Листи до іноземних ділових партнерів

При складанні листів іноземним партнерам необхідно враховувати, що вони складаються дещо за іншими правилами. Існують міжнародні стандарти (ISO) на основні комерційні документи, в тому числі і на діловий лист.

Діловий лист міжнародного зразка має чітку структуру, певний набір реквізитів і стабільне розташування кожного з них.

Листи іноземним партнерам друкуються на бланку з полями по 1 дюйму (2.55 мм).

В лівому верхньому ріжку чи в центрі верхньої частини листа розташовується емблема чи найменування фірми. Якщо компанія маловідома і з назви не зрозуміло, чим вона займається, може бути вказаний профіль її діяльності, наприклад, „фрахт суден”, „організація турів”, „продаж нерухомості”, „наукові розробки” та ін.

Під найменуванням фірми чи на нижньому полі листа вказується юридична адреса фірми, яка містить поштову і телеграфну (факс) адреси, номери телефонів, назви банків, адреси і телефони представництв компанії та її філій.

Всі решта реквізитів розпочинаються від межі лівого поля. Фактично – кутовий спосіб розташування реквізитів.

Реквізит 3 (індекс документа) може бути цифровий, словесний чи словесно-цифровий, наприклад:

Reference

Ref.: DA

Ref.: DA /104

Ref.: DA /SP /104

Тут „Reference” перекладається як „посилання”, але означає „індекс”; „DA” – ініціали автора; „SP” – ініціали секретаря або виконавця; 104 – порядковий номер документа. На примірнику, що надсилається, індекс указувати не обов’язково.

Якщо лист є відповіддю, то в реквізиті 3 можна зазначити вихідний номер ініціативного листа, котрий друкують в одному рядку з індексом, наприклад:

Ref.: DA / SP/ 104 Your reference 197

Реквізит 4 (дата). для листів до Великої Британії характерний варіант

12^th September,2005

У листах до США дату оформлюють так:

September 12, 2005

Не рекомендується дату писати цифрами, оскільки, наприклад, „04.03.2005” британці можуть прочитати як „3 квітня 2005 року”, а американці – як „4 березня 2005 року”.

Реквізит 5 (адресат) складається з розташування рядків:

- ім’я та прізвище одержувача;

- найменування компанії;

- номер будинку, назву вулиці;

- місто;

- штат (графство), поштовий округ (вказується цифрами);

- країна

При написанні адреси найчастіше використовується „відкрита пунктуація”, тобто без лапок і крапок.

The Managing Director

Jean – Michel Six & Company, Ltd

51 Sydney Street

London, W. C.

England

Реквізит 6 (вступне звернення) друкують із нового рядка, відступивши від адреси на 2-4 міжрядкових інтервали.

Діловий лист починається зі слів „Dear...”.

Після вступного звернення в листах до Великої Британії ставлять кому, а в листах до США – двокрапку. Відсутність вступної форми ввічливості може бути розцінена адресатом як грубе порушення етикету.

Реквізит 7 (заголовок до тексту) оформляють після вступного звернення, наприклад:

SUBJECT: Order # 187

RE: The Style of Setting up a letter

In re.: The New European Market: a special report

Де „SUBJECT” – перекладається як „предмет”, „тема”, „питання”; „RE” – скорочення слова „regarding” (щодо), „In re.” – скорочення словосполучення „In regard to” (стосовно).

Заголовок до тексту – необов’язковий реквізит. Його зазначення – це скоріше правило гарного тону.

Реквізит 8 (текст). Виклад тексту має бути ввічливим, коректним, стислим та зрозумілим. Не слід уживати канцеляризмів. Бажано уникати багатосторінковості. Текст поділяють на абзаци, які можна відокремлювати один від одного додатковим інтервалом. Початок кожного абзацу друкують без відступу від межі лівого берега (сучасний варіант) або з відступом у 5 пробілів (класичний варіант). Перевага віддається сучасному варіантові.

Сам текст будується за тими ж вимогами, що й в українському діловому мовленні.

Реквізит 9 (заключна форма ввічливості) розташовують нижче від основного тексту документа й формулюють залежно від форми вступного звернення.

Реквізит 10 (підпис). Нижче від заключної форми ввічливості залишають не менше ніж 5 міжрядкових інтервалів для особистого підпису автора (керівника). Нижче підпису наводять його розшифрування: ім’я та прізвище – в одному рядку й посаду (може бути із зазначенням відділу) – в наступному. Наприклад:

Yours truly,

 

(підпис В. Петренка)

Viktor Petrenko

Marketing Manager

На листах до іноземних партнерів відбиток печатки не проставляють.

Реквізит 11 (позначка про наявність додатка) оформлюють нижче від реквізиту 10 так:

Enclosure: List of equipment and materials.

(„Додаток: список обладнання й матеріалів”.)

Реквізит 12 (позначка про розсилання копій). Якщо лист має кількох адресатів, то в реквізиті 12 зазначають прізвища осіб, посади або назви фірм, до яких надіслано копії. Наприклад:

CC: Mr. John Smith, Accounts Manager

Тут „СС” – скорочення слів „carbon copy”, що означає „копія”.

Реквізит 13 (доповнення) оформлюють наприкінці листа, коли його вже підписано, а потім виникла потреба додати ще щось (post scriptum).