Мовний Етикет службовця

Мовний етикет – це правила ввічливого спілкування. У сучасному суспільстві політичні, економічні, культурні відносини мають базуватися на дотриманні норм етикету, на повазі колег, партнерів один до одного.

Знання норм ділового спілкування полегшує встановлення контактів між його учасниками, допомагає їм порозумітися, поліпшити взаємини.

9.1 Етикет ділового листування

Службові листи друкують на комп’ютері, пишуть на бланку або на чистому аркуші паперу. Лист, написаний нерозбірливим, нечітким почерком, свідчить про брак культури автора листа. Перш ніж відправляти службовий лист адресату, прочитайте його, перевірте, чи не містить він помилок. У тексті не повинно бути виправлень, закреслених слів або фрагментів неякісного друку. Для листа обирайте високоякісний папір. Якість конверта й паперу мають справляти приємне враження отримувача кореспонденції про відправника листа. Якщо обсяг службового листа перевищує одну сторінку, то нумерацію сторінок починають із другої. Біля цифри, якою позначають номер сторінки, не ставлять ніяких позначок. Текст листа поділяють на абзаци. Лист починають із звертання до адресата:

Шановний Андрію Петровичу!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановна Оксано Сергіївно!

Відсутність звертання можна витлумачити як зневагу до адресата, як порушення норм етикету. Якщо ваш лист є відповіддю на запрошення, запит, доречно на початку тексту висловити вдячність:

Щиро дякуємо Вам за лист.

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану інформацію...

Звертаючись у листі до однієї особи, займенники Ви, Ваш (Ваша, Ваше, Ваші) пишуть з великої літери. Якщо лист адресовано колективу, займенники ви, ваш (ваша, ваше, ваші) пишуть з малої літери.

Ввічливими, тактовними мають бути листи-відмови. Слід використовувати коректні, доброзичливі словесні формули:

На жаль, не маємо змоги задовольнити Ваше прохання...

Ми ознайомилися з Вашою пропозицією. Із прикрістю повідомляємо, що змушені відмовитися від...

Дуже шкода, але не можемо підтримати...

У прикінцевій частині листа можна повторити подяку, висловлену на початку, дати запевнення щодо своїх намірів, висловити сподівання, попросити вибачення за клопіт:

Дозвольте ще раз подякувати Вам за...

Будемо раді співпрацювати з Вами...

Запевняємо, що Ви можете розраховувати на нашу підтримку...

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції...

Прощальну фразу можна подати у таких формах:

З повагою...

З повагою й найкращими побажаннями...

З удячністю й повагою...

Бажаємо успіхів.

Ділові листи не повинні бути довгими. Викладати думки слід чітко, стисло, логічно, аргументовано. Для перевірки листа можна скористатися програмою Word. На одержаний лист потрібно відповісти протягом 7 – 10 днів. Якщо на лист-запит доведеться довго шукати інформацію в архіві, можна впродовж трьох днів повідомити адресата, що його лист одержано, а відповідь надіслати протягом місяця.

9.2 Етикет інтернету

Словосполучення етикет Інтернету має синоніми мережевий етикет, нетикет (англ. net – мережа, фр. еtiquette – етикет). Першими користувачами мережі Інтернет були працівники державних установ і наукових організацій. Інструкції встановлювали порядок і способи користування Інтернетом. Мережа Інтернет є унікальним засобом для пошуку інформації та встановлення контактів у різних сферах людської діяльності. Спілкування у віртуальному просторі базується на тих самих правилах, що і спілкування у реальному житті. Спілкуючись у віртуальному просторі, не забувайте, що поруч із вами у мережі перебувають люди. Обстоюючи свою думку, не ображайте співроз-мовників, не вживайте нецензурної лексики. Ваші слова можуть фіксуватися в мережі, певний час зберігатися. Вам можуть нагадати про Вашу неетичну поведінку, Ваші нечемні слова згодом можуть зашкодити Вам. Опинившись у певній ділянці віртуального простору, не поспішайте втручатися в обговорення певних проблем, спочатку “послухайте” учасників дискусії.

Перш ніж відправляти якій-небудь особі електронного листа, поміркуйте, чи потрібен їй цей лист, чи не відволікаєте ви цю особу від нагальних справ. Поважайте право особи на приватне листування. Системні адміністратори не повинні читати приватні поштові повідомлення та розголошувати їх зміст. Будьте тактовними. Якщо користувач Інтернету припускається помилок, зробіть йому зауваження не в конференції, а у приватному листі.

Електронні повідомлення мають бути стислими. У листах не зазначайте адреси електронної пошти інших осіб без їхнього дозволу. Перевіряйте повідомлення, перш ніж відправити їх, виправляйте помилки. Не зловживайте великими літерами: у листуванні електронною поштою заведено, що слова, написані великими літерами, – це те саме, що крик у повсякденному спілкуванні. Щоб виділити слово, ставте перед ним і після нього зірочки. Не використовуйте пошту для розсилання рекламних повідомлень, які випадково потрапили до вашої поштової скриньки. Якщо до комп’ютера (електронної поштової скриньки) мають доступ кілька осіб, необхідно встановити систему паролів ідентифікації користувача. Ніколи не передавайте іншим особам свій пароль, ідентифікатор, якщо не хочете, щоб сторонні особи отримали доступ до конфіденційної інформації.

Існують певні інтернет-правила для власників веб-сторінок і веб-серверів. Запозичення інформації з друкованих джерел та її розміщення на веб-сайтах порушує авторські права письменників, науковців, публіцистів. Відвідувачі веб-сторінок мають дотримуватися головного правила: не використовувати розміщену на сайтах інформацію (тексти, ілюстрації тощо) у комерційних цілях без попереднього узгодження з авторами чи власниками веб-серверів.

9.3 Візитна картка

Французи стверджують, що перші візитні картки були створені у Франції в ХVІІ ст. одним із вельмож Людовика ХІV. Вони поширилися за часів правління цього короля. У ХVІІІ столітті кожен французький дворянин мав по кілька різних видів візиток. Китайці доводять, що до візиток додумалися саме їхні пращури й перші візитні картки з’явилися в Китаї в ІІІ ст. н. е. Форма, колір, формат китайської візитної картки свідчили про соціальний стан її власника.

Згідно з іншою теорією, візитки спочатку не були атрибутом панівного класу. Ними користувалися переважно прихильники азартних ігор. Той, хто програвав, писав на зворотній стороні карти свої ім’я й адресу, щоб наступного дня переможець міг прийти до боржника за виграшем. Перше документальне підтвердження – зразок друкованої візитної картки – було знайдено у Німеччині, вона датується 1786-им роком.

На території України та Росії візитні картки з’явилися у ХVІІІ ст. за часів імператриці Катерини ІІ і стали важливим атрибутом, що представляв свого власника в усій його величі. Поступово візитки перетворилися на справжні шедеври графічного мистецтва з гравійованим орнаментом, вигадливими гербами власників. Однак значного розповсюдження візитні картки набули лише в ХІХ столітті. Тоді й сформувалася певна культура оформлення візиток і правила користування ними.

На жаль, після революції 1917 року візитки повністю викорінили, оголосивши їх буржуазним пережитком. У Радянському Союзі мати візитку могли або високопоставлені чиновники і громадські (політичні) діячі, або представники творчої інтелігенції, яким дозволялися маленькі слабкості. Право на візитку мали співробітники обкомів, райкомів, дипломати, космонавти, “виїзні” діячі культури. Візитки чиновників були оформлені скупо, одноманітно. Актори, режисери, художники дозволяли собі набагато більше, створюючи часом справжні шедеври. Від радянських часів у сучасну практику перейшла манера писати прізвище перед іменем – дотепер так роблять лише в Україні й Росії.

Наприкінці ХХ ст. візитки знову набули масового поширення. З бурхливим розвитком економіки, політики й бізнесу невелика картка стала символом нових ділових стосунків.

У ХХІ столітті візитки вийшли за рамки офіціозу й стали активно використовуватися у різних сферах ділового життя. Діапазон їхнього застосування широкий: підтримка зв’язків між офіційними й неофіційними особами, діловими партнерами, бізнесменами. У ряді випадків, наприклад, у Японії, Кореї, візитка може слугувати посвідченням особи, тобто виконувати ідентифікаційну функцію.

Візитна картка – це картка для вручення під час знайомства чи візиту.

Візитна картка друкується на цупкому папері розміром 5 × 9 см, при цьому жінки (як дружини, а не як офіційні особи) повинні мати візитки розміром 4 × 8 см. Вищі посадові особи інколи використовують візитні картки розміром 6 × 9 см, 5 × 10 см, 6 × 10 см.

Реквізити візитної картки:

1. Назва установи, організації.

2. Ім’я та прізвище (у вітчизняній практиці – прізвище, ім’я, по батькові) власника картки.

3. Посада.

4. Адреса установи, організації.

5. Номери телефонів, факсу, електронна адреса.

На візитній картці офіційної особи, дипломатичного працівника друкуються лише ім’я, прізвище та посада її власника.

Світова практика має досвід використання різних видів візитних карток, що різняться функціональним призначенням. Найпоширеніші такі з них:

 

1. Візитна картка фірми, установи чи організації. Містить повну назву організації, адресу, телефон, факс. Використовується із представницькою метою і для привітання від імені фірми.

ДП ДАК „Хліб України”

Новоукраїнський комбінат

хлібопродуктів

 

вул. Кірова, 28, м. Новоукраїнка

Кіровоградської обл., 01010

тел./факс: (052-51) 2-40-81, 2-35-79

2. Стандартна картка. Зазвичай використовується під час знайомства, що передбачає подальші стосунки. Вона містить назву установи, прізвище, ім’я, по батькові (друкуються великими літерами), посаду, службову адресу, службовий телефон (інколи й домашній).

 

ТОВ „Підприємство Іван Богданович

„АВІС” Тищук