Архивное дело в США

После окончания второй мировой войны перед правительством США с еще большей остротой встала проблема организации Федеральных архивов. Деятельность Национального архива за время войны, обслуживавшего правительство большим количеством различных сведений и справок, порой очень обширных и сложных по составу, ясно показала полезность этого учреждения и своевременность его создания. Но существование Национального архива не разрешало всей проблемы документации в целом. Он лишь хранил часть этой документации, остальная и несравненно более обширная часть находилась в стенах центральных и местных Федеральных учреждений. (По подсчетам американских архивистов объем документальных материалов федеральных учреждений с 1937 до 1948 г. утроился) Состояние архивов учреждений, особенно местных, было совершенно неудовлетворительно. Они были забиты документальными материалами, в значительной части находившимися в хаотическом состоянии, из которых помногу лет не выделялись материалы, не подлежащие хранению. Одной из причин тяжелого положения архивов являлись недостатки в постановке делопроизводства в учреждениях. Необходимо было создать единый центр, который руководил бы постановкой делопроизводства и архивов федеральных учреждений. Таким центром должен был стать Национальный архив еще по смыслу акта 1934 г. Однако, в то время деятельность его ограничилась лишь организацией поступивших в него документов. Необходима была реформа Национального архива, которая и была оформлена актом от I июня 1949 г. На Национальный архив возлагались функции управления всей федеральной документацией, как в делопроизводстве, так и в архивах учреждений. В структуре Национального архива была создана новая структурная часть - Отдел управления документации. Соответственно расширились и функции Архивного совета, который принял название Совета федеральной документации. В то же время изменилось и название самого Национального архива. Он стал называться "Служба Национального архива и документации". Ведомственное положение архива изменилось в результате деятельности комиссии Гувера. Как известно, деятельность комиссии Гувера, производившей обследование центральной федеральной администрации являлась выражением стремления монополистических кругов США в большей степени поставить под свой контроль деятельность центрального гос. аппарата. Обратившись к Национальному архиву, комиссия нашла неудобным его самостоятельное положение среди других ведомств и настаивала на подчинении его органам исполнительной власти. Это связано было, прежде всего, с вопросом использования документов, доступ к которым комиссия стремилась ограничить, т. к. по ее мнению решение проблемы архивов в современном мире без одновременного затрагивания вопроса о засекречивании документальных материалов непосредственно администрацией было бы несбыточным. Такое изменение ведомственного положения поставило Национальный архив в более близкое соприкосновение с администрацией и тем облегчило выполнение некоторых его функций, но в целом не было полезным, т. к. лишило архив статуса специального научного учреждения.

Для концентрации рассеянных по ведомственным хранилищам документальных материалов актом "О федеральных архивах" от 5 сентября 1950 г. в крупнейших городах США (Вашингтон, Нью-Йорк, Чикаго, С. Фраициско) создавались т. н. "центры документации". Позднее такие центры были образованы и в ряде других городов - Форт-Уэрте, Атланте, Канзас-Сити, Бостоне, Денвере, Сиэттле. "Центры документации" представляют собой промежуточные хранилища. Поступающая в них из федеральных учреждений определенного района документация приводится там в порядок, разбирается по срокам хранения, производится выделение материалов, не подлежащих хранению. Документальные материалы с постоянным сроком хранения впоследствии должны передаваться в Национальный архив. Так как необходимым условием существования создаваемых центров являлось наличие помещений, то федеральное правительство, имевшее в своем распоряжении огромные финансовые ресурсы, сочло возможным ассигновать средства на постройку специальных достаточно обширных зданий с несколько упрощенным оборудованием. Расходы, связанные со строительством и содержанием "центров документации", покрываются за счет экономии тех средств, которые раньше отпускались на содержание архивов при всех действующих учреждениях. Теперь учреждения, сдавая свои материалы в "центр документации", передают и суммы, ассигнованные по смете на их архивы. "Центры документации" (т. е. общие архивы) существуют и при нескольких министерствах. В г. С. Луис образованы специальные "центры документации" по личному составу гражданских и военных федеральных учреждений. Концентрация в них огромной массы личных дел чиновников позволяет ликвидировать их дублирование, централизовать всю работу по наведению справок и применять современные формы работы с типовыми материалами. Создание "центров документации" позволило разрешить тяжелую проблему архивов учреждений и явилось значительным достижением в организации архивов федерального правительства. Ведомства составляют перечни основных категорий документальных материалов, возникающих в их делопроизводстве, и определяют сроки их хранения. Эти перечни утверждаются свыше на основании заключения Национального архива. Разбор дел и выделение их к уничтожению производится администрацией совершенно самостоятельно. Для помощи учреждениям в выделении документов Национальный архив издал руководство. Но некоторым другим видам работы над документальными материалами Центральный архив так же издал после войны брошюры-руководства.

После войны в Национальном архиве развернулись работы по приведению в порядок документальных материалов, которое сильно отстало по сравнению с быстрым нарастанием материалов в архиве. Во второй половине 40-х гг. была проведена систематизация документальных материалов. За единицу систематизации была принята, как и в Англии, "архивная группа", лишь частично совпадающая с понятием фонда. В "группу" может входить как документация одного самостоятельного учреждения, так и нескольких небольших учреждений, связанных общностью или преемственностью функций или отношениями подчиненности, "группу" может составлять и коллекция документальных материалов. Была составлена программа создания справочных пособий в Национальном архиве, которая предусматривает три ступени. Первая ступень - составление справок на "группы" документов, содержащих краткую историю учреждений-фондообразователей, краткий обзор состава и сведения о поступлениях документальных материалов, условиях доступа кним и т.п. Вторая ступень - составление «предварительных инвентарных описей» на каждую "группу", которые содержат перечисление «серий», обычно в хронологическом порядке. Третья ступень - указатели предметов и имен (индексы), последний способ применяется пока в очень ограниченных масштабах, обычно в связи с какими-либо специальными заданиями. В 1948 г. издан "Путеводитель по Национальному архиву", охвативший все документальные материалы, поступившие по 1947 г. включительно, всего 249 "групп". Описание каждой группы содержит историю фондообразователя и краткие сведения о документальных материалах - обычно перечисление основных групп по структуре, номинальному и хронологическому признаку, без раскрытия содержания, иногда дается краткая библиография. Исчисление объема документальных материалов в американских архивах дается в кубических футах, всего к моменту составления путеводителя в Национальном архиве 813 280 куб. футов, в том числе около 1/2 миллиона карт, 30 млн. футов кинопленки, более I млн. фотоснимков и около 1/2 млн. единиц звукозаписи. Документальные материалы многих "групп" доходят до середины 50-х гг. "Группы" в путеводителе даны в порядке их поступления. Чтобы разобраться в них, в приложении дан их систематический перечень по отраслям управления и типам учреждений. Большое место в путеводителе занимают сведения о правилах и условиях доступа к документальным материалам. В отличие от архивов большинства капиталистических стран Национальный архив не имеет общих хронологических ограничений доступа к документальным материалам, но условия доступа к тем или иным документам определяются учреждениями, сдавшими материалы, или их преемниками. Поэтому путеводитель указывает в отношении каждой группы материалов, в какое учреждение надо обращаться за получением разрешения на доступ. Наряду с изданием путеводителя сведения о содержании Национального архива в более краткой и популярной форме изложены в брошюре "Документы вашего правительства", изданной в 1948 г. Национальный архив печатает также некоторые "предварительные описи", главным образом на материалы периода II мировой войны.

И в послевоенный период в США сохраняется разрыв между архивами федеральных учреждений и архивным делом в штатах. По-прежнему правительство каждого штата самостоятельно решает вопрос об организации архивов штата. В начале 50-х гг. Обществом американских архивистов было проведено обследование архивного дела в штатах. Результаты показали очень пеструю картину и в целом довольно печальную. В организации архивов нет никакого единства. Некоторые штаты имеют специальные архивные учреждения, в других старые архивы хранятся в библиотеке штата, есть штаты, где не существует специального учреждения или лица, ведающего архивным делом. Если отдельные штаты - Иллинойс и Мэриленд имеют специально построенные современные здания для своих гос. архивов, то в некоторых других на архивное дело почти не отпускается никаких средств. Особенно тяжелое положение архивов в низовой административной сети - в графствах, на которые делятся штаты, где совершенно отсутствует надзор над архивами. Общество американских архивистов разработало и предложило в печати типовой проект положения о "департаменте архивов и истории штата", обратившись с призывом к правительствам штатов принять его за основу архивного законодательства. Что касается федерального правительства, то оно не уполномочено и не стремится оказывать влияние на организацию архивного дела в штатах. Совершенно изолированно существуют архивы муниципальных общественных учреждений, архивы церковных учреждений разных вероисповеданий подчиняются соответствующей церковной администрации.

Как и во всех капиталистических странах в США существует огромное множество разного рода частновладельческих архивов. В развитии частновладельческих архивов характерной тенденцией является создание центральных архивов крупных фирм. Эти архивы, имея основной целью обслуживание правления и руководящих сотрудников фирмы необходимой информацией, в то же время иногда открывают доступ и исследователям, предоставляя им возможность использовать материалы, не затрагивающие интересы фирмы и нейтральные в политическом отношении, главным образом по истории развития фирмы и данной отрасли промышленности и техники. Так, например, в Детройте центральной архив фирмы «Форд-Моторз» предоставляет исследователям, работающим в читальном зале, материалы по истории автомобилестроения, документы о жизни и деятельности основателя фирмы и т. п. Благоустроенные центральные архивы организованы фирмами Дюпонов, Рокфеллеров, многими страховыми, нефтяными и другими объединениями.

Из рукописных собраний библиотек США на первом месте стоит рукописный отдел библиотеки Конгресса, один из богатейших в мире. Он хранит разнообразные источники по истории страны, в том числе ценные коллекции материалов о войне за независимость и гражданской войне, личные фонды президентов США, фонды других гос. деятелей и деятелей культуры, множество документов по истории других стран, известностью пользуются собрания Гуверовского института войны, мира и революции, литературные фонды Хатчингтоновского института. Во многих библиотеках штатов хранятся материалы колониального периода.