В. Что такое организационные структуры службы ДОУ

Типовые структуры службы ДОУ

В. Формы организации работы с документами

Какую организационную форму выбрать организации решает руководство и сама служба ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Форма работы с документами	Основные характеристики
Централизо- ванная	Все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь организации). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является рациональной, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы ДОУ, эффективно использовать оргтехнику. Возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10000 документов в год.
Децентрализо-ванная	Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службы для работы с документами, где автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для тех организаций, аппарат которых территориально разобщен или же в которых документирование имеет специфические особенности.
Смешанная	Предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство. При этом часть операций (прием, обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а каждое структурное подразделение ведет работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения. Это самая распространенная форма, характерная для средних организаций.

 

 

в. Что такое организационные структуры службы ДОУ

Структура службы ДОУ определяет оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.

 

В настоящее время типовыми организационными структурами служб ДОУ являются управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат.

Управления делами создаются в министерствах и ведомствах и имеют следующий состав подразделений:

секретариат (обслуживание руководства организации),

инспекция при министре (функция контроля за выполнением правительственных документов, приказов министра, распорядительных документов органов власти).

Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из структурных подразделений:

Экспедиция, подразделение по учету и регистрации документов, группа контроля, отдел по работе с обращениями граждан, машинописное бюро, копировально-множительнае бюро, архив.

На государственных предприятиях, в НИИ, учебных заведениях служба ДОУ носит название канцелярия.

В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел создается в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектура, муниципалитеты) местного самоуправления.

В структуре общего отдела, помимо всех перечисленных подразделений, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная.