Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой (вступительной) части указывается основание создания документа. Во второй (основной) части излагаются выводы, указываются действия, которые необходимо осуществить по данному вопросу. В отдельных случаях текст документа может состоять из одной заключительной (основной) части: приказы, указания- из одной распорядительной части без основания, служебные письма --из одних предложений. Текст документа должен быть кратким и точным, не допускающим различного толкования. При подготовке текста должны соблюдаться: полнота информации и объективность содержания. Служебные документы должны излагаться в официально- -деловом стиле. Допускается использование в тексте только официально принятых сокращений, условных обозначений.

В тексте проектов документов, направляемых в вышестоящие организации, следует избегать употребления сокращенных слов. Если в тексте употребляются специальные термины, они должны соответствовать

терминам, установленным государственными и отраслевыми стандартами. Нельзя применять в тексте различные термины и определения для обозначения одних и тех же понятий и действий. В тексте служебного документа следует избегать применения устаревших слов и оборотов

(«сего года», «вышеизложенное» и т.д.). В документах должно быть единообразным написание наименований учреждений, организаций, должностей, географический названий Для их правильного написания следует пользоваться кратким справочником по написанию отдельных наименований, слов, словосочетаний и их сокращению, словарями видов и разновидностей документов, толковыми и орфографическими словарями.

Текст документа, при необходимости подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы должны иметь заголовки, отражающие содержание этих частей текста, подразделы- подзаголовки.

Части текста документа нумеруются арабскими цифрами таким образом, чтобы номер пункта состоял из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Текст документа, представленный в виде таблицы, в соответствии с ГОСТ 1.5, должен соответствовать следующим требованиям:

· заголовки таблиц должны быть краткими и полностью отражать содержание таблицы. Их следует помещать над таблицей посередине;

· над таблицей справа помещается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака №). Если в документе приведена одна таблица, то слово «Таблица» не пишется;

· заголовки граф таблицы должны начинаться с прописных букв, а подзаголовки- со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы;

· подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков таблиц знаки препинания не ставят;

· заголовки указываются в единственном числе. Диагональное деление головки таблицы не допускается;

· при переносе части таблицы на другие страницы (листы) заголовок помещают только над первой частью, расположенной на первом листе;

· если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, то таблицу делят на части, помещая одну часть под другой, при этом в каждой части таблицы повторяют её головку и боковик;

· слово «Таблица» и порядковый номер (если таблиц несколько) указывается один раз справа над первой частью таблицы, расположенной на первой листе, над другими частями пишется слово «Продолжение таблицы...». Если в документе одна таблица, то при переносе её на другие страницы над таблицей пишется слово «Продолжение»;

· помещать графу «Номера по порядку» не допускается. Нумерация граф и срок дают только в том случае, если на них необходимо давать ссылки в тексте. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера должны указываться в боковике таблицы перед их наименованием;

· включать в таблицу графу «Единицы измерения» отдельно не допускается. Единицу физической величины, общую для всех данных в строке, следует указывать в соответствующей стоке боковика таблицы;

· текст строк таблицы должен начинаться с прописной буквы без точки в конце строки.

Текст документа, представленного в виде анкеты, должен состоять из перечня вопросов, предусматривающих регламентированный список ответов, вносимых в документ в процессе его составления. Текст документа, представленного в виде трафарета, должен состоять из типового текста, несущего постоянную информацию, конкретизируемого переменной информацией, вносимой в документ в процессе его составления. Фамилия исполнителя и номер его городского служебного телефона располагаются в левом нижнем углу последнего листа, при наличии места, или на обороте последнего листа документа.

Вопросы для самопроверки.

Как исчисляется срок исполнения документов?

Кто и как осуществляет контроль исполнения документов?.

· Какие предъявляются требования к составлению и оформлению документов?

· Какие требования предъявляются к тексту документа?.