Документирование информационно-справочных материалов

 

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее из вне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно- справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличии от последних, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

 

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

 

Справки делятся на две группы:

информационного характера, описывающие и устанавливающие факты и события, и содержащие сведения служебного характера;

 

справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

 

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и предоставляются в установленные сроки.

 

Обязательными реквизитами справок являются: вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись, печать.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения.

 

Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленные данные.

 

Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок – справки, удостоверяющие юридический факт. Поскольку ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки, изготовленные типографским способом.

 

Текст должен начинаться с указанием в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения (пишется справка)

 

Необходимо также указать учреждение, куда представляется данная справка.

 

Например:

 

Эмблема АО Школа №1236

 

АО “КОНТУР”

 

Юридический адрес

СПРАВКА

 

00.00.0. №

 

Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы АО “КОНТУР” с окладом 540000 (Пятьсот сорок тысяч) рублей.

 

Директор	подпись	И.О.Фамилия
Главный бухгалтер	подпись	И.О.Фамилия
	М.П.

 

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

 

Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части:

констатирующая (описательная), где излагается имевшие место факты, или описывается ситуация;

 

основная, где излагаются предложения, просьбы.

 

Докладные записки информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

 

Докладные записки, подаваемые руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа, дата.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

 

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

 

Например:

 

ООО “Ченелл и С” Директору фирмы

Отдел рекламы Гущину А.В.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.95 Резолюция руководителя

 

О дополнительном финансировании

 

заказа № 174-15

 

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 1995 г.

 

и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно _______ млн. руб. для завершения работ по заказу №174-11.

 

Начальник отдела подпись И.Р.Логинов

 

Отметка о направлении в дело

 

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

 

	Например:
Наименование организации	Генеральному директору
Производственный отдел	объединения
Объяснительная записка	Зуеву А.А.
12.01.97 №46

 

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1996г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

 

Начальник отдела подпись Ю.П.Елкин

 

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающие факты, события.

 

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема-передачи документов, акт списания материалов и т.д.

 

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

 

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя

 

и членов комиссии в алфавитном порядке. Акт может иметь заголовок.

 

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты и иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении

Для актов по материальным, финансовым и другим важным вопросам необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

 

С актами ревизии, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают и об этом ставится отметка на акте.

 

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца и заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены

 

и заверены подписями двух сторон.

 

	Например:
АО ИНФАКАП	УТВЕЖДАЮ
Отдел рекламы	Директор
	Подпись Г.К.Белозеров
АКТ	22.12.2004
21.12.2004, №7
приема-передачи ПЭВМ

 

Основание: докладная записка нач. отдела 12 Правова И.С. от 20.12.94. Комиссия в составе председателя И.С.Правова и членов: О.Б. Славина и И.В. Орлова составили акт приема-передачи ПЭВМ РS1486 D-33инв. №21

 

из отдела рекламы в отдел 12.

ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).

 

ПЭВМ передается отделу 12 на срок выполнения работ по контракту №22-47

 

Председатель комиссии	подпись	И.С.Правов
Члены комиссии	подпись	И.В.Орлов
	подпись	О.Б.Славин

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями, частными лицами, содержат сообщения о чем-нибудь или уведомления.

 

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантированные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-приглашения и др.

 

Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

 

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны.

Тексты письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.

Во второй части письма излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п.

 

Для составления писем, факсов используется специальный бланк для писем.

 

В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом; заголовок, изложенный одной фразой.

На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита “адресат”: фирма, структурное подразделение; должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

 

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат.

 

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланому, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

 

Виды писем:

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить, или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д.

 

Письма-приглашения – предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

 

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Его цель побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами.

 

Письмо-извещение – по своему стилю близко к письмам приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров), о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

 

Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (мета работы).

 

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

 

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах или направить предложение на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации и т. п.

 

В рекламационных письмах (претензионных) требуют возмещения убытков, нанесенных из-за не выполнения или нарушения условий контракта контрагентом. Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения.

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

 

Практические занятия

Вопросы практических занятий

 

Организационные документы.

· Устав.

· Положение.

· Структура и штатная численность, штатное расписание.

· Правила внутреннего трудового распорядка.

Распорядительные документы.

· Приказы по основной деятельности. Распоряжения.

· Решения.

· Документирование деятельности коллегиальных органов Организационно-технические мероприятия по подготовке к проведению совещаний.

· Структура доклада и отчета.

 

· Требования к составлению и оформлению протоколов. Документирование информационно-справочных материалов. Докладные и объяснительные записки.

· Акты. Телеграммы Факсы. Телефонограммы. Справки.

· Современное деловое письмо.