Определение рабочего времени проекта.

Лаб 3 ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОСТЕЙШЕГО ПРОЕКТА

Ввод базовых параметров проекта

Запустите Microsoft Office Project Professional 2007

Общий подход, планирования проекта предполагает осуществление ряда последовательных шагов,

этап планирования задач

определение проекта;

определение рабочего времени проекта;

ввод задач проекта;

организация структуры задач;

планирование задач;

добавление дополнительных сведений о задаче или ссылки на них;

добавление столбцов для особых сведений;

установка крайних сроков и ограничений;

добавление документов в проект;

публикация данных проекта на сервере.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОЕКТА.

Проблема.

Рекламное агентство «БелСтужка» отрабатывает план проекта подготовки и подачи документов для участия в конкурсах на подряд. Весь проект должен занимать не более трех рабочих пятидневных недель. Крайний срок выполнения проектов (срок подачи документов на конкурс) 24 мая 2014 года

В ходе проекта:

Административная группа должна подготовить стандартные конкурсные документы (задача 1), для этого ей понадобится 1 день.

Творческая команда должна- написать варианты сценариев рекламных роликов, и уложиться она должна за 12 дней (задача 2).

После того как необходимое количество вариантов сценариев готово, рецензент должен отобрать сценарии, пригодные для участия в тендере (задача 3). На отбор сценариев отводится 2 дня. К задаче 3 можно приступать только после того, как будут написаны сценарии.

Отправка всех документов (и административных, и креативных) в конкурсную комиссию (задача 4) займет 1 день и может быть выполнена только после того, как выполнены задачи 1 и 3.

Примечание:

Процедуры поиска потенциального заказчика на рекламные ролики и получение конкурсного задания предшествуют данному проекту, и отражать их в перечне задач не надо.
Бухгалтер, юрист и руководитель проекта состоят в штате агентства и их зарплата не учитывается в затратах на проект.

Список привлекаемых работников- сценаристов и их показатели приведены в таблице1.

Таблица_1

Группа исполнителей П	Группа исполнителей Л	Группа исполнителей С
Работник	Скор.	Кач.	Работник	Скор.	Кач.	Работник	Скор.	Кач.
Профи 1		1/2	Любитель 1		2/3	Студент 1		1/4
Профи 2		2/3	Любитель 2		1/3	Студент 2		1/2
Профи 3		1/3	Любитель 3		1/4	Студент 3		1/3

Где:

Скорость - среднее количество сценариев, которые может написать сценарист в день.
Качество - процент сценариев, которые могут получить положительную рецензию.

Чтобы начать составлять план работ, нужно создать файл нового проекта. Это можно сделать, в диалоговом окне (ДО) Project Information ( Сведения о проекте), в котором можно определить основные его характеристики. Чтобы его вызвать щелкните команды меню Project > Project Information (Проект > Сведения о проекте).Ознакомьтесь с составом окна и установите значения:

• Дата начала=!!! не ізменять, предложенную в ДО..
• Проектирование от = дата начала проекта; все задачи начинаются, как можно раньше (способ планирования от даты начала проекта)
• Календарь = стандартный

ОК

Сохраните проект в папке Мои документы под названием БелРеклама

Файл сохранился в выбранной папке под именем БелРеклама.МРР.

Расширение МРР, означает «Microsoft Project project *.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ПРОЕКТА.

Как правило, настройки стандартных календарей не подходят для проекта.

Календари	Распределение времени
Стандартный	Понедельник - пятница 8:00-17:00 (перерыв 13:00-14:00)
24 часа	7 дней в неделю 24 часа в сутки
Ночная смена	Понедельник - пятница 23:00-8:00 (перерыв 3:00-4:00)

 

Например, в календаре Standard (Стандартный) рабочим временем считается интервал с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед с 12:00 до 13:00. В данной организации рабочее время зафиксировано в интервале с 9:00 до 18:00 или с 9:30 до 18:30. Кроме того, в стандартный календарь не включены особые выходные или укороченные дни, например, пятница, или день рождения фирмы. Поскольку стандартные настройки не подходят, то нужно изменить их в существующем календаре либо создать новый календарь.

Примем, что сотрудники работают в одном временном режиме, поэтому создайте один общий календарь проекта.

Для этого командой Tools > Change Working Time откройте ДО Change Working Time (Корректировка календаря), ознакомьтесь с интерфейсом окна и задайте следующие установки.

Начало рабочей недели-с понедельника. Начало рабочих дней- в 8-30, конец в 17-30. Перерыв на обед с 13-00 до 14-00. Окончание работы по пятницам в 16-30. Задайте праздничные дни 23 февраля и 8 марта. Кроме того установите день рождения фирмы 5 апреля. Затем по кнопке New (создать) перейдите в окно Создание Нового Базового Календаря, отметьте пункт создание нового базового календаря, задайте имя календаря Стужка и ОК>OK

ВВОД ЗАДАЧ ПРОЕКТА

Ключевыми данными являются сведения о длительности и взаимозависимости задач.

Рассмотренный выше перечень проектных задач можно представить таблицей, сведения из которой можно занести в таблицу вода задач представления «Диаграмма Ганта».

Ид.	Название задач	Длительность	Предшественники
	Подготовка административных документов
	Подготовка вариантов сценариев
	Отбор сценариев, пригодных для участия в конкурсе
	Отправка всех документов на конкурс		1; 3

При вводе списка задач проекта надо учесть следующее:.

· Номера «Ид.» вводить не надо, программа сама их проставит, просто необходимо соблюдать порядок.

· Количество дней в столбце «Длительность» вводится по формату «1д», но можно вводить просто числами. По умолчанию Microsoft Project «поймет», что имеются в виду дни.

· Для ввода «12 дней нужно набрать «12д»,

· Для ввода «12 месяцев» нужно набрать «12м»).

· Если удобнее вводить длительности в других единицах - минутах, часах, неделях или месяцах, - имеет смысл переопределить умолчание Microsoft Project.
В меню Сервис щелкните Параметры (Установки), в появившемся окне перейдите на вкладку Планирование и переопределите параметры планирования Длительности.

· Даты начала и окончания пока не проставлять. Для начала Microsoft Project будет использовать даты, начиная с текущей.

· Если в одну ячейку столбца «Предшественники» нужно ввести номера-идентификаторы двух или более задач, отделяйте их друг от друга символом «;». точка с запятой

• План работ лучше всего составлять в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для добавления задачи в план проекта нужно установить курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Task Name (Название задачи).

Откройте из меню View (Вид).представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Согласно приведенной таблицы, заполните названия основных задач проекта «БелРеклама» в столбце Task Name (Название задачи)и продолжительность работв столбце Duration. Даты начала задач пока изменять не надо, по умолчанию, там текущая дата.

Заполните колонку Predecessors (Предшественники) используя значения идентификаторов задач. Обратите внимание, как изменились даты начла и завершения задач. Изучите полученную диаграмму Ганта.

Предусмотрите периодические совещания с участниками проекта (длительностью в 10 минут, через каждые 2 рабочих дня) для получения информации о ходе фактического выполнения работ.

Для этого,

1. перед задачей «Отправка всех документов на конкурс», вставьте «новую задачу
2. сделайте новую задачу повторяющейся с вышеуказанными параметрами и назовите её. «Отчёт». Воспользуйтесь командой
   Insert(Вставка)èrecurring task (Повторяющаяся задача)

Откройте представление Trakin Gantt ( Диаграмма Ганта с отслеживанием ).

На ней приводится более сложный вариант диаграммы Ганта для проекта - с указанием степени выполнения каждый из задач на данный момент (пока это 0%), а также с отображением критического пути. Причём выводы программы о критическом пути для данного проекта совпадают с выводами полученными при составлении сетевого графика вручную.- Microsoft Project считает, что критическими задачами являются подготовка вариантов сценариев (задача 2), отбор сценариев, пригодных для участия в конкурсе (задача 3), и отправка всех документов на конкурс (задача 4).

Что касается продолжительности проекта - ее можно узнать, например, в меню Project è Project Information (Проект > Сведения о проекте). Чтобы увидеть параметры проекта, в ДО Сведения о проекте щёлкните кнопку Статистика. Длительность проекта, БелРеклама составляет 15 дней.

Теперь изучите, как выглядит сетевой график проекта, который генерирует Microsoft Project. Откройте представление Network Diagram (сетевой график) из меню Вид. Cсравните его с сетевым графиком, созданным по традиционной технологии, на прошлом занятии.

На первый взгляд, графики не похожи. Это потому, что в сетевом графике Microsoft Project отсутствует понятие «события» - на нем отображаются задачи и их взаимосвязь. В узлах сетевого графика Microsoft Project находятся задачи, а не события. Стрелки, которыми связаны задачи, отображают их взаимную зависимость. От задачи 2 идет стрелка к задаче 3 - это значит, что к задаче 3 можно приступать только после того, как выполнена задача 2. К задаче 4 идут две стрелки - от задач 1 и 3, это значит, что пока не выполнены задачи 1 и 3, нельзя выполнять задачу 4. Некритическая задача окрашена на сетевом графике Microsoft Project голубым, критический путь выделен жирной красной линией.

 

 

Изучите еще один способ отображения графика проекта - календарный. Открывается командой: View (Вид) è Calendar (Календарь).

Календарный вид удобно использовать на заключительной стадии планирования, когда все уже, собственно, распланировано, и осталось вывесить график.

Вспомните, что для данного проекта принята пятидневная рабочая неделя. И на диаграммах Ганта, и на календаре нерабочие дни помечены серым цветом.

Уточним разбиение работ на задачи по принципу от общего к частному.

Ид.	Название задач	Длительность	Предшественники
	Подготовка документов
	Подготовка административных документов
	Подготовка креативных документов
	Отправка всех документов на конкурс		2;3

 

Разобьём общие задачи на подзадачи

 

Ид.	Название задач	Длительность	Предшественники
	Подготовка документов
	Подготовка административных документов
	Подготовка юридических документов
	Подготовка финансовых документов
	Подготовка креативных документов
	Подготовка вариантов сценариев
	Отбор сценариев, пригодных для участия в конкурсе
	Отправка всех документов на конкурс		2; 3