Совещание Комиссии по управлению

КОМПАНИИ «ПЕНТОГРАМА»

ПРОВЕДЕТСЯ В 14 ЧАСОВ В СРЕДУ, 23 ФЕВРАЛЯ 2003г.

В ЗАЛЕ ЗАСЕДАНИЙ ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИИ

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

 

1. Извинения за отсутствие.

2. Утверждение протокола предыдущего совещания.

3. Вопросы, возникающие из протокола предыдущего совещания.

4 Переписка компании.

4. Доклады подкомиссий.

8. Разное

9. Дата, час и месяц следующего совещания

 

Уведомление о совещании

Для созыва совещания посылается уведомление о совещании.

Иногда оно поступает в виде извещения - иногда имеет вид памятной записки. В других случаях, в верхней части повестки дня может фигурировать “Уведомление о совещании”.

Уведомление о совещании всегда должно включать дату, час и место предстоящего совещания и обходной список всех тех, которыми представлено право присутствовать на совещании.

 

УВЕДОМЛЕНИЕ О СОВЕЩАНИИ

 

Совещание Комиссии по управлению компании «Пентограмма» назначено на 14 ЧАСОВ В СРЕДУ, 23 ФЕВРАЛЯ 2003г в Зале Заседаний Главного управления

Повестка дня прилагается.

 

Уведомлены:

 

Г-жа А. Иванова Г- н К. Серый

Г-жа Ф. Петрова Г- н К. Белый

Г-жа Б. Сидорова Г- н С. Черный

 

 

ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА

Кому:

Г-же А. Ивановой

Г-же Ф. Петровой

Г-же Б. Сидоровой

Г- ну К. Серому

Г- ну С. Черному

Г- ну К. Белому

 

От: Секретаря Комиссии по управлению

Дата: 2 сентября 1999 г.

Ссылка: AF/AP

 

КОМИССИЯ ПО ЗДРАВООХРАНЕНИЮ И БЕЗОПАСНОСТИ

 

Совещание вышеупомянутой комиссии назначено на 14 ЧАСОВ В СРЕДУ, 23 ФЕВРАЛЯ 2003г в Зале Заседаний

Протокол

 

Протокол представляет собой запись работы совещания и по закону является обязательным для компании с ограниченной ответственностью. Протокол предназначен для обеспечения точной, сжатой и четкой записи вопросов, обсужденных во время совещания.

Протокол совещания рассылается, если это вообще возможно, перед следующим совещанием, но его можно распространить и на следующем совещании, особенно, если нет времени, но в этом случае председатель должен позволить присутствующим познакомиться с ним.

Протокол всегда пишется от третьего лица и в прошедшем времени, а записи следуют повестке дня. В него входят:

- имя группы, тип совещания, дата, время и место проведения совещания,

- имена председателя, секретаря, кассира и каких либо других служащих,

- имена всех других присутствующих, которые могли быть приглашены с тем, чтобы дать совет (например, консультанты).

 

После того как протокол одобрен, Председатель подписывает его в самом конце. При подписании он ставит дату.

Протокол официальных совещаний нумеруется последовательно и иногда помещается в специальные папки для того, чтобы гарантировать невозможность их подделки.

Секретарь должен записать все принятые предложения и все резолюции, а также и имена людей, давших предложения и поддерживающих их и резолюции.

 

Выполнение и оформление лабораторной работы

 

1. Отчет о работе содержит анализ специфики проводимых совещаний фирмы (используются результаты лабораторных работ 1,2,3).

2. Приводится комплект документации на планируемое совещание: повестка совещания, извещение, протокол.

3. Выводы по работе содержат ответ на вопрос: "Что способствует эффективному проведению совещания?"

Лабораторная работа №5 «Организация поездок руководителя»

 

Цель работы: Приобрести навыки анализа целей поездок руководителя, составления планов поездок и необходимых документов.

Введение к работе

Поездки

Лицо, осуществляющее подготовку к поездке, это секретарь, и обычно он это делает от имени своего начальника. Однако, следуете помнить, что можно было бы также попросить других людей выполнить эту функцию: туристического агента или отдел перевозок в рамках Вашей организации.

Для того, чтобы Ваш начальник приехал вовремя на совещание и имел бы с собой все необходимые, Вам следует сделать следующее:

- подготовить с Вашим начальником - обсудить планы и задачи;

- составить предварительную программу;

- убедиться, что есть человек, который будет в состоянии выполнять

работу Вашего начальника, пока он отсутствует.

 

Планирование поездок Вашего начальника

 

Обсуждение, проведенное с Вашим начальником, позволит Вам узнать точно:

- цель визита,

- сколько времени его не будет,

- куда он собирается ехать,

- какие брони Вам нужно будет сделать от его имени,

- в каких бумагах, в какой информации и др. он будет нуждаться - либо до поездки, либо во время поездки.

 

Независимо от типа Вашего начальника, если он регулярно ездит, неплохо было бы подготовить контрольный список, чтобы Вы могли отмечать галочкой отдельные элементы списка и гарантировать, что ничего из списка не пропущено.

Предварительные программы

Предварительные программы -это документ, который набрасывает план визита. В него входят:

- время (день, дата, отправление, прибытие, длительность поездки и т.п.),

- способ передвижения (на машине, паром, поездом и т.п.),

- все встречи,

- подробности относительно брони,

- места,

- отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами и, если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).

 

В зависимости от Вашего дела и размера компании, иногда Вам придется составить несколько экземпляров предварительной программы:

- один (или больше) для использования Вашим начальством во время его поездки,

- один для партнера (чтобы было известно, как установить связь с Вашим начальством в случае крайней необходимости),

- один для Вас лично, так чтобы Вы знали его передвижение и как осуществить связью с ним,

- директор или другие коллеги могли бы быть признательными, имея краткую программу, указывающую на время, место, телефонные номера и пр.

- При подготовке программы Вы начали бы с фиксированных или, так называемых, “критических” событий. Это события, время и место проведения которых уже назначены и в зависимости от которых следует планировать остальной график.

- Идеи, которые могли бы помочь Вам при подготовке предварительной

программы:

- Используйте 24 часовую систему отсчета, чтобы избежать неопределенности в обозначениях: до обеда или после обеда.

- Убедитесь, что время по Гринвичу и местное время правильно употреблены в соответствующих местах.

- Убедитесь в том, что Вы оставили дополнительный запас времени на часы пик, какие бывают на Рождество или на Пасхе.

- Дайте все подробности относительно броней на номера в гостиницах.

- Убедитесь, что точно определили все назначенные встречи, приводя подробности типа где, когда и с кем.

- Обеспечите список лиц и компаний, полезных для Вашего начальника (или для Вас лично), с которыми он может установить связь в случае какого-либо непредвиденного обстоятельства (Британский консул и пр.).

- Оставьте некоторое свободное время в графике работы, чтобы предусмотреть отдых, опоздание транспорта. Это может оказаться особенно важным, если Ваш начальник нуждается в адаптации к различным климатическим условиям, или если он страдает от переутомления.

- Полезным для Вашего шефа было бы знать, совпадает ли во времени его поездка с какими- ни будь местными фестивалями, праздниками, днями, когда рано закрываются все магазины и объекты. Его могло бы расстроить то, что рестораны, магазины и пр. окажутся закрытыми из-за какого-нибудь местного праздника, или если в этот день банк не работает.

- Полезным было бы установить, подают ли еду во время поездки (в самолете, в поезде и т.д.), а если нет, то тогда, наверное, следует предусмотреть дополнительный промежуток времени в месте назначения, который позволил бы ему найти ресторан и поесть.

Примерная предварительная программа могла бы выглядеть следующим образом: