Етапи організаційного проектування

Проектування як процес складається з функціонально по­в'язаних етапів зі створення проекту:

• передпроектні роботи;

• технічне проектування;

• робоче проектування.

На передпроектному етапі передбачається проведення прикладних досліджень, аналіз можливих варіантів вирішен­ня проектних завдань, здійснення підготовки початкових да­них, тобто встановлення цілей, завдань, об'єктів та обсягів робіт, проведення розрахунків щодо наявності необхідних ре­сурсів на їх виконання, визначення складу виконавців, підго­товка технічного завдання, проведення попереднього оціню­вання ефективності проектних рішень.

На етапі технічного проектування передбачається обґрун­тування остаточного комплексу організаційних рішень, що дає повне уявлення про організаційні нововведення, які передба­чаються в модельованій або знову проектованій системі.

На етапі робочого проектування здійснюється випуск пов­ного комплекту робочої документації; завершує весь комплекс робіт з проектування експертиза організаційних проектів.

У найбільш загальному вигляді стосовно виробничих сис­тем організаційний проект включає такі розділи.

1. Загальносистемний опис об'єкта проектування: загальна характеристика; виробнича й організаційна структури; чи­сельність персоналу; оцінювання ефективності проектних рі­шень.

2. Організаційні рішення, що належать до підсистеми ви­робництва: виробничий процес у просторі; виробничий процесу часі; розподіл праці в основному, допоміжному та обслугову­ючих виробництвах; форми організації праці; організація об­слуговування робочих місць; рівень механізації й автоматиза­ції праці; заходи з безпеки.

Організаційні рішення, що належать до управляючої підсистеми в цілому: структура; методи управління; технології управління; комунікації; чисельність та склад персоналу; функціональний розподіл праці.

4. Організаційні рішення, що належать до окремих функ­цій управління: техніко-економічне, оперативно-виробниче планування і управління; лінійне управління; матеріальне за­безпечення; маркетинг; облік; обслуговування.

5. Організаційні рішення, що належать до підготовки ви­робництва: технічні, економічні, організаційні, соціальні ас­пекти на різних етапах створення та освоєння нововведень.

6. Організаційні рішення за п. 1—5, що належать до струк­турних підрозділів нижчого рівня.

Представлені розділи та склад організаційного проекту мо­жуть бути деталізовані за окремими завданнями і процедура­ми відповідно до конкретних умов проектування. Наприклад, організаційні рішення, що належать до побудови виробничого процесу в просторі і часі, при подальшій конкретизації вклю­чають проектування будівель, споруд, виробничих приміщень, розміщення устаткування, схем побудови виробничих та ін­формаційних потоків. При проектуванні організаційних рі­шень за окремими функціями управління деталізується опис кожної функціональної підсистеми, розробляються положен­ня про підрозділи, їх структура та штатний розпис, рекоменда­ції щодо технологій ухвалення рішень методами обробки ін­формації.

Зрозуміло, наведений як приклад зміст організаційного проекту не є обов'язковим для виконання. Він може бути змі­нений залежно від конкретизації цілей проектування, умов функціонування системи, складності, новизни, галузевої при­належності об'єктів проектування. Але основний принцип під­ходу залишається, і зміст його зводиться до того, що об'єктивна необхідність організаційного проектування існує в набагато більших обсягах, аніж це вважається сьогодні, і цей вид ор­ганізаційної діяльності повинен здійснюватися комплексно, системно, охоплюючи широкий спектр цілеспрямованих за­ходів, а не розрізнені, локальні заходи.

У процесі проектування структури організації виділяють три етапи.

1. Аналіз організаційної структури, що діє. Він поклика­ний встановити, якою мірою вона відповідає вимогам, що висуваються до організації, тобто наскільки організаційна струк­тура є раціональною з погляду встановлених критеріїв оціню­вання.

До критеріїв оцінювання зазвичай відносять принципи управління:

• співвідношення між централізацією і децентралізацією;

• обсяг контрольних функцій, встановлений для кожного рівня управління;

• аналіз і оцінка апарату управління (кіль­кість співробітників, наявність елементів дублювання, роз­поділ повноважень та відповідальності);

• аналіз функцій управління (способи і технологія ухва­лення управлінських рішень, принципи і методи мотивування працівників);

• оцінювання діяльності (зміна технології, поглиблення міжорганізаційної співпраці, впровадження інновацій).

У результаті аналізу виявляються недоліки, з'ясовуються причини дуже повільного підвищення ефективності управ­ління.

2. Проектування організаційних структур. Соціальна ор­ганізація — надзвичайно складна система, що включає низку підсистем: виробничу (технологічну), економічну, соціальну, інформаційну, адміністративну. Одні підсистеми піддаються раціональному проектуванню, а інші (наприклад, соціально-психологічна) внаслідок великої кількості змінних, які не можна описати тільки раціональними величинами, вимагають діалектичного підходу до якісного та кількісного опису їх фун­кцій і завдань. Цим пояснюється специфіка проектування ор­ганізаційних структур управління, її сутність полягає в кіль­кісно-якісному підході до оцінювання організаційних струк­тур, поєднанні формалізованих методів із суб'єктивною діяль­ністю керівників, фахівців і експертів з вибору та оцінювання найкращих варіантів організаційних проектів.

3. Оцінювання ефективності організаційних структур ви­ходячи з рівня реалізації завдань, надійності та організованос­ті системи управління, швидкості й оптимальності рішень, що ухвалюються.