Организация аналитического учета

Основным, самым массовым объектом аналитического учета в коммерческом банке является лицевой счет.

Счета аналитического учета (лицевые счета) открываются по каждому балансовому и внебалансовому счету по видам учитываемых средств, ценностей с подразделением их по назначению и по владельцам.

Лицевые счета открываются:

· юридическим лицам для учета принадлежащих им денежных средств, хранящихся в банке (расчетный, текущий счет, депозитные счета по срокам размещения средств по каждому депозитному договору), и полученных кредитов (ссудные счета по срокам привлечения заемщиками средств по каждому кредитному договору);

· юридическим лицам, являющимися кредитными организациями (корреспондентские счета, депозитные и ссудные счета по каждому договору);

· физическим лицам (депозитные и ссудные счета по каждому заключенному договору);

· для учета ценных бумаг: собственных – по видам и выпускам; других эмитентов – по эмитентам и выпускам;

· для учета доходов и расходов банка: по видам доходов и расходов;

· для учета основных средств банка: по каждому основному средству или группе однородных основных средств;

· для учета заключенных банком срочных сделок с различными видами финансовых активов (денежными средствами, драгоценными металлами, ценными бумагами) – по каждой заключенной сделке;

· для расчетов с подотчетными лицами – каждому подотчетному лицу;

· другие виды лицевых счетов.

Лицевые счета ведутся в книгах, на отдельных карточках. При открытии лицевого счета он регистрируется в банке в специальной книге, в которой для каждого счета второго порядка отводятся отдельные листы. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются. Книга подписывается главным бухгалтером и хранится в сейфе в его кабинете. Регистрация открытых лицевых счетов может осуществляться в электронном виде обязательным получением описи действующих лицевых счетов на бумажном носителе по состоянию на 1 января каждого года. Отдельные листы книги регистрации нумеруются, прошнуровываются и опечатываются; книга подписывается главным бухгалтером и сдается в архив. При ведении регистрации лицевых счетов в автоматизированной банковской системе ежедневно на бумажном носителе создается ведомость открытых и закрытых лицевых счетов в течение дня.

Каждому лицевому счету в момент его открытия присваивается номер, который состоит из 20 знаков.

В лицевом счете указывается:

· дата открытия счета;

· дата и номер договора об открытии счета;

· наименование клиента;

· наименование (цель) счета;

· номер лицевого счета;

· порядок и периодичность выдачи выписок счета;

· дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета;

· дата закрытия счета;

· примечание.

По усмотрению банка остаток может указываться в лицевом счете после отражения каждой операции.

Лицевые счета ведутся в автоматизированной банковской системе с включением в содержание счета всех предусмотренных реквизитов. Условное цифровое обозначение вида операции указывается в соответствии с шифрами вида документов, утвержденных Банком России.

В АБС ведение счетов организовано в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, но имеет особенную отличную от исторически сложившегося "бумажного" документооборота структуру.

Для ведения счетов в АБС существует функционал, обеспечивающий ведение рабочего плана счетов. С помощью этого функционала производится ряд операций со счетами: открытие, закрытие, установка параметров ведения счета и прочие операции, автоматизирующие управление счетом.

Счет открывается в АБС для клиента (для внутренних счетов клиентом является сам банк), при этом счету указывается валюта счета, номер, наименование, наименование владельца счета, наименование банка или филиала в котором открывается счет, наименование отделения, тип счета (расчетный и пр.), договор, дата открытия и другие параметры счета.

Другие реквизиты лицевого счета, обусловленные проведением операций по счету, в системе относятся к документам. При этом документ относится к не менее чем двум лицевым счетам и своими реквизитами, такими как вид операции, дата операции, номер документа, обеспечивает корректное ведение лицевых счетов в соответствии с требованиями бухгалтерского учета.

Такие параметры как дата последней операции по счету, остаток по счету, суммы оборотов по счету в системе ведутся следующим образом:

· как рассчитанные и сохраненные значения на определенную дату. При этом дата определяется таким образом, чтобы состояние лицевого счета в период ранее, чем выбранная дата не менялось;

· как рассчитываемые по запросу пользователя или системы значения на момент запроса.

Лицевые счета клиентов печатаются в двух экземплярах с расположением реквизитов в соответствии со стандартной формой бланка, включенной в унифицированную систему расчетно-денежной документации. Первый экземпляр лицевого счета остается в банке и передается в архив на хранение по истечении отчетного месяца. Второй экземпляр выдается клиенту в качестве выписки лицевого счета в сроки, согласованные с клиентом и указанные в карточках образцов подписей и печати. К выпискам лицевого счета клиента прилагаются экземпляры документов, на основании которых были проведены операции по счету. На документах проставляется штамп учреждения банка, календарный штемпель даты проводки по счету, подпись бухгалтерского работника банка. Выписка лицевого счета, составленная с использованием автоматизированной банковской системы, подписью работника банка и штампом не заверяются.

По письменному заявлению клиента с разрешения руководителя банка ему может быть выдан дубликат выписки из лицевого счета. Дубликаты выписок могут составляться с использованием возможности АБС или получаться посредством ксерокопирования. В титульной части дубликата выписки указываются даты совершения банком операций, отраженных в выписке. Дубликат выписки подписывается бухгалтерским работником и главным бухгалтером банка, скрепляется оттиском печати банка и выдается представителю клиента под расписку на заявлении. На титульной части лицевого счета, по которому выдан дубликат выписки, делается запись о выдаче дубликата выписки с указанием даты выдачи; эта надпись скрепляется подписью главного бухгалтера банка.

Ведомость остатков по счетам кредитной организации содержит остатки всех открытых в банке лицевых счетов, сгруппированных в разрезе счетов второго порядка и первого порядка по каждой главе Плана счетов бухгалтерского учета с выведением остатков по счетам второго, затем первого порядка. Остатки лицевых счетов, открытых в иностранной валюте или драгоценном металле, указываются в валюте счета (иностранной валюте) или в натуральных показателях (граммах) драгоценного металла и в рублевом эквиваленте. Ведомость остатков печатается ежедневно и подписывается главным бухгалтером.

Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств кредитной организации включает остатки счетов, по которым предусмотрена детализация по срокам (межбанковские кредиты и депозиты, депозиты и прочие привлеченные средства клиентов, кредиты, предоставленные клиентам). В ведомости указываются остатки привлеченных (размещенных) средств по срокам, исчисленным от даты совершения операции, и срокам, оставшимся до даты истечения срока договора. Эти показатели по итогам счетов должны быть равны. Ведомость составляется программным путем ежедневно, а выдается на печать в сроки, установленные кредитной организацией, но обязательно – на отчетные даты. Ведомость подписывается главным бухгалтером.