навичках і знаннях персоналу організації, які дають їм можливість придбати особливу, унікальну, лише для них характерну компетентність. Зміни в області технології й продукції можуть йти знизу вгору

- Зміни у сфері персоналу – третя з основних сфер організаційних змін. Прикладом є рішення про підвищення професійного рівня фахівців, що, відповідно, потребує розробки нових навчальних програм і критеріїв відбору, введення нової системи стимулювання, розробки комплексу мотиваційних заходів, перерозподіл працівників тощо.

До змін, що відбуваються під впливом чинників зовнішнього середовища, відносять такі:

- контрольовані організаційні зміни зовнішнього середовища (зміни споживачів, постачальників, законодавства під впливом лобіювання, залежної від підприємства інфраструктури);

- неконтрольовані зміни (зміни конкурентів, законодавства, міжнародних подій та міжнародного оточення, державні політичні обставини, соціально-культурні обставини).

Важливо наголосити на тому, що зміни можуть бути заздалегідь спланованими, а інші є нічим іншим як реакція на неочікувані і непередбачені події. Таким чином, можна виділити два основні види організаційних змін – планові (стратегічні) та ситуаційні (динамічні).

Планові (стратегічні) зміни – це такі, які попередньо розробляють і впроваджують з передбаченою метою, конкретними цілями, у певному порядку і у встановлений час. Планові зміни – це глибокі середньо- та довгострокові зміни, які містять у собі бачення і місію організації, а також такі аспекти її корпоративного життя як розвиток, якість, інновації і цінності стосовно персоналу, потреб споживачів і застосовуваних технологій. Стратегічні зміни здійснюються в контексті зовнішнього конкурентного, економічного, соціального і політичного оточення, та внутрішніх ресурсів організації, можливостей, культури, структури й систем.

Ситуаційні (динамічні) зміни – часткове реагування на події в процесі їх здійснення. Кожна організація є об’єктом великої кількості еволюційних, природних змін. Типовий приклад – старіння обладнання і людей, що має як негативні проблематичні наслідки (для прикладу, необхідність ремонтувати, модернізувати або заміняти обладнання, зміщати керівників, які втратили динамізм і напористість, мають проблеми із довірою персоналу, досягли пенсійного віку тощо), так і позитивні сторони (техніко-технологічна і управлінська кваліфікація, досвід, які здобувається роками практичної діяльності). Такі зміни відбуваються незалежно від бажання чи небажання керівництва, вони не плануються, але їх можна і необхідно враховувати, визначаючи майбутнє організації.

Слід вказати, що значна кількість ситуаційних, незапланованих змін носить не еволюційний характер і відбуваються тому, що організації повинні реагувати на нові ситуації і виклики оточення. Для прикладу, конкуренція може змусити фірму-виробника різко знизити ціни, страйк — підвищити зарплату й т.п. Такі зміни є звичайною адаптацією організації до умов, що склалися, тобто реактивними. Це відбувається тоді, коли керівництво організації не планувало, а часто навіть і не підозрювало про їх необхідність до моменту виникнення, але все-таки здійснює їх, щоб відреагувати на які-небудь події й тенденції, які можуть бути загрозливими або, навпаки – відкрити несподівані нові можливості.

Оскільки ситуаційні зміни, зазвичай, є поспішними, то можливість ухвалення неефективних рішень щодо них підвищується. Планові зміни майже завжди мають перевагу над ситуаційними, оскільки надають час для підготовки. Справжнім управлінським мистецтвом слід вважати вихід із незапланованих ситуацій з позитивними наслідками і найменшими витратами в результаті належного управління їх протіканням.

Існує три основних типи змін, які стосуються розвитку підприємства:

- розвиваючі зміни – стосуються часу, в якому ви визнаєте ситуацію, яка не повинна бути викорінена повністю, але потребує поліпшення. Наприклад, маркетингова команда не завершила певні завдання у встановлені строки або відділ кадрів повинен знайти кращий спосіб контролювати години роботи співробітників. Іноді існує можливість знайти відповіді на дані питання, зробивши просту модифікацію, яка дає зміни;

- перехідні зміни – відбуваються, коли підприємство намагається ввести нову «фазу» організації. Ви можете додати новий відділ або змінити процедури, або можете робити щось, просте (або складне), як переміщення Вашої організації в нову будівлю. В ході цих типів змін важливо зберегти жорсткий контроль над своїми співробітниками на визначений і контрольований період часу;

- трансформаційні зміни – часто є результатом перехідних зміни. Іноді перехід до нової фази росту організації з’являється потреба в нових політиках і процедурах. Часто ці потреби з'являються дуже несподівано, так що ви повинні бути на варті в перехідний період, щоб можна було швидко зреагувати в разі необхідності.

Рекомендована література

1. Виханский О. С. Менеджмент: [Учеб. пособ.] / О. С. Виханский,
А. И. Наумов. – 3-є изд. – М.: Гардарика, 2010. – 320 с.

2. Грин М. Управление изменениями: [Текст] / М. Грин. – СПб.: ДК, 2007. – 360 с.

3. Широкова Г. В. Управление организационньми изменениями: [Учеб. пособ.] / Г.В. Широкова. – СПб.: Изд. дом С.-Петерб. гос. ун-та, 2005. – 321 с.

4. Хміль Ф.І. Основи менеджменту: [Підруч.] / Ф.І. Хміль.– Вид. 2-ге, випр., доп. – К.: Академвидав, 2007. – 385 с.

5. Дмитрієв І. А. Визначення поняття управління змінами, як основної складової діяльності сучасного підприємства: [Текст] [Електронний ресурс] /
І. А. Дмитрієв, Н. М. Курилова. – Режим доступу: http://irbis-nbuv.gov.ua