Основні правила правопису ділового листа.

· При написанні ділового листа краще всього використовувати редактор тексту Microsoft Word.

· Виберіть шрифт Times New Roman, 12-14 розмір і 1-2 пт міжрядковий інтервал, номер сторінки слід вказувати в нижньому правому куті. Як показує світова практика — це найоптимальніші текстові налаштування для написання ділового листа.

· При відправленні роздрукованого примірника,не забудьте використовувати фірмовий папір,або хоча б логотип підприємства — це ваша візитна картка. Поставтеся до її оформлення дуже ретельно, адже таким нехитрим способом ви підкреслите свою авторитетність та індивідуальність.

· При міжнародній листування складати лист найкраще англійською мовою,як найбільш оптимальний варіант для всього світового співтовариства.

· Обов'язково дотримуйтеся ділового тону, особливо не використовуйте просторіччя, адже в деяких випадках їх можуть розцінити,як мовну агресію. Залежно від ступеня ваше ставлення до одержувача. Наприклад, «Шановний», «Поважний» або навіть «Дорогий».

· Як можна більше розділяйте діловий лист на смислові абзаци, щоб зробити його якомога легшим для сприйняття. Користуйтеся правилом: перший і останній абзац не більш п'яти рядків, решта — менше восьми.

· Ніколи в діловій кореспонденції: не скорочуйте слова, які йдуть разом із зверненням до адресата (наприклад, «нач. фірми.» замість «начальник фірми»; «.ша.» замість «шановний») не звертайтеся в діловому листуванні на «ти», це не просто некоректно, а навіть вульгарно;

· Не вживайте двозначні фрази і неточності, також уникайте перевантаженості «професіоналізмом».

· Наприкінці прописуйте подяки адресату, хоча б за те, що він прочитає вашу «творчість».

· Після отримання відповіді згідно діловому етикету ви повинні відповісти протягом десяти днів, якщо лист писаний від руки,якщо ж лист електронний — не більше ніж, через 48 годин.

· Тому, якщо ви очікуєте відгуку на свою кореспонденцію, якомога частіше перевіряйте скриньку, щоб не прогледіти відповідь.

Як зробити діловий лист найбільш привабливим. Так, безсумнівно, по закінченню років, скільки існує кореспонденція, вже виробився стійкий ряд правил і норм етикету для написання ділового листа. Але, незважаючи на це, як показує досвід відомих дипломатів, зараз ефективність від написання ділової кореспонденції стала відходити від загальноприйнятих догматів. У зв'язку з цим виробилися нові правила ведення привабливою ділового листування.

Перше правило:

· «Тема». Перше, що кидається в очі, коли отримуєш лист — це його тема. Напевно, у кожного бувало, що отримавши на скриньку, лист з позначкою «Rе:», «Комерційна пропозиція» і т. п. ми просто закидали в папку спаму,або взагалі видаляли. Також і кожен адресат комерційного листа, особливо при нестачі часу може закинути його «в смітник». Саме тому приділіть особливу увагу формулюванні теми. Наприклад, замість «Проблеми» можна написати розгорнуто «Проблеми доставки запчастин на СТО» або замість «Пропозиція про співпрацю» — «Пропозиція розробки спільної рекламної кампанії» та ін.Адресат, навіть не відкриваючи листа, повинен бути готовий до запропонованого вами потоку інформації та визначати з першого погляду: чи корисно читати лист,чи це марна трата часу.

Друге правил:

«Привітання». Могли б ви уявити собі, що сидите в розкішному кабінеті, аналізуєте, наприклад, бізнес-план, і тут до вас вривається підлеглий без «Здрастє-Досвіданія»,кладе на стіл документи, розвертається і йде. Досить грубо, чи не так? Також сприймається і діловий лист, в якому немає вітання і особистого звернення. Тому намагайтеся завжди розташувати людину до себе при кореспонденції за допомогою ввічливого поводження: по імені-по батькові або просто по імені, враховуючи ваші міжособистісні відносини. Якщо такі дані вам невідомі, почніть лист з узагальнених слів. Чудово підійдуть звернення «Шановні колеги», «Шановні партнери», «Шановне керівництво компанії» та ін.Або просто почніть лист зі слів «Здрастуйте», або «Добрий день».

Третє правило:

«Структура». Буде дуже до речі, якщо лист ви почнете з пояснення, де і як ви познайомилися,або розпочали співпрацю. Це розташує людину до вас і стане додатковим важелем розташування до вас. Далі постарайтеся однією фразою сформулювати мету вашого листа. Якщо таких цілей багато, то краще розділити текст на дрібніші пропозиції, щоб зробити його доступним для сприйняття. Постарайтеся в першому абзаці викласти всю головну думку листа узагальненою фразою, адже початок тексту сприймається набагато краще, ніж будь-які інші його частини. Також,якщо у вас накопичилося до адресата дуже багато питань, розбийте їх по пунктах. Наприкінці листа висловіть надію на подальшу спільну роботу і вдячність до одержувача. І не забудьте залишити свої координати (ПІБ, назва компанії, посада та контакти).

Четверте правило:

«Файли». Погодьтеся, набагато цікавіше співпрацювати з людиною, яка може розповісти про себе і свій роботі не тільки словесно, але і візуально керуючись лише діловим листуванням. Тому намагайтеся до ділового листа підготувати якусь навіть саму елементарну графічну презентацію. Багато часу на її виготовлення у вас не піде, зате який буде ефект. Також при додаванні файлів не забувайте правильно їх підписувати. Наприклад, замість «Резюме» правильно «Іванов І. І. Резюме на вакансію Журналіста».

П'яте правило:

«Все до місця». Уважно стежте за методами власного самовираження. Наприклад, іноді в ділових кореспонденціях зустрічаються навіть «смайлики». З точки зору того ж пошани до адресата, вони є недоречними і їх вживання може викликати у вашого адресата неприязнь при спілкуванні з вами. Також не використовуйте експресивні і пестливі вирази. При оформленні ділового листа, головне — не перестарайтеся з змістом його запам'ятовуванням, адже в пам'яті відкладається не тільки гарне, але і погане.

Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, що відповідають стандарту. Для таких бланків встановлений комплекс обов’язкових елементів (реквізитів), які повинні розташовуватися в певному порядку.

Бланк офіційного листа являє собою аркуш паперу з відтвореними типографським способом постійними елементами. Можна сказати, що офіційний лист складається з «рами» листи і основного тексту і містить крім основного тексту інформацію про адресант: повна та скорочена назва організації-відправника, її поштова та телеграфна адреса, номер телефону, факсу та телетайпу, номер того листа або телеграми, які послужили приводом для листування, і багато іншого. Бланки можуть бути як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

Оформлення бланка, відповідне принципам технічної естетики, позитивно впливає на сприйняття його змісту. Наприклад, враховуючи властивість людського ока легше фіксувати верхню частину будь-якого об’єкта, при оформленні документів слід їх верхню частину робити більш насиченою, а нижню — більш «стійкою».

Стандарти на формуляри-зразки встановлюють формати і розміри полів документів, що входять до складу уніфікованої системи документації, а також вимоги до побудови конструкційної сітки формуляра-зразка, реквізити та правила їх розташування. Документи, що входять до складу уніфікованих систем документації, складаються з трьох основних частин, які розташовуються в межах чітко розмежованих зон. Така «геометрія» документа забезпечує необхідну швидкість сприйняття його тексту.

Реквізити — це обов’язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ 6.38-90.

Встановлення стандарту на формуляр-зразок, який, у свою чергу, визначає вимоги до бланка офіційного листа, викликане необхідністю уніфікувати процес його оформлення, що дозволяє: організувати централізоване виготовлення бланків для листів; зменшити вартість машинописних робіт; скоротити трудовитрати на складання та оформлення листів; полегшити візуальний пошук необхідної інформації; розширити можливості застосування обчислювальної та організаційної техніки при обробці листів.

Формуляр-зразок є основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів управлінської документації. Площа, відведена формулярами-зразками для розташування кожного реквізиту, відповідає оптимальному обсягом цього реквізиту в друкованих знаках.(3)

Згідно ГОСТ 6.38-90, документи можуть містити (залежно від призначення) до 31 реквізиту. Проте жоден документ не оформлюється повним набором реквізитів. Для кожного виду документа визначено їх склад залежно від призначення документа. Так, для офіційного листа рекомендується наступний склад реквізитів:

1) Державний герб (для державних підприємств);

2) емблема організації;

3) код за ЗКПО (для внутрішньореспубліканському листування), якщо він є;

4) код документа по ОКУД (якщо є);

5) найменування організації (повне та скорочене);

6) поштова та телеграфна адреси;

7) номер телефону;

8) номер факсу, телетайпу;

9) номер рахунку в банку;

10) дата;

І) індекс документа;

12) посилання на індекс і дату вхідного документа;

13) адресат;

14) заголовок до тексту;

15) текст;

16) підпис;

17) прізвище та телефон виконавця.

Можуть бути зазначені ініціали друкарки та кількість примірників, але вони не входять до складу обов’язкових реквізитів. Сукупність реквізитів офіційного листа називається формуляром. Реквізити (1) — (9) друкуються, як правило, типографським способом. Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Всі інші документи мають назви, наприклад «Наказ», «Акт», «Рішення», «Доповідна записка» і т.д. Згідно ГОСТ 6.38-90 зображення Державного герба поміщається на бланках листів державних установ. Найменування організації — адресанта документа дається в повному та скороченому вигляді, наприклад, Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи — ВНИИДАД.

Слід пам’ятати, що скорочувати назви організацій довільно не можна. Скорочені найменування організацій утворюються трьома способами:

-за першими літерами слів, що входять до найменування, наприклад, МВС (Міністерство внутрішніх справ). Абревіатури пишуться разом і букви в них не розділяються точками;

-за початковими складах букв, що входять до найменування, наприклад, Уралмаш (Уральський машинобудівний завод);

-змішаним способом, коли складноскорочені найменування утворюються частково з початкових букв, частково з усічених слів і пишуться в першій частині прописними літерами, у другій малими, наприклад, ВНІІдормаш. Такі слова пишуться теж злитно. Назви установ скорочуються тільки в тому випадку, якщо скорочена назва зазначено в офіційному документі. Поштова та телеграфна адреси належать до обов’язкових реквізитів офіційного листа. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфному адресах організації повинні відповідати поштовим правилам.

Номера телефону, факсу, номер рахунку в банку також необхідно вказувати на бланку листа.

Обов’язковим реквізитом листа є дата, яка проставляється в лівому верхньому кутку. Датою листа вважається дата його підписання. Вона служить пошуковою ознакою і використовується при посиланні на лист. Дати в листі повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться в одному рядку арабськими цифрами в такій послідовності: число, місяць, рік. Число, місяць і рік записуються трьома двозначними цифрами. Наприклад, дату 25 жовтня 1997 слід записати так: 25.10.97 (допускається і інша запис: 25.10.1997). Якщо число або місяць позначаються однією цифрою, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, дату 12 січня 1997 записують наступним чином: 12.01.97. Після двох цифр, що позначають число і місяць, ставляться крапки, після двох цифр, що позначають рік, крапка не ставиться (наприклад, 20.02.97).

Індекс вихідного документа — номер листа і його умовне позначення — зазвичай складається з кількох частин. Спочатку може бути записаний індекс структурного підрозділу, індекс по номенклатурі справ класифікатора кореспондентів, виконавців, а останньою частиною буде порядковий номер вихідного листа, наприклад, № 2 / 16-2955 або 18/275.

Посилання на індекс і дату вхідного документа включає індекс і дату листа, на який дається відповідь, і розташовується нижче індексу і дати вихідного документа. Цей реквізит присутній тільки на бланку для листів. Зіставлення дат відправлення та одержання листів дає уявлення про ступінь оперативності роботи установи з кореспонденцією.

При посиланні на вхідний документ слова «наш», «ваш», вживати не рекомендується.

Ні в якому разі не слід поміщати ці дані в самому тексті листа. Вигляд цього реквізиту в листі повинен бути наступним: «На № 4520/144 від 17.05.97».

Адресат — найменування та адресу одержувача листа (найменування та адреса організації, структурної частини організації, фірми або прізвище та адресу особи, якій направляється лист, — вказується на верхній правій стороні бланка листа. Це внутрішній адреса листа. У адресата назва організації-одержувача пишеться в називному відмінку. (4)

Розділові знаки у внутрішньому адресу можуть бути опущені. Найменування організації, ім’я і прізвище особи, якій лист адресовано, слід писати так, як вони дані на що виходить від цієї організації кореспонденції або як у довіднику.

До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Поштова адреса не проставляється на документах, що направляються в урядові організації та постійним кореспондентам __ в цих випадках доцільно застосовувати конверти із заздалегідь надрукованими адресами.

Якщо лист адресується офіційному обличчю, спочатку вказується посада, потім прізвище та ініціали, потім адреса організації.

Основний реквізит ділового листа — текст. Максимальна довжина стандартної рядка офіційного листа дорівнює 64 друкованих знаків, що складає близько 17 см. Зазвичай рядок вміщає 60-62 знака. Вибір такої довжини рядка пояснюється найбільш вживаним форматом А4, а також тим, що, читаючи текст, ми, як правило, тримаємо його на відстані 30-35 см від очей, а кут сектора найкращою сприйнятливості людського ока дорівнює 30 градусам.

Відмітка про наявність додатка робиться, якщо до листа включені будь-які документи. У лівому нижньому куті листа відразу від поля ставиться слово «Додаток», потім поміщаються назви доданих документів в цифровій послідовності із зазначенням кількості примірників і аркушів. Кожна назва розташовується на окремому рядку. Під словом «Додаток» ніяка запис не проводиться.

Самі документи, що входять до складу програми, повинні мати всі необхідні реквізити: найменування виду документа, заголовок, дату, підпис. Крім того, на додатках у верхньому кутку праворуч робиться відмітка, яка вказує на зв’язок додатки з основним документом. Якщо додаток є самостійним документом, воно направляється із супровідним листом.

Реквізит «підпис» поміщається зліва під текстом листа відразу від поля. До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує лист, особистий підпис і його розшифрування. Оскільки ділові листи пишуться на бланках установ, назва установи в підписи не вказується.

Дві підписи ставляться в тому випадку, коли необхідно підтвердити дійсність першого підпису, а також в особливо відповідальних документах, наприклад, у листах з фінансово-кредитних питань, які направляються фінансово-банківським установам. В таких листах завжди ставиться підпис головного (старшого) бухгалтера підприємства.

При підписання листа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді:

Директор інституту Підпис А.Н. Марченко

Головний бухгалтер Підпис Ю.П.Волков

При підписанні листа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розташовуються на одному рівні:

Директор ЗАТ «Корсар» Підпис Г.А.Фомін

Директор ВАТ «Карелія» Підпис І.В.Петров

Усі примірники листів, що залишаються у справах організацій, повинні містити справжні підписи посадових осіб.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті листа, відсутня, лист підписує особа, яка виконує його обов’язки, або його заступник. При цьому обов’язково вказується фактична посада особи, яка підписала лист (наприклад, «в.о.», «заст.») І його прізвище. Не можна підписувати листи з приводом «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Підписання документа є одним із способів посвідчення його. Офіційний лист без підпису не має юридичної сили.

Відмітка про виконавця (укладача листа) включає прізвище виконавця і номер його службового телефону і поміщається на лицьовій стороні листа.