Документування касових операцій та операцій з іншими грошовими коштами

Документи з обліку операцій з готівкою.

Касові операції оформляються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом України з НБУ і Мінфіном України, які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:

• КО-1 "Прибутковий касовий ордер";
• КО-2 "Видатковий касовий ордер";
• КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових документів";
• КО-4 "Касова книга";
• КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Касові ордери - це документи, що засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.

Оприбуткування готівки здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженим на це особам (зразок 21.2).

При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира.

Підприємства й індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки з споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку з допомогою належним чином зареєстрованих електронних касових апаратів (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек, як документ, що підтверджує оприбуткування готівки.

Готівкові рахунки з покупцями і замовниками через ЕККА здійснюються, як правило, в операційних касах. Електронні контрольно-касові апарати товарно- касові книги не застосовуються при проведенні розрахунків у касах на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності, де проводяться ці операції з оформлення прибуткових ордерів з виданням відповідних квитанцій, підписаних і звірених печаткою у встановленому порядку.

Товарний чек використовується при розрахунках з покупцями і замовниками по реалізації продукції, товарів, робіт або послуг під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії, коли видача касового чеку не можлива. Виписку товарного чека, його відображення в товарно-касовій книзі (ТКК) і його видання покупцеві здійснює матеріально відповідальна особа (касир).

Отримання грошей з банку здійснюється через касира або іншу уповноважену на те особу по грошовому чеку, виписаному на її ім'я.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по-батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книга в касі підприємства. Жодних виправлень у чекових не допускається. На корінці чеку вказується прізвище, ім'я, та по батькові особи, якій доручено одержання готівки.

Витрачання готівки з каси оформляється видатковим касовим ордером.

Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах - заявах, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов'язковим. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир вимагає пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку та особистий підпис власника (зразок 21.3).

На операцію по здачі грошей до банку, касир крім видаткового касового ордеру, також оформлює об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти і через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами і прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об'ява складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, уповноваженими, із зазначенням строків видачі грошей і суми прописом. В аналітичному порядку може оформлюватись і разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби, тощо), а також видача підзвіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітної плати, бухгалтер випускає ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрації побудованого таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну касову книгу в національній валюті, яка повинна бути пронумерованою, прошнурованою і опечатаною сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства або вищестоящого органу.

На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряють підписами касира і головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.