До основних видів ділового спілкування належать: публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада та переговори.

Бесіда – це розмова двох осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем. Якщо більше 2-х осіб – це нарада.

Бесіда - найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою є експромт. Вона може бути діловою, і приватною.

Службова бесіда – один з різновидів ділової бесіди. Вона будується на трьох основних типах стосунків:

Ø Начальник – підлеглий,

Ø Підлеглий – начальник,

Ø Партнер – партнер.

Службова бесіда може бути з кадрових питань (прийом чи звільнення з роботи), проблемних, або дисциплінарних.

Найважливішим етичними принципами в бесіді керівника з працівником при прийомі на роботу є:

- конфіденційність(забезпечення умов для щирої і відвертої бесіди);

- доброзичливість (позитив до співрозмовника);

- психологічна проникливість (здатність до розуміння іншої людини, її емоційного стану та інше);

- тактовність (повага до співрозмовника, обережність у висловлюваннях, вміння надати йому психологічну підтримку і словом, і жестом).

Щодо проблемної бесіди – то слід пам’ятати, що:

1. Головне завдання проблемної бесіди – майбутня робота працівника, який чимось завинив.

2. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.

3. Бесіда про дисципліну – не вистава, а довірча розмова.

4. Не можна приймати рішення наперед.

5. Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з правил, то про це потрібно повідомити інших.

6. Працівник повинен зрозуміти «оргвисновки».

7. Важливо погодити із працівником програму його подальших дій і термін її реалізації.

 

Щоб досягти успіху під час бесіди, треба ретельно готуватися до неї, бути уважним, тактовним до співрозмовника, постійно стимулювати в нього зацікавленість розмовою, враховуючи точку зору співбесідника, висловлювати свої думки точно, логічно, переконливо.

Зазвичай бесіда складається з таких етапів:

1. Визначення місця й часу зустрічі (нейтральна, своя, чужа територія).

2. Початок бесіди. Він відіграє особливу роль у створенні сприятливої атмосфери спілкування. Отже, на початку бесіди слід передусім заручитися прихильністю свого співрозмовника, тобто справити приємне враження про себе. Час, відведений на це, досить обмежений, а тому слід продумати форму вітання, початкову фразу. На цьому етапі важливе значення мають невербальні форми взаємодії – вираз обличчя, поза, вітальний жест.

3. Формування мети зустрічі.

4. Обмін думками та пропозиціями.

5. Закінчення бесіди.

Під час бесіди треба триматися скромно й одночасно впевнено. Не слід

розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокійним, чемним, щоб створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.

Ділові наради - високоефективний метод управління, проте, як свідчить практика, не слід вдаватися до нього для розгляду дрібних другорядних питань.

Види нарад: інформаційні - на яких учасники знайомляться з певними новими даними, новими положеннями й настановами.

Диспетчерські - мають на меті охопити всі три стадії процесу управління (збір інформації, її переробку та прийняття рішень). Вони мають завершуватися повідомленням конкретних розпоряджень.

Дискусійні - кожен вільно висловлює свою думку. На таких на­радах, як правило, народжуються конструктивні рішення.

Підготовка та проведення наради:

1. Ефективніше на одній нараді обговорити кілька запитань.

2. Наради, як правило, планують на другу половину дня або одразу ж після обідньої перерви.

3. Слід заздалегідь повідомляти учасників не лише про початок наради, а й про орієнтовний час закінчення.

4. Запрошувати мінімальну кількість працівників (оптимальна кількість учасників – 10-12 чол.)

5. Писемне запрошення на нараду розсилається за 10-14 днів (вказується тема наради, дата та місце проведення).

6. На обговорення найскладнішого питання затрачається не більше 40 хвилин.

7. Заздалегідь підготувати і роздати тези доповідей, проекти рішень, постанов, рекомендацій тощо.