Організація обліку в умовах використання інформаційних технологій

 

У науковій та спеціалізованій літературі розкриваються особливості розробки та стратегії розвитку інформаційних систем згідно стандарту Міжнародної асоціації аудиту і контролю за інформаційними системами Cobit (control objectives for information and related technologies). Стандарт визначає методологію управління, контролю та аудиту інформаційних систем [2]. Фахівцями вивчаються життєві цикли та етапи створення інформаційних технологій. Розглядаються критерії ефективності вкладення коштів в інформаційну технологію [157]:

- функціональна достатність технологій, що впроваджуються;

- оптимізація існуючого бюджету з огляду на використання сучасних інформаційних технологій;

- синхронізація стратегії розвитку та фінансування інформаційної системи підприємства із загальною стратегією розвитку бізнесу;

- системний підхід до розвитку власної сервісної інформаційної служби.

Процес автоматизації облікової інформації на сучасному етапі господарської діяльності в Україні має ряд проблем, серед яких:

1. Зростаюча кількість інформаційних систем і компаній, що впроваджують або розробляють ці технології.

2. Складність порівняння й оцінки функціональних можливостей різних інформаційних технологій.

3. Проблеми, пов’язані з впровадженням інформаційних технологій на підприємстві, зокрема, відсутність фахівців, інфраструктурного обслуговування тощо.

4. Вибір програмного забезпечення, яке б повністю відповідало вимогам організації, враховувало специфіку діяльності підприємства.

На сучасному українському ринку програмного забезпечення пропонується більше ста інформаційних систем для автоматизації облікової інформації. Найбільш популярні серед них: “1С: Підприємство”, “DeloPro”, “GrossBee-XXI”, “SMarket”, “X-DOOR”, “АБ Офіс”, „Актив +”, “Акцент”, “Бест-Про”, „ІТ-Підприємство”, “Парус-Підприємство”, “РС-Фінанси+”, “Свод”, “Універсал”, „Флагман” та інші [98]. На нашу думку, вибір інформаційної системи обробки облікової інформації підприємством утруднюється великою кількістю рекламних матеріалів різних розробників спеціалізованого програмного забезпечення, які відрізняються дизайном та майже повністю співпадають за змістом. Відтак, порівняти й оцінити відмінності, переваги й недоліки різних систем досить важко.

Придбавши спеціалізовану програму, підприємство стикається з необхідністю обробки облікових даних згідно принципів інформаційної системи, які часто відрізняються від реєстрації фактів господарської діяльності „вручну”. В результаті, існує проблема впровадження інформаційної технології на підприємстві. Крім цього, велике значення має фахова підготовка персоналу та їх готовність до використання нової системи автоматизації облікової інформації.

Серед актуальних завдань автоматизації облікової інформації підприємства на сучасному етапі можна виокремити:

- розробку інформаційних технологій відповідно до розмірів підприємства та галузі діяльності;

- створення єдиної інформаційної мережі підприємства з можливістю її розширення в процесі експлуатації інформаційної технології;

- розробку інформаційних систем, що дозволяють гнучке налагодження принципів автоматизації облікової інформації в залежності від індивідуальних потреб підприємства;

- забезпечення можливості налагодження функціональності інформаційної системи користувачем з використанням інструментів, що не вимагають глибоких знань програмування.

На сучасному ринку програмного забезпечення досить активно пропонуються складні інформаційні технології різних розробників, тобто системи управління підприємством (ERP), серед яких можна виділити "1С: Підприємство" 8, "Парус-Підприємство" 8, "Галактика", "SAP R/3", які відрізняються одна від іншої інтерфейсом та особливостями реалізації виконуваних функцій. Функціонально ж вони є практично повними аналогами. Крім цього, такі системи призначені для використання великими підприємствами чи корпораціями. Впровадження таких інформаційних технологій у малому та середньому бізнесі не ефективно.

Слід зазначити, що ERP-системи, як правило, не орієнтовані на галузеві особливості діяльності підприємств: їх технології в більшій мірі враховуються розробниками при проектуванні інформаційних систем для підприємств малого та середнього бізнесу. Так, наприклад, конфігурації системи "1С: Підприємство" 7.7 враховують специфіку торгівельних підприємств ("1С: Торгівля і Склад”), виробництва продукції ("1С: Виробництво і Послуги"), громадського харчування ("1С-Рарус: Громадське харчування"), бюджетних установ ("1С: Бюджет") та інші.

При проектуванні інформаційної технології важливо забезпечити можливість подальшого розширення інформаційної бази та функціональності системи. Це викликане тим, що у процесі експлуатації інформаційної системи та розвитку бізнесу на підприємстві може виникнути потреба у збільшенні функціональних можливостей інформаційної технології, кількості облікової інформації, що буде автоматизована та деталізована. В таких ситуаціях добре зарекомендували себе системи модульного типу: "АБ Офіс", "Парус – Підприємство", "X-DOOR". Тобто, програми, що складаються з окремих модулів – незалежно працюючих підпрограм, які призначені для автоматизації облікової інформації тільки певного виду. Наприклад, модуль "Реалізація і склад" системи "Парус – Підприємство" призначений лише для автоматизації обліку матеріальних цінностей на складі, модуль "Каса" системи "X-DOOR" – лише для обробки інформації касових операцій. Всі модулі таких систем працюють з єдиною інформаційною базою, що дозволяє поетапне їх впровадження та поступове розширення функціональності інформаційної технології. Так, наприклад, фірма, автоматизувавши облікову інформацію про товарні операції по складу з використанням модуля "Реалізація і склад" системи "Парус – Підприємство", може впровадити модуль "Менеджмент і маркетинг" – для автоматизації взаємодії з клієнтами, модуль "Бухгалтерія" – для автоматизації бухгалтерського обліку, модуль "Зарплата і кадри" – для автоматизації кадрового обліку та розрахунків з працівниками з оплати праці. З таким принципом впровадження інформаційної технології модульного типу пов’язана можливість поетапних вкладень коштів в автоматизацію облікової інформації, що є досить актуальним в умовах кризових явищ.

Більшість сучасних інформаційних технологій забезпечують налагодження принципів автоматизації облікової інформації в залежності від індивідуальних потреб підприємства шляхом налаштування правил обробки документів, створення господарських операцій тощо. Але методи проведення таких налагоджень можуть бути різними. Так, наприклад, основною перевагою системи “1С: Підприємство” є автоматичне створення господарських операції при збереженні й проведенні документів. Склад бухгалтерських проведень, що реєструються таким шляхом, визначається розробниками на стадії конфігурування програми і не можуть змінюватись користувачами (в разі потреби внесення змін у правила проведення документів обов’язкове залучення програміста).

Працюючи з системою “Парус-Підприємство”, можна обирати перелік кореспонденцій рахунків бухгалтерського обліку, що будуть записуватись при проведенні документів та змінювати їх. Крім цього, у програмі розробниками запропоновані деякі довідники, які розширюють можливості системи в умовах автоматизованої обробки інформації. Так, довідник “Зразки” дозволяє користувачу підготувати зразки первинних документів, господарських операцій, які в подальшому будуть використовуватись при реєстрації фактів господарської діяльності фірми. Тобто, бухгалтер власноруч може встановлювати правила обробки документів та формування проведень, що дозволяє налагоджувати принципи автоматизації облікової інформації відповідно до потреб підприємства.

Функціональні можливості сучасних інформаційних систем повинні забезпечувати користувачу підключати власні типи документів та розробляти їх шаблони для друку. Така необхідність викликана потребою формування специфічних внутрішніх документів чи звітів, які не входять у стандартну комплектацію інформаційної технології. Більшість систем, що пропонуються на ринку економічного програмного забезпечення, дозволяють проводити такі дії, але шляхи їх виконання різні. Так, наприклад, працюючи з системою “1С: Підприємство”, для встановлення можливості реєстрації документів, що відсутні у стандартній комплектації програми, необхідно сконструювати електронну форму та шаблон для друку документу та включити його до бази даних. Для виконання такої операції вимагається знання вбудованої макромови програми. Такі дії може виконати лише програміст. Слід зауважити, що програма “1С: Підприємство” дозволяє користувачу власноруч виправляти інформацію отриманих системою звітів, але не дозволяє вносити корективи в алгоритми їх розрахунку.

У системі “Парус-Підприємство” первинні документи та звіти формуються з використанням електронних таблиць Microsoft Excel. Для розробки власних типів документів користувач повинен мати навички роботи з Microsoft Excel та спеціальними функції системи. Працюючи з “Парус-Підприємство”, бухгалтер може змінювати формули розрахунку та інформацію тих звітних документів, які створюються в шаблонах Microsoft Excel.

Отже, вітчизняні інформаційні системи відповідають завданням автоматизації облікової інформації, при цьому їх розробники вирішують ці завдання різними шляхами.

На нашу думку, при автоматизації облікової інформації для інформаційної системи досить важливою є її сумісність з іншими програмними продуктами, що використовуються у господарській діяльності підприємства. Це дозволить організувати комплексну автоматизацію усіх виробничих процесів організації.

Варіативність інформаційної бази в сучасній системі менеджменту організації господарської діяльності обумовлює комплексний підхід в організації системи обліку на засадах гармонізації методів підсистем обліку, налагодження інформаційних зв’язків між підсистемами, деталізації даних.Разом з тим, в основі раціональної будови інтегрованої системи господарського обліку – організаційно-економічні особливості підприємства, потенціал його виробничих ресурсів.

Результативність поєднання можливостей і потреб в рамках стратегії менеджменту збалансованої господарської діяльності залежить від всебічного врахування в обліково-аналітичному забезпеченні результатів діяльності підприємства можливих факторів впливу на загальну їх оцінку, серед яких не тільки економічні показники, але й позитивна динаміка соціального захисту та врахування заходів екологічної безпеки.

 

Питання для контролю

1. Які особливості господарювання підприємств державного та комунального секторів економіки?

2. Назвіть особливості застосування державними та комунальними підприємствами складових методу бухгалтерського обліку?

3. Що являє собою фінплан державного підприємства?

4. Охарактеризуйте систему відрахування до бюджету від чистого прибутку державного підприємства?

5. Які фонди та резерви може створювати державне підприємство?

6. Як розрахувати і відобразити на рахунках бухгалтерського обліку прибуток, що підлягає оподаткуванню за ставкою 30%?

7. Які особливості використання синтетичних та аналітичних рахунків для обліку діяльності державних підприємств?

8. В чому полягає уніфікація методів бухгалтерського та податкового обліку запасів та необоротних активів для підприємств-платників податку на прибуток?

9. Які, на ваш погляд, принципи бухгалтерського обліку та звітності підприємств, регламентовані МСБО, доцільно впровадити у вітчизняну облікову практику?

10. В чому Ви бачите основні проблеми впровадження сучасних інформаційних систем вітчизняних виробниками?