Проблеми електронного документообігу та основні шляхи їх вирішення

Підвищення складності і різноманітності методів облікової діяльності (а отже, документування як методу обліку) створює потребу у їх відповідному упорядкуванні через систему стандартизації на державному рівні з урахуванням вищезазначених позитивних результатів, уніфікації документів з урахуванням особливостей національного розвитку на галузевої спрямованості статутної діяльності.

В Україні процес стандартизації розпочато на початку ХХІ століття. З 1 липня 2003 року введений ГОСТ Р 6.30–2003 – «Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів».

Виконання стандартизації на рівні підприємств зближує офіційну стандартизацію з фактичною, згладжує розходження між ними.

Управлінська діяльність та документообіг підприємства є елементом складної організаційної структури, що взаємодіє з іншими процесами управління та спрямована на досягнення цілей політики оперативного та стратегічного менеджменту.

Відтак, в основі ефективного менеджменту господарської діяльності - загальні принципи побудови та функціонування інформаційної системи (ІС) на засадах:

1) в організаційному аспекті:

забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи;

зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв’язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ІС;

забезпечення багатоваріантності зв’язків із зовнішніми контрагентами по відношенню до ІС з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв’язку з будь-яким з них;

2) в інформаційному аспекті:

інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії;

можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи;

відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються i функціонують в ІС;

3) в алгоритмічному аспекті:

алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, що узгоджені в межах ІС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережевих засобів, систем управління базами даних та знань тощо;

4) в технічному аспекті:

забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування;

архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування;

5) в технологічному аспекті:

забезпечення побудови діловодних процесів ІС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) у взаємодії з центральними та місцевими органами виконавчої влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи;

забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому;

при впровадженні ІС режим праці спеціалістів не змінюється.