Копирование данных и формата

В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколь­ко ячеек. Для того чтобы произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой. Проще всего выбрать прямоугольную область, то есть ячейки, попадающие в определенную область столбцов и строк. Для этого надо перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее протянуть указатель в противоположный угол области. После отпускания кнопки мыши все ячейки в прямоугольнике выде­ляются инвертированным цветом. Цвет первой ячейки остается неинвертированным, чтобы показать, что она является текущей. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон.

Протягивание можно производить в любом направлении. Вместо протягивания можно использовать клавишу SHIFT. Щелкнув на первой ячейке диапазона, можно нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячей­ке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана то завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.

Для выбора целых столбцов или строк можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области. Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позво­ляет выбрать весь рабочий лист целиком.

Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать даже несвязанные диапазоны, т.е. диапазоны, состоящие из строк или столбцов находящихся не рядом.

Поскольку лист Microsoft Excel имеет жесткую структуру, нажатие клавиши DEL приводит не к удалению выделенного диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого диапазона. Для реального удаления выбранного диапазона необходимо воспользоваться командой Удалить… меню Правка. Эта команда вызывает окно Удаление ячеек (рис. 5), содержащее четыре флага:

- ячейки, со сдвигом влево, который смещает ячейки стоящие правее выделенного диапазона, на их место;

- ячейки, со сдвигом вверх, который помещает ячейки стоящие ниже выделенного диапазона, на их место;

- строку, который удаляет всю строку;

- столбец, который удаляет весь столбец.

Для копирования данных необходимо выделить нужный диапазон, и вызвать команды Копировать или Вырезать меню Правка. После применения этих команд выделенный диапазон обводится пунктирной рамкой. При вырезании или копировании содержимое диапазона хранится в таблице до момента, пока его не вставят в новое место.

Для вставки копируемых ячеек, необходимо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и выполнить команду Вставка меню Правка. Ячейки вставляются в указанное место. Если выделенный диапазон был вырезан, после вставки ячейки выделенного диапазона очищаются.

Excel позволяет осуществлять специальную вставку. Для этого необходимо выполнить команду Специальная вставка меню Правка, которая вызывает окно Специальная вставка (рис. 6). Это окно содержит панели Вставить и Операция.

Панель Вставить включает 10 флагов все, формулы, значения, форматы, примечания, условия на значения, без рамки, ширины столбцов, формулы и форматы чисел, значения и форматы чисел. Особенности вставки, после установки практически всех флагов понятны из их названий. Исключением являются флаги все, при установке которого вставляется как значения, так и форматирование и условия на значения, при установке которого вставляются правила проверки данных.

Панель Операция содержит 5 флагов, четыре из которых являются командой для совершения простейших математических действий (сложения, вычитания, умножения и деления) над вставляемыми данными. При этом, если диапазон, куда назначена вставка содержит формулы, вставляемые значения или формулы будут добавлены к имеющимся формулам. Если диапазон чист, или содержит значения, вставляемые данные будут вставлены как значения (рис. 7).

Флаг пропускать пустые ячейки позволяет сохранять имеющиеся значения в ячейках области вставки, если соответствующие им скопированные ячейки были пустыми. Флаг транспонировать преобразовывает скопированные столбцы в строки и наоборот.

Кнопка вставить связь помещает в область вставки ссылки на соответствующие скопированные ячейки (рис. 7).

Полностью скопировать формат можно с помощью значка метелки, расположенного в панели Форматирование. Для этого вначале выбирают диапазон из которого предстоит копирование формата, затем нажимают на знак метелки, который залипает, после чего переносят форматирование на диапазон.

Excel позволяет автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных, подчиненных несложному закону изменения. Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее. После этого следует установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки (рис. 8). Это маркер заполнения. Указатель мыши примет форму крестика. Перетаскивание маркера заполнения позволяет «размножить» содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу. По ходу пере­таскивания содержимое последней ячейки отображается в небольшом всплывающем окне.

Программа Excel способна автоматически продолжать последова­тельности дней недели, названий месяцев, полных дат и произвольных чисел. При протягивании вправо или вниз числовое значение в последующих ячейках увеличивается, при протягивании влево или вверх — уменьшается.

Если требуется более сложное изменение последователь­ности значений, процедура несколько усложняется. Выбрав первую ячейку и введя в нее нужное значение, следует в следующей ячейке, находящейся рядом (вверху, внизу, справа или слева) ввести следующее значение последовательности. Например, если существует необходимость ввести значения от 1 до 10 с шагом 0,5, то в первую ячейку вводится значение 1, а, в следующую – 1,5. Выделив обе эти ячейки, и потянув за маркер заполнения, получим последовательность из чисел 1; 1,5; 2; 2,5; … 9,5; 10.

С помощью маркера заполнения можно копировать и формулы. При этом, ссылки на ячейки, применяемые в формулах будут изменяться в соответствии с направлением протягивания. Так, если в ячейке C1, которую предстоит копировать с помощью протягивания вниз, стоит формула «A1+B1», то при копировании в ячейке С2 будет стоять формула «A2+B2».