Сущность и экономические предпосылки развития функций управления

 

Цель управления – создание условий для достижения цели предприятия. В традиционном менеджменте управление предприятием осуществляется через выделения и обособления отдельных функций управления, а распределение работ осуществляется в рамках этих функций. Практическая реализация функций управления связана с выполнением конкретных функций-задач, которые призван решать соответствующий аппарат (орган) управления. Функции-задачи реализуются линейными и функциональными руководителями в форме воздействия на исполнителей в процессе работы и отличаются регулярностью и оперативностью. Материальной основой такого управления является система органов (исполнителей) и техники управления (средства сбора, передачи и обработки информации).

Если учесть, что каждая функция управления – это вид деятельности, характеризующийся определенным воздействием на объект и субъект управления, то из большого числа функций выбираются те из них, при реализации которых создаются условия для достижения целей деятельности предприятия. Придерживаясь такого подхода, можно представить общие функции управления в следующей последовательности (табл.2.1).

В таблице указаны создаваемые функциями условия, побуждающие интерес к эффективной деятельности предприятия, а также формы реализации функций. Функции управления представляют собой операции или действия субъекта управления, а совокупность функций составляют содержание процесса управления.

 

Таблица 2.1

Функции управления предприятием

 

Наименование функции управления	Создаваемые функцией условия, побуждающие интерес к эффективной деятельности	Форма реализации функции
1.Планирование	Разработка программы действий, обеспечивающие желаемый уровень развития предприятия в долгосрочной и краткосрочной перспективе	Разработка стратегических, тактических (текущих и оперативных) планов
2. Организация	Создание условий для расширения производства и рационального использования ресурсов и превращение этих результатов в объект мотивации	Разработка и постепенное осуществление мероприятий по организации производственных и управленческих процессов
3.Мотивация	Создание условий, предотвращающих зарождение уравнительных тенденций и обеспечивающих рост материального и морального стимулирования по мере роста индивидуального вклада участника производства в конечные результаты	Отбор наиболее важных сторон деятельности предприятия и построение поощрительных систем для достижения цели
4. Учет, контроль и анализ	Получение данных о деятельности участников производства и состоянии внешней среды для своевременного выявления отклонений от установленных норм и правил с целью подготовки новых управленческих решений по достижению желаемых результатов производства	Проведение постоянных наблюдений и проверок за организацией работ и выполнением производственных планов на основе данных учета. Сбор необходимой информации. Проведение анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия
5. Координация и регулирование	Целенаправленное удержание характеристик производственной системы на желаемом уровне или вблизи его для обеспечения намеченного хода выполнения принятых экономически целенаправленных решений	Принятие оперативных мер по предотвращению или по устранению выявленных отклонений и перебоев в ходе производства путем изменения фактических или (и) корректировки запланированных работ

 

Процесс операционного (производственного) менеджмента связан:

с планированием производственной и хозяйственной деятельности;

с организацией производственных и управленческих процессов;

с мотивацией достижения целей производства;

с контролем организации работ и выполнением производственных планов;

с координацией и регулированием хода производства.

Так, в процессе планирования принимаются экономически целенаправленные решения по достижению желаемых результатов. При выполнении работ, связанных с организацией производственных и управленческих процессов, создаются условия для реализации принятых решений, и производственная (операционная) система начинает функционировать. Однако под влиянием внутренних и внешних причин ход развития производственной (операционной) системы часто отклоняется от намеченных параметров. Об этом свидетельствуют данные учета, контроля и анализа. Выполнение работ, связанных с координацией и регулированием хода производства, направлены на то, чтобы по возможности нейтрализовать причины отклонений и обеспечить желаемый ход развития производственной системы. При практическом осуществлении функций координации и регулирования выявляются проблемы, требующие новых управленческих решений. Последствия этих решений вновь будут анализироваться, координироваться и регулироваться.

Представленный набор общих функций управления (табл.2.1) охватывает полностью основные направления деятельности по осуществлению управленческого цикла. Совокупность этих функций составляют содержание процесса управления. Полнота реализации функций управления будет зависеть от их ресурсного обеспечения и правильной организации самой системы управления.

Важным вопросом в системе управления процессом производства продукции и предоставления услуг является дальнейшее выяснение содержательной части функций, так как от решения этого вопроса зависит организация самой системы управления. Для предприятия важно на каждом этапе его развития добиваться наиболее полной реализации функций управления.

Рассматриваемому набору общих функций управления присуща определенная стадийность, отражающая последовательность принятия экономически целенаправленных решений в процессе планирования и реализации планов (табл.2.1).

Первая стадия включает такие функции управления, как планирование и организация. На данной стадии реализации указанных функций управления предполагается наличие цели, готового плана действия и соответствующей организации производственных и управленческих процессов с тем, чтобы привести производственную (операционную) систему в заданное состояние.

Реализация функции планирования связана с постановкой целей на долгосрочную и краткосрочную перспективу, с разработкой стратегических и тактических (текущих и оперативных) планов на предстоящий период. Подробно об этом в темах 3 и 7.

Перед каждым предприятием стоит большая организационная работа, связанная с выполнением планов. Главное назначение организации процессов производства продукции и предоставления услуг – добиться слаженности всех элементов производственной системы внутри данной системы и взаимодействия с внешней средой. В целом все методы и средства организации должны быть направлены на создание условий, максимально содействующих достижению поставленных целей (максимального результата при заданных затратах или минимальных затрат для заданного результата). Необходимо учитывать, что организация процессов производства продукции и предоставления услуг невозможна без ресурсного и информационного обеспечения.

Формой реализации функции организации является разработка и постепенное осуществление мероприятий по организации производственных и управленческих процессов (табл.2.1). Организационные изменения достигаются при проведении крупных, многофакторных мероприятий (инвестиционных проектов), а также при проведении целого комплекса сравнительно небольших мероприятий, обеспечивающих улучшение экономических показателей работы предприятия. С целью развития экономики предприятия требуется постоянное управление организационными изменениями.

Принято выделять три основных сфер организации: организация производства, труда и управления. Все указанные направления работы в области организации представляют собой единый процесс сочетания производства конкретных видов продукции, конкретных услуг и всех звеньев предприятия. При разработке мероприятий по совершенствованию организации производства, труда и управления важно видеть каждую сторону процесса в отдельности. По каждому направлению должна проводиться поэлементная организация процессов. Вопросы организации производственных и управленческих процессов подробно описываются в разделе 4 данного учебного издания.

Функции управления, начиная с организации, связаны с выполнением текущих и оперативных планов. Повседневные (текущие) решения в процессе оперативной работы предприятия связаны с определенными воздействиями на объект и субъект управления, направленными на реализацию намеченных планов. Особенностью организации по отношению к другим функциям является то, что она обеспечивает взаимосвязь и эффективность действия всех других функций. Требуется провести работу по организации процессов планирования, учета, анализа, контроля и регулирования, которые немыслимы без определенных организационных форм.

Планирование на предприятии повысит эффективность управления только в том случае, если оно с самого начала будет правильно организовано. Требуется решить две взаимосвязанных задач: создать организационную структуру планирования; провести работу по регламентации процесса планирования во времени.

Организация планирования начинается с построения организационной структуры планирования, которая представляет собой состав участников (специализированных работников) плановой деятельности. Структура органов и служб предприятия, обеспечивающих организацию планирования, зависит от размера предприятия, а также от его организационно – правовой формы, характера и условий производства продукции, услуг. На небольших предприятиях вопросами планирования занимается работник предприятия или небольшая по численности группа работников. Следует определить круг основных лиц, ответственных за составление и выполнение плана, установить порядок взаимодействия между ними.

Вторая стадия включает такую функцию управления, как мотивация. Работы, связанные с реализацией функции мотивации, направлены, прежде всего, на достижение целей, поставленных планом. Функция мотивация, как вид деятельности, включает работы, связанные со стимулированием. Системы мотивации строятся в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия, коллективных и личных поощрительных мер. В операционном (производственном) менеджменте сущность мотивации заключается в том, чтобы персонал предприятия выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и обязанностями, сообразуясь с принятыми управленческими решениями. Для воздействия на факторы мотивации выделяют такие элементы внутренней среды, как персонал предприятия и организация управления процессами производства продукции и предоставления услуг.

Третья стадия включает такие функции, как учет, контроль и анализ. Управление ходом работ, связанных с реализацией плана, предполагает создание системы текущего учета, контроля и анализа. В эту систему включаются функции третьего этапа, отражающего последовательность принятия решений. Применительно к управлению процессами и операциями производственной системы предприятия под учетом понимаем как фиксацию фактов, под контролем как сопоставление учетных данных с плановыми показателями, под анализом - установление причин отклонений от плановых величин.

Оперативный учет должен быть организован. Для этого необходимо определение порядка проведения наблюдений и документального оформления результатов производственной деятельности, также проведения первичной обработки, накопления данных для всех уровней оперативного управления производством. При оперативном управлении учет как средство контроля должен обеспечивать достоверной и своевременной информацией: о фактических результатах производственной деятельности предприятия; об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов; об отклонениях фактических результатов от норм и нормативов и установленных плановых заданий; о допущенных потерях и наличии внутрипроизводственных резервов. Из всей информации, дающей сведения об объекте управления, особое место занимает экономическая, представляющая собой совокупность сведений о производстве продукции, услуг; о распределении, обмене и потреблении материальных ресурсов; о расходе средств на оплату труда, а также о себестоимости продукции, услуг. Нормальное финансовое положение предприятия основывается на информации о выполнении двух условий: рентабельной деятельности и достаточности денежных средств.

Помимо данных учета необходимы результаты от проведения анализа производственной деятельности предприятия. Общей задачей анализа является установление степени соответствия фактического состояния запланированным целям и направлениям развития производственной системы. Анализируются причины отклонений от намеченного уровня, выявляются производственные резервы, определяются возможные альтернативы управленческих решений. В результате анализа предлагаются мероприятия по устранению отклонений от установленных параметров и устранению причин. Проводится анализ результатов производственной деятельности каждого подразделения предприятия, доводятся результаты анализа до служб управления с целью подготовки новых управленческих решений по достижению желаемых экономических результатов.

Контроль – важная функция реализации властных полномочий, которая часто представляется как общая функция, включая учет и анализ. Эта функция оказывает существенное влияние на эффективность функционирования производственной системы предприятия. Контроль выполнения поставленных целей осуществляется соответствующей службой предприятия через процедуры оперативного учета и анализа выполнения текущих и оперативных задач и планов.

Управление ходом работ по реализации разработанного плана текущей деятельности предприятия предполагает создание системы административного контроля выполнения не только планов производства продукции, услуг, но и контроля затрат ресурсов. Для контроля расходования ресурсов часто устанавливаются контрольные точки расхода ресурсов и сроки выполнения работ, по которым можно определить, как идут текущие дела, все ли намеченные планы выполняются.

Основным отчетным документом финансового контроля является отчет о прибылях и убытках, отражающий рентабельность продукции, производства и эффективность управления. Контроль за выполнением плана по прибыли может осуществляться на основе платежного календаря, который отражает приход и расход денежных средств предприятия.

Соответствующие службы предприятия разрабатывают и используют на практике положения (регламенты) предприятия, где отводится место для установления порядка проведения учета, контроля и анализа.

Четвертая завершающая стадия включает функции координации и регулирования. Объектами функций координации и регулирования являются как управляемая, так и управляющая системы. На этом этапе выявляются проблемы, требующие новых экономически целенаправленных решений. Необходимо определить ответственных за реализацию этих функций, организовать их работу.

Функция координации реализуется в результате увязки всех составляющих планов по исполнителям, отвечающим за эту работу. Координация обеспечивает: согласованность действий во времени и пространстве органов управления и должностных лиц, а также между подразделениями предприятия; согласование и взаимодействие всех остальных функций управления; согласованность между предприятием в целом и внешней средой.

Функция регулирования дополняет функцию координации и сводится к принятию и реализации оперативных мер, направленных на сохранение, поддержание и создание благоприятного режима функционирования производственной системы предприятия; на устранение (по возможности) выявленных причин отклонений и перебоев в ходе производства.

Следует учитывать, что, несмотря на выделение общих функций управления и распределение их по отдельным стадиям, все функции приводятся в действие одновременно, создавая условия для наилучшего их взаимодействия. На практике ни один организационно - структурный орган не занимается только одной общей функцией. В процессе управления и решении комплекса задач, связанных с производством и рациональным использованием ресурсов, общие функции управления, указанные в табл.2.1, будут взаимодействовать между собой. Однако степень взаимодействия на различных предприятиях неодинакова, что накладывает свой отпечаток на организацию управления процессами и операциями производственной системы. Содержание работ по каждой функции управления будет различаться в зависимости от направления деятельности конкретного предприятия. Требуется достижение соответствия систем управления особенностям управляемого объекта.

Каждая функция управления рассматривается во взаимоотношениях с функциями аппарата управления. Каждый руководитель (менеджер, предприниматель) ежедневно принимает решения различного характера. Это работники, профессионально занимающиеся управленческой деятельностью в конкретной области функционирования предприятия, которые сочетают знания, способности различных специалистов. Руководитель должен принимать экономически целенаправленные решения, уметь планировать и организовывать работу, координировать ее выполнение, быть способным работать с людьми и управлять собой.

Возможность практического решения поставленных задач расширяются в связи с компьютеризацией всех звеньев управленческого аппарата, организацией локальных и целенаправленных информационных баз данных и обеспечением оперативного доступа к ним.