Система облікових документів архіву

3.1. Систему облікових документів архіву складає комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, створених на єдиних методологічних та методичних засадах.

3.2. Склад, форми та порядок ведення облікових документів архіву, залежно від його рангу, визначаються в порядку, встановленому законодавством.

Обліковими документами архіву є:

аркуш фонду – для обліку кількості і складу описів у межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу документів, змін у цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін у назві фонду за формою, наведеною в додатку 11;

аркуш обліку кіно-, фото-, фоно-, відеодокументів – для обліку кількості аудіовізуальних документів окремо за видами за умови їх нефондової організації, змін по кожному опису в цілому, обліку та нумерації описів аудіовізуальних документів;

анотований перелік унікальних документів Національного архівного фонду – для поодиничного та сумарного обліку унікальних документів;

інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, – для поодиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;

книга обліку надходжень документів на постійне зберігання – для фіксування кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період, за формою, наведеною в додатку 12;

книга обліку надходжень страхового фонду – для реєстрації кожного надходження страхового фонду, за формою, наведеною в додатку 13;

книга обліку надходжень фонду користування – для реєстрації кожного надходження фонду користування;

книга обліку видавання документів з архівосховища – для фіксування кожного факту видавання архівних документів за межі архівосховища;

книга обліку видавання документів у тимчасове користування за межами архіву – для фіксування кожного видавання архівних документів за межі архіву;

книга обліку приймання документів на депоноване зберігання для фіксування кожного надходження документів на депоноване зберігання до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на депоноване зберігання за певний хронологічний період;

книга та картотека обліку вибуття документів для фіксування кожного вибуття архівних документів з архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що вибули за певний хронологічний період;

книга та картотека руху фондів, описів, справ, документів – для обліку руху відповідних документальних комплексів та підбиття підсумків руху в цілому по архіву та пофондово;

книга обліку справ з кадрових питань (особового складу);

книга (картотека) обліку документів, що містять конфіденційну інформацію;

книга (картотека) обліку документів з особливими умовами доступу;

опис справ постійного зберігання – для поодиничного та сумарного обліку справ (документів), закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі за формою, наведеною в додатку 1;

опис аудіовізуальних документів – для поодиничного та сумарного обліку аудіовізуальних документів (окремо за видами), обліку змін в їх складі й обсязі;

опис страхового фонду – для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду за формою, наведеною в додатку 14;

опис фонду користування – для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання фонду користування;

паспорт архівосховища – для сумарного обліку фондів, справ та архівних документів в архівосховищі станом на 01 січня поточного року;

покажчик до аркушів фондів;

реєстр описів – для обліку архівних описів у цілому по архіву за формою, наведеною в додатку 15;

список фондів – для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також обліку кількості архівних фондів у цілому по архіву за формою, наведеною в додатку 16.

3.3. Для централізованого державного обліку документів НАФ в архіві укладають:

паспорт архівної установи за формою, наведеною в додатку 17;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня кожного року за формою, наведеною в додатку 18;

картку фонду за формою, наведеною в додатку 19;

картку документів нефондової організації за формою, наведеною в додатку 20;

картку централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки.

Укладання документів централізованого державного обліку та їх подання до відповідних архівних установ здійснюється в порядку, встановленому законодавством.

3.4. Необхідність ведення інших облікових документів, їх склад, форми, порядок укладання архів визначає самостійно і фіксує в інструкції з обліку документів в архіві.

3.5. На кожний архівний фонд, об’єднаний архівний фонд, архівну колекцію в архіві започатковують справу фонду – комплекс документів з історії фондоутворювача та архівного фонду, у разі нефондової організації документів започатковують справу документів нефондової організації.

3.6. Для обліку кількості аркушів у справі укладають аркуш-засвідчувач справи за формою, наведеною в додатку 21. Для обліку документів у справі з унікальними, архівними електронними документами та різновидовими документами укладають внутрішній опис документів справи за формою, наведеною в додатку 22.

3.7. Облік аркушів у справах здійснюють шляхом їх нумерації. Кількість аркушів у справах фіксують в аркуші-засвідчувачі із зазначенням окремо номерів аркушів, що містять:

засоби поштового обігу (марки усіх видів, конверти, листівки, бланки, штемпелі, пломби);

печатки та їх відбитки;

автографи визначних діячів;

фотодокументи, малюнки, карти, плани, креслення;

наклеєні фотографії, документи;

конверти з вкладеннями (із зазначенням кількості вкладених до них аркушів і предметів);

документи, зокрема виконані друкарським способом, що мають самостійну нумерацію (із зазначенням кількості аркушів, сторінок);

великоформатні документи, а також номери склеєних і пошкоджених аркушів.