Команды для работы с электронной таблицей как с базой данных

При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. Для реализации таких задач в состав табличного процессора входит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Единственным требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк. Типовыми операциями, которые выполняют данные команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.

Для поиска определенных строк таблицы пользователь задает критерий поиска. Критерий поиска определяет точное значение определенного поля или полей или указывает некоторый диапазон, в котором эти значения находятся. Для построения сложных критериев, сочетающих в себе требования, предъявляемые к нескольким полям, используются логические операторы "ИЛИ" и "И". Задание сложных критериев ограничивает область поиска.

Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сортировки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовые данные - в порядке убывания или возрастания. При этом пользователь должен указать "блок сортировки", включающий все сортируемые строки, и "последовательность полей сортировки". Последняя определяет начальное поле, по значениям которого будет отсортирована исходная таблица на первом этапе сортировки, вторичное поле, по значениям которого будут отсортированы строки, имеющие одинаковые значения в первичном поле, на втором этапе сортировки, и последующие поля сортировки. Таким образом, сортировка выполняется одновременно по нескольким полям сортировки.

Помимо рассмотренных типовых операций табличный процессор может иметь ряд специальных, например автоматическое подведение итогов по выделенным группам данных, создание сводных таблиц, консолидацию данных и др.

Примечание. Если исходная таблица неоднородна по строкам, но однородна по столбцам, перед началом работы с базами данных таблицу следует транспонировать (т.е. провести с ней операцию замены местами строк и столбцов).

Печать

Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера. Для каждого типа принтера необходим свой драйвер. Следующий шаг состоит в задании параметров страницы, формировании колонтитулов, а также в выборе вида и размера шрифта. Далее следует установить число копий, качество печати и количество или номера печатаемых страниц документа.

Команда просмотра страницы позволяет получить представление о ее общем виде еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования.

Сервис

Группа команд (мы условно назвали ее "сервис") предназначена для предоставления дополнительных возможностей опытным пользователям. Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблиц или их частей, установкой защиты, экспортом и импортом данных из других и в другие программные среды, подключением дополнительных математических инструментов и т. п.

Макросы. Макрос, как известно, – записанная последовательность команд или действий пользователя на клавиатуре. Табличные процессоры позволяют создавать собственные макросы и тем самым автоматизировать часто повторяющиеся рабочие операции. Для записи макроса используются специальные языки макропрограммирования. Так, в электронной таблице Excel 5.0 используются языки Excel 4.0 и Visual Basic. Макросы, написанные на этих языках, сохраняются и обрабатываются на отдельных листах в рабочей книге. Наиболее простой способ создания макроса – применение макрорекордера, содержащегося в некоторых электронных таблицах; он преобразует последовательность выбираемых пользователем действий на клавиатуре в код языка макропрограммирования. Однако использование макрорекордера имеет свои ограничения. Так, если пользователь создает программу, содержащую циклы, точки ветвления и другие сложные элементы программирования, ему придется самому написать (и отладить) программу на языке, встроенном в среду табличного процессора. Существуют специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.

Установка защиты. Чтобы не допустить внесения изменений в содержимое некоторых (или всех) ячеек электронной таблицы, устанавливается защита. После установки защиты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление будет невозможным до тех пор, пока защита не будет снята. Ячейки электронной таблицы могут быть защищены глобально или локально указанием адреса блока.

Многие программы защищают создаваемые в них электронные таблицы от несанкционированного доступа при помощи паролей. Вводя пароль, помните, что он чувствителен к выбираемому вами регистру (строчных или заглавных букв).

Экспорт и импорт данных. Для решения сложных задач часто возникает необходимость обмена данных электронной таблицы с другими программными продуктами. Электронные таблицы преобразуют файлы, созданные в других программах, в "свой" формат и наоборот. В некоторых из них особо выделяется режим импортирования текстовых файлов.

Использование математических инструментов. Потребности пользователя электронных таблиц часто не ограничиваются только решением поставленной задачи. Пользователь зачастую заинтересован в дополнительной информации и ее исследовании (моделировании). Моделирование в электронной таблице связано с решением целого ряда общих задач, таких, как "Что будет, если?", "Как сделать, чтобы?", анализ чувствительности, оптимизация и др. Иногда используются специальные методы исследования. В их числе регрессионный и дисперсионный анализ, обращение матриц, использование специальных функций. Многие математические инструменты предоставляются пользователю электронной таблицей.