Общие сведения о СУБД MS Access.

MS Access – это СУБД, обеспечивающая хранение информации, ввод новых записей, редактирование уже существующих, выборку данных и представление их в нужном виде. MS Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и MS Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД MS Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в MS Access, например, можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение MS Access и наоборот.

MS Access – реляционная база данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу MS Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или не сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные MS Access очень просто комбинировать с данными MS Excel.

Запуск MS Access осуществляется:

Ø через ярлык MS Access на рабочем столе;

Ø Пуск – Программы – { Средства Microsoft Office } – MS Access.

Настройка инструментария системы осуществляется с помощью команд Вид – Панели инструментов – Настройка.

Настройка вида экрана, клавиатуры, рабочего каталога, порядка сортировки БД и др. производится командой Сервис – Параметры. Настроить систему рекомендуется в начале работы.

При возникновении трудностей можно обратиться к справочной системе MS Access. Для получения полной справки следует выбрать пункт меню? (знак вопроса). Контекстно-зависимая справка вызывается клавишей F1.

Завершение работы осуществляется с помощью пункта меню Файл – Выход.

В состав системы MS Access разработчики включили несколько готовых БД. Они находятся в папке Programs Files\MS Office\ Office\ Samples. Некоторые из них, например Борей.mdb (Northwind.mdb), будем использовать для знакомства с некоторыми приемами работы.

Объекты базы данных.

При открытии системы появляется диалоговое окно, в котором предлагается выбор: создать новую базу данных или открыть существующую.

Создать БД можно следующими способами:

Ø пустую неструктурированную БД;

Ø пустую структурированную БД на основе шаблона.

Сделать это можно с помощью кнопки и команд:

Ø Создание – Новая база данных;

Ø Создание из имеющегося файла – Выбор файла;

Ø Создание с помощью шаблона – выбор подходящего шаблона.

БД включает в себя различные объекты (таблицы, формы, запросы, отчеты), предназначенные для ввода, управления и хранения информации. Все объекты одной БД хранятся в одном и том же файле, имеющем стандартное расширение. mdb.

Основой БД является таблица, столбец которой называется полем, а строка – записью. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о клиенте фирмы может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес, телефон и т.д.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи БД.

Запросы предназначены для поиска и получения информации из БД по различным критериям.

Макрос – последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic.

Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Таблицы - основа базы данных

Создать таблицу можно несколькими способами:

Ø в Конструкторе;

Ø с помощью Мастера таблиц;

Ø в Режиме таблицы;

Ø с помощью импортирования;

Ø с помощью связывания с другими БД.

Создание таблицы с помощью конструктора

Вызов Конструктора можно осуществить:

Ø вкладка Таблицы – Создать таблицу в режиме конструктора;

Ø кнопка Создать в окне объектов открытой БД – Конструктор;

Ø Вставить – Таблица – Конструктор;

Ø кнопка Новый объект панели инструментов БД – Таблица Конструктор.

Таблица в режиме Конструктора всегда содержит три колонки. Имена полей могут содержать русские, латинские буквы, цифры без пробелов. После того как имя присвоено, следует задать Тип поля. По умолчанию выбирается тип “ Текстовый ”. Описание полей не обязательно, но добавляет наглядности БД.

Перемещение, удаление и добавление полей осуществляются с помощью мыши. Для перемещения поля его следует выделить, щелкнув мышью в области маркировки записи, и перетащить в нужное место. Для удаления поля его следует выделить и нажать клавишу DEL. Чтобы выделить группу полей, следует использовать совместно с мышью клавиши SHIFT (для смежных полей) или CTRL (если поля расположены не подряд). Для создания поля используется команда Вставка – Поле. Новая строка будет вставлена над строкой, в которой находится курсор. Для удаления и вставки полей можно также использовать правую кнопку мыши, выводящую контекстное меню.

Прежде чем сохранять таблицу в файле БД, следует задать первичный ключ. Его установку можно осуществить следующими способами, предварительно выделив нужные поля:

Ø в контекстном меню указать Ключевое поле;

Ø Правка – Ключевое поле;

Ø инструментом с изображением ключа

Если поле назначено ключевым по ошибке, следует использовать команду Правка – Отменить ключевое поле или CTRL+Z.

В нижней части окна Конструктора указываются Свойства полей. Для их определения надо:

Ø установить курсор на нужное поле в верхней части окна;

Ø перейти в нижнюю часть (F6 или мышью);

Ø вручную ввести характеристику этого свойства или выбрать элемент из раскрывающегося списка.

Увеличение размеров области свойств осуществляется нажатием SHIFT+F2. Заполнение некоторых свойств можно выполнить с помощью вспомогательного окна построителя (мастера), вызываемого кнопкой Построить , расположенной справа от ячейки соответствующего свойства.

Характеристики свойств

Формат поля задает формат представления данных при выводе на экран или печать (Текстовый, Числовой, Денежный, Счетчик, Дата/Время, Логический).

Для типов данных Числовой, Денежный и Счетчик существует набор форматов:

Ø стандартный – отсутствуют разделители тысяч и знаки валют, число десятичных знаков зависит от точности данных (устанавливается по умолчанию);

Ø денежный или евро – символы валют и два знака после десятичного разделителя;

Ø фиксированный – один знак до и два знака после десятичного разделителя;

Ø с разделителями тысяч – два знака после десятичного разделителя и разделители тысяч;

Ø процентный;

Ø экспоненциальный.

Для типов Дата/Время существует набор форматов:

Ø полный (15.04.94 05:30:10 РМ);

Ø длинный (Среда, 15 апреля 1994);

Ø средний (15-апр-94);

Ø краткий (15.04.90);

Ø длинныйформатвремени (05:30:10 РМ);

Ø средний формат времени (05:30 РМ);

Ø краткий формат времени (17:30).

Константы типа Дата/Время ограничиваются символами “#”, например, #01.03.57#.

Для Логического типа:

Ø Да/Нет – Yes/No (по умолчанию);

Ø Истина/Ложь – True/False;

Ø Вкл/Выкл – On/Off.

Число десятичных знаков задает число знаков после разделителя (от 0 до 15).

Размер поля задает максимальный размер данных в поле. Поле с текстовым типом может иметь размер от 1 до 255 символов (по умолчанию – 50).

Размер поля для числового типа данных:

Тип Размер

Байт(1 байт) Целые числа от 0 до 255

Целое (2 байта) Целые числа от -32768 до +32767

Длинное целое (4 байта) Целые числа от -2 147 483 648 до +2 147 483

С плавающей точкой (4 байта) С точностью до 6 знаков от – 3.4 х10³⁸до+3.4х10³⁸

С плавающей точкой (8 байт) С точностью до 10 знаков от -1.797х 10³⁰⁸до +1.797x10³⁰⁸

Маска ввода автоматически изображает неизменяемые символы поля. При вводе данных в поле, заданное маской, достаточно заполнить пустые позиции. Маску ввода можно ввести вручную или использовать Мастер масок. При вводе маски вручную применяются следующие символы:

Обязательные Необязательные

0 – цифра 9 – цифра

L – буква # – цифра, знак +, знак –, пробел

А – буква или цифра а – буква или цифра

@ – любой символ или пробел С – любой символ или пробел

<(>) – преобразует все символы справа к нижнему (верхнему) регистру

! – маску следует заполнять справа налево

Вызов Мастера масок осуществляется кнопкой Построить В появившемся окне из списка готовых масок следует выбрать подходящую.

Подпись поля определяет подпись для использования в формах и отчетах, если она отличается от имени поля.

Значение по умолчанию определяет значение, автоматически вводимое во все новые записи. Если определенное поле в большинстве случаев принимает какое-то заранее известное значение, то для таких полей можно задать значение по умолчанию, которое будет автоматически присваиваться полю при создании новой записи.

Условие на значение указывает, каким условиям должны удовлетворять значения, вводимые в данное поле. Оно задается выражением, состоящим из операторов сравнения и значений, используемых для сравнения (операндов). Большинство СУБД позволяет накладывать ограничения на значения данных в виде некоторого условия, что позволяет снизить ошибки ввода. При вводе данных производится автоматическая проверка их соответствия указанным типам и проверка выполнения заданных условий. Например, при описании поля Дата рождения ему присваивается тип Дата и задается интервал возможных значений, например: >01.01.1920 и <01.01.2000.

Сообщение об ошибке позволяет задать текст, выводимый на экран, если значение не удовлетворяет Условию на значение.

Обязательное поле определяет, может ли это поле остаться незаполненным при вводе данных.

Свойство Пустые строки позволяет хранить пустые строки в текстовых и MEMO полях.

Индексированное поле задает построение индекса для полей с типом данных Текстовый, Числовой, Денежный, Дата/Время и Счетчик. Назначение индекса – ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Возможные значения этого свойства:

Ø Нет – не создает индекс или удаляет существующий индекс;

Ø Да(допускаются совпадения) – создает индекс, если в нем допускаются совпадения значений для разных записей;

Ø Да (совпадения не допускаются) – создает уникальный индекс.

Создание таблицы с помощью “Мастера таблиц”

Для быстрого создания таблиц используется Мастер таблиц – специальная программа, которая, задавая вопросы, обеспечивает выполнение 90% работы.

При открытой БД вызов Мастера осуществляется:

Ø вкладка Таблица – Создать таблицу при помощи Мастера;

Ø кнопка Создать в окне объектов открытой БД – Мастер таблиц;

Ø Вставка – Таблица – Мастер таблиц;

Ø кнопка Новый объект панели инструментов БД – Таблица-Мастер таблиц.

Первый экран мастера представлен на рисунке.

Задание. Оформить в тетради конспект, ответив на следующие вопросы:

1. Какие данные называются структурированными?

2. Дайте определение и опишите назначение базы данных.

3. Дайте определение и опишите назначение системы управления базой данных.

4. Поясните, в чем заключается различие архитектур баз данных, организованных по принципу клиент-сервер и файл-сервер.

5. По какому принципу базы данных делятся на фактографические и документальные?

6. Каковы место и роль СУБД в информационной системе?

7. Какие факторы влияют на производительность СУБД?

8. Каковы основные функции СУБД?

9. Что такое первичный ключ?

10. Что такое транзакция?

11. Каким требованиям должна отвечать любая база данных?

12. Что такое целостность базы данных?

13. Какие характеристики указываются при описании структуры базы данных и каково назначение такого описания?

14. Данные каких типов могут храниться в полях базы данных?

15. Какие модели данных вы знаете?

16. Что такое атрибут?

17. Какие существуют виды связи между сущностями?

18. В чем отличие реляционной модели данных от других?

19. Перечислите три этапа проектирования базы данных.

20. Кто является участником разработки баз данных?

21. Каковы функции администратора базы данных?