Отслеживание проекта

После сохранения базового плана перейдём к отслеживанию проекта. Наиболее удобным представлением для отслеживания проекта является Диаграмма Ганта с отслеживанием, таблица Базовый план.

Выберите команду меню Вид/Таблица: Ввод/Другие таблицы. В диалоговом окне Другие таблицы выберите Базовый план и нажмите Применить.

После сохранения базового плана перейдём к отслеживанию проекта. Наиболее удобным представлением для отслеживания проекта является Диаграмма Ганта с отслеживанием, таблица Базовый план.

Выберите команду меню Вид/Таблица: Ввод/Другие таблицы. В диалоговом окне Другие таблицы выберите Базовый план и нажмите Применить.

Настройте диаграмму Ганта, включив в неё отображение о базовом плане.

Выполните команду меню – Формат/Мастер диаграммы Ганта. Нажмите кнопку Далее.

Выберите переключатель Базовый план, нажмите кнопку Готово, затем – Форматировать.

После задания базового плана в этом представлении на диаграмме отображаются два отрезка – один из которых соответствует базовому плану, другой – текущему плану проекта.

Теперь установим Дату отчёта – так как все данные о фактических трудозатратах, вводимые в проект, относятся ко времени до даты отчёта.

Выполните команду Проект/Сведения о проекте.

По умолчанию Дата отчёта равна текущей дате и в окне выбрано НД.

Выберите дату отчёта.

При планировании проекта наибольшая точность достигается за счёт максимальной детализации, ввода в план подробной информации о каждой задаче и планировании «снизу вверх». При отслеживании проекта нужно придерживаться тех же принципов и определять состояние работ по проекту на основании хода работ по каждой из задач.

В MS Project используются 3 метода отслеживания:

Нажмите кнопку Отслеживание на панели Консультант.

Метод 1 – ввод информации о проценте выполнения задачи.

Внесем изменения в стандартную таблицу Отслеживание.

Нажмите на панели задач ссылку Подготовка к отслеживанию хода работ над проектом.

Укажите Нет на вопрос об использовании Project Server и нажмите ссылку Перейти к шагу 2.

Выберите способ ввода информации о проценте выполнения задачи.

1 способ – вручную в таблице в соответствующей колонке % завершения по трудозатратам указывается % выполнения на дату отчёта.

Введите в таблице для задачи 7 в эту колонку – 100%.

2 способ – ввод информации о проценте выполнения задачи в окне Сведения о задаче на вкладке Общие.

Введите в окне Сведения о задаче задачи 6 в поле со списком Процент завершения – 100%.

3 способ – ввод информации о проценте выполнения задачи с помощью панели инструментов – Отслеживание.

Выполните команду меню Вид/Панели инструментов/Отслеживание.

Первая кнопка - Статистика проекта открывает окно с данными базового, текущего и фактического планами и расхождениями между базовым и текущим планом.

Нажмите эту кнопку и изучите состояние дел по плану проекта.

Вторая кнопка – Обновить по графику – вводит фактические данные, как если бы эта задача выполнялась в точности по плану.

Используйте эту кнопку для задачи 5.

Третья кнопка – Изменить график работ приводит к переносу всех трудозатрат выделенной задачи, которые должны быть выполнены, но не были выполнены на дату отчёта, переносятся на время после даты отчёта.

Используйте эту кнопку для задачи 5.

Следующие пять кнопок позволяют быстро установить процент завершения для выбранной задачи.

Десятая кнопка – Обновить задачи открывает одноименное окно для ввода и редактирования фактических данных о задаче (% завершения, фактическую и оставшуюся длительность, даты фактического начала и окончания задачи).

Используйте эту кнопку для задачи 4.

Это окно можно вызвать командой Сервис/Отслеживание/Обновить задачи.

Выберите поле со списком % завершения – 100%.

Второй метод отслеживания – путем ввода в план информации о осуществлённых трудозатратах, или о трудозатратах, которые необходимо осуществить для выполнения задачи. Этот метод требует больше времени, но зато более точен.

На панели задач установите переключатель – Всегда отслеживать путём указания фактических трудозатрат.

MS Project открыл таблицу, наиболее удобную для ввода данных о фактических и оставшихся трудозатратах. Этот метод реализуется путём редактирования данных в колонках Фактические трудозатраты и Оставшиеся трудозатраты.

Для работы 11 введите Фактические трудозатраты – 4ч.

Третий метод отслеживания проекта – ввод в план проекта данных о повременных трудозатратах, например часов, потраченных на её выполнение, в каждый из дней её выполнения – наиболее точный и трудоёмкий метод.

Перейдите в представление Использование задач.

Выполните команду меню Вид/Таблица: Ввод/Отслеживание.

Этот метод позволяет вводить данные о трудозатратах, как для каждого назначения, так и для задачи в целом.

Трудозатраты за период времени для задачи равняются суммарным трудозатратам назначенных на неё назначений. Если же ввести трудозатраты для задачи в целом, то они будут распределены между её назначениями, пропорционально их плановой загрузки.

Введите для назначения Петров задачи 2 в колонке Физические трудозатраты 14ч.

При отслеживании всех задач проекта удобно использовать окно Обновление проекта.

Перейдите в представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. Выполните команду меню Сервис/Отслеживание/Обновить проект

Первый переключатель позволяет обновить состояние задач, выполнение которых должно было начаться до указанной даты, установив фактические данные равные плановым.

Второй переключатель позволяет установить % завершение задач согласно плановым показателям.

Третий переключатель позволит это сделать только если задача должна быть закончена к дате отчёта.

Четвёртый переключатель позволяет перепланировать задачи не завершённые до даты отчёта и перенести срок их выполнения на более поздний срок.

Теперь проведем анализ хода работ по выполнению проекта.

Добавим в нашу таблицу дополнительный столбец.

Для этого кликните на заголовке столбца Название задачи и выполните команду Вставка/Столбец и выберите Имя поля – Индикатор состояния.

В столбце Индикатор состояния появились значки, отражающие завершение задачи, задачи, идущие по плану и задачи, следующие с задержкой.

Также на Диаграмме Ганта можно видеть расхождение базового плана (черные линии) и текущего плана (синие линии).

После ввода фактических данных посмотрите статистику проекта.