Документі потоки в установі

 

У документообігу будь-якої установи можуть бути виокремленні такі документні потоки:

- вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);

- документи, створені в установі (не виходять за її межі).

Вхідні документи класифікують за кореспондентами - авторами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

- документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз’яснення і зведення;

- документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

- документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

- звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

 

Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слугує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти з зазначенням їх адрес, телефонів, прізвищ, імен та по батькові та найменування посад керівного складу).

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які у свою чергу поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

За видами вхідні документи можна поділити також на:

- організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);

- інформаційно-аналітичні (листи, довідки, доповідні записки тощо);

- обліково-звітні.

Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.

Отже, весь потік вхідних документів може бути розподілено на кілька груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і потребувати певної послідовності їх опрацювання.

Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії попереднього розгляду вхідної документації.

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:

- внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в межах цієї організації;

- вихідні, які після створення надсилають в інші організації чи установи.

Внутрішні документи установи, як правило, не розсилаються. Однак якщо структурні підрозділи територіально роз’єднані або установа має філії, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, то для внутрішніх документів також має бути обов’язково передбачено етап їх відправлення.

Усі документи, що створюються в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені «на виконання» завдань вищих органів) або складені у відповідь на отримані запити.

Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за видами і за кореспондентами-адресатами. Поділяються вихідні документи також на такі, що потребують відповіді, і такі, що надіслані для інформування.

Обліковуються вхідні і вихідні документи на етапі прийому і відправленні кореспонденції. До основних параметрів потоків, що беруться до уваги в процеси документообігу, відносять:

- напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;

- обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

- структуру потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

- режимом потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.

Таким чином, документи установ можна вивчати з різних поглядів. І кожен документний потік матиме свої особливості щодо його проходження й оброблення в документній системі.