Документообіг як рух потоків управлінської документації

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню до­кументів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлін­ський процес загалом.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Основні параметри потоків документів:

· напрям потоку, який визначають пунктами від­правлення і призначення;

· обсяг потоку, який визначають кількістю документів, які проходять за одиницю часу;

· структура потоку, яку визначають різновидами документів, авторством;

· режим потоку, який визначають періодичністю руху документів через пункти опрацювання.

Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:

Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і від­повідати організації і технології праці закладу.

Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати 1 одночасно передавати копії всім виконавцям.

Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються виконані копії.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. Під час розроблення схем документообігу складають раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

· Керівники: візування документів; приймання рішення про маршрут просування документів; проведення аналізу зведень; уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни;

· Канцелярія: приймання документів; реєстрація; розсилання; контроль за модифікацією; одержання інформації про виконання; видача нагадування і зведень; зняття документів з контролю.

· Виконавчі: отримання документів на виконання; підготовка вихідних документів; підписання у керівництва і передача в канцелярію; одержання розпорядчої інформації; звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу.

Апробовані схеми документообігу включають в інструкцію з діловодства або додають до неї.

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, передбачає виконання таких операції у такій послідовності:

· приймання вхідних документів;

· попередній розгляд документів;

· реєстрація документів;

· розгляд документів керівництвом;

· виконання документів.