Концепция проектного управления

Современное управление проектом – это особый вид управления, который может эффективно применяться к управлению любыми объектами, а не только объектами, имеющими явные характеристики проекта. Это подтверждается результатами практического использования проектного управления в самых разнообразных областях современного российского менеджмента.

Концепция управления проектом может описываться с помощью таких основных структурных и функциональных компонентов, как:

- жизненный цикл проекта;

- структура процессов управления проектом;

- структура функциональных областей проекта;

- система методов управления проектом;

- эффективность управления проектом.

Как отмечалось в теме 1 система это единство множества различных структур, поэтому для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации (декомпозиции) сводится к разбивке проекта и системы его управления на следующие компоненты:

- фазы жизненного цикла проекта (этапы, работы, задачи, единичные рабочие процессы);

- отдельные пакеты работ, увязанные между собой в структуру работ по проекту;

- организационную структуру исполнителей работ по проекту;

- структуру распределения ответственности и обязанностей исполнителей при выполнении работ по проекту;

- функциональные области управления проектом, функционирующие практически во всех фазах управления проектом;

- общие системные функции управления проектом, реализуемые на всех этапах осуществления проекта и во всех функциональных областях.

Основной структурной единицей, объединяющей участников проекта, является команда проекта - специальная рабочая группа, организационно входящая в состав одного из участников проекта (а иногда становится и самостоятельным участником проекта) и осуществляющая управление инвестиционным процессом в соответствующем проекте. Реализация проекта происходит в рамках организационной формы, структура которой в значительной степени влияет на сам проект. Различают следующие типы организационных структур проекта:

- функциональная структура преимущественно учитывает организационные особенности компании, реализующей проект. В качестве ее разновидности может применяться дивизиональная форма организации управления, сформированная по региональному, продуктовому или технологическому признакам;

- проектная структура в максимальной степени ориентируется на потребности реализуемого проекта;

- матричная (смешанная) структура представляет гибрид функциональной и проектной структур. Могут быть выделены три разновидности такой структуры:

- слабая матрица, когда координатор проекта следит за координацией работ по проекту, но имеет ограниченную власть над ресурсами;

- сбалансированная матрица, когда менеджер проекта координирует все работы и разделяет ответственность за достижение цели с руководителями функциональных подразделений;

- жесткая матрица, когда менеджер проекта обладает максимальными полномочиями и несет полную ответственность за выполнение задач проекта.

Искусство эффективного управления во многом определяется способностями и талантами руководителя. Однако управление все в большей степени основывается и на научных подходах. Сегодня менеджер уже не может полагаться лишь на мнения, суждения и разговоры. Необходимо использовать системный подход к подготовке и принятию решений, которые включают в себя методики и средства для сбора, обработки и анализа информации, позволяющие смоделировать развитие ситуации и предвидеть возможные последствия. Моделирование и системный анализ имеют решающее значение в превращении разрозненной информации в знания, имеющие практическое значение.

Принятие любых управленческих решений, как правило, связано с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов. Именно в этой ситуации имеет смысл задуматься об использовании более формализованной системы планирования и управления проектами с использованием современных информационных технологий.

Тремя китами» эффективного управления проектами являются концепции жизненного цикла проекта, команды проекта и финансирования проекта. Концепция жизненного цикла проекта исходит из необходимости организации единого неразрывного процесса достижения цели проекта. Концепция команды проекта предполагает построение единой организационной структуры, отвечающей за успех проекта на всех стадиях его реализации. Концепция финансирования проекта призвана обеспечить соответствие финансовых затрат проекта объемам и качеству выполненных работ. Подробно материал по этим темам будет рассмотрен в последующих темах.

За сорок с лишним лет, в течение которых применяется технология управления проектами, разработан целый ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять ограничениями проектов.

Для того чтобы справиться с ограничениями по времени, используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта, и по мере выполнения работ соблюдение бюджета контролируется. Для успешного выполнения работ требуется их адекватное ресурсное обеспечение. Для этого существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, методы, использующие матрицы ответственности, или диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных видов ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что проектные задания зачастую трудно как формулировать, так и контролировать. Для решения данной проблемы используются, в частности, методы управления изменениями содержания проекта и методы управления качеством работ по проекту.

Итак, руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта: сроки, расходы и качество результата. В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками выполнения работ – ключ к успеху по всем трем перечисленным показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании и контроле за соблюдением календарного графика работ.