Состав и структура экономической информационной системы

 

 В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.

 По сфере применения различают: банковские, фондового рынка, страховые, налоговые, промышленных предприятий и органи­заций, статистические и другие экономические информационные системы.

Как и всякая другая система, ЭИС состоит из элементов или подсистем, находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество этих отношений совместно с их элементами образуют структуру системы. Иными словами, ЭИС - это часть реальной действительности, представленная в виде множества элементов и отношений между ними.

В ЭИС можно выделить две большие части: обеспечивающую и функциональную. Обеспечивающая часть ЭИС состоит из техниче­ского, программного, информационного, организационного, правового и других видов обес­печения.

К техническому обеспечению относят­ся компьютеры, средства коммуникаций и оргтехника. Компьютеры условно можно разделить на два класса: пер­сональные и высокопроизводительные (суперкомпьютеры). Компьютеры могут объединяться в локальные вычислительные сети (ЛВС). В ЛВС известно несколько ре­жимов работы. Наиболее простой режим не предполагает специально выделенного компьютера, ресурсы которого распределяются между другими машинами. Каждая ЭВМ имеет свои собственные ресур­сы и ресурсы, предоставляемые другим компьютерам.

Второй ре­жим предусматривает выделение отдельного компьютера (файл-сервера) для обслужи­вания сетевых программ и других компьютеров, на этой машине находятся общие программы и базы данных.

Третий режим также предполагает выделение отдельного компьютера и известен под названием клиент-сер­вер. В отличие от предыдущего в данном случае на сервере находятся не только об­щие базы данных, но и программы поиска и записи, что позволяет "клиен­там" (другим программам, расположенным на удаленных компьютерах) запрашивать не всю информацию из базы данных, а только частично или полностью обработанную сервером. ЛВС могут объединяться между собой и распределять ресурсы.

Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ системы обработки данных и документов, необ­ходимых для эксплуатации этих программ.

Различают общее и приклад­ное ПО.

 

В общее ПО включают операционные системы, системы програм­мирования, сервисные программы.

 

Операционная система - это программа, которая автоматически загру­жается при включении компьютера и предоставляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запус­тить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т.д.

Системы программирования представляют собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей-программистов, предназначенные для проекти­рования функционального программного обеспечения.

Сервисные программы предоставляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.

Для функциониро­вания ЭИС необходимы также следующие виды программного обеспечения:

- тестовые и диагностические программы;

- программные средства телекоммуникации;

- программные средства защиты информации от несанкционирован­ного доступа и других воздействий;

- программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи пользователя;

- программный интерфейс с другими компьютерными системами и др.

Прикладное (функциональное) ПО - это программные средства для конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий (настройка автоматизированного рабочего места - АРМ, СУБД, гипер­текстов, мультимедиа, экспертных систем, подсистем ЭИС).

Прикладное ПО принято делить на: универсальные программные средства (текстовые редакторы, электронные таблицы, системы управления базами данных, интегрированные пакеты программ и др.); профессиональные программные средства, ориентированные на различные специальности и специализации как для экономистов, так и не экономистов; прочие программные средства (обучающие, развлекательного характера деловые игры и т.д.)

Информация, необходимая для обеспечения функционирования системы управления, представляет собой информационное обеспечение, которое формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Данные отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель: бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.

Любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объ­ектом управления).

Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. Это информация о состоянии рынка и конкурентах, прогнозах процентных ставок и цен, налоговой по­литике и политической ситуации. Такая информация носит вероятностный характер и ее обработка стандартными про­граммными средствами затруднена.

Внутренняя информация возникает в самой системе управления и от­ражает различные временные интервалы развития объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели. Эта информация, как правило, формализуется, измеряется и в управленческих документах фиксируется как точная информация.

Информация может быть внемашинной и внутримашинной. К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управ­ления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (наряды, акты, накладные, счета или реги­стры, ведомости и т.д.). Внутримашинная информационная база содержится на машинных но­сителях в виде файлов.

Все документы, относящиеся к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные. Входные документы и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные.

Выходные документы и файлы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены для применения конечным пользо­вателем, для использования информационной системой при решении дру­гих задач (транзита) и решении задач в последующий период.

Организационное обеспечение включает в себя собственный аппарат управле­ния, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Основными функциями персонала ЭИС является разработка:

- юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации;

- документации, регулирующей порядок обмена информацией с другими компьютерными системами, правила выхода из нештатных ситуаций;

- методической документации для подготовки управленческих работников к работе в условиях компьютеризации и др.

Правовое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру, функции и правовой статус. Оно осуществляет также регулирование разработки ЭИС и взаимоотношений разработчика и заказчика. Правовое обеспечение включает общую и специальную части: первая содержит нормативные докумен­ты, регламентирующие деятельность ЭИС, а вторая осуще­ствляет юридическую поддержку принятия решений.

Функциональная часть ЭИС представляет собой совокупность взаимосвязанных задач различных подразделений объекта управления, формализованная и переведенная на компьютерную основу. Фактически она является моделью системы управления объектом. Функ­циональная часть разбивается на подсистемы (декомпозиция), конкретный состав кото­рых определяется признаком декомпозиции. ЭИС может быть декомпозирована по разным признакам:

- по уровню управления (высший, средний, оперативный);

- виду управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудо­вые, финансовые и информационные ресурсы);

- сфере применения (банковские информационные системы, статисти­ческие, налоговые, бухгалтерские, фондового рынка, страховые и т.д.);

- функциям управления и периодом управления.

Выбор признаков декомпозиции ЭИС зависит от специфики объекта управления и целей ее создания.

Состав задач в ЭИС определяется важностью той или иной функции управления, возможностью формализации управленческих процедур, уровнем подготовки персонала управления к использованию ком­пьютеров, наличием информационной базы и технических средств и другими факторами.

 

4. Об электронной нервной системе и информационной работе*

 

Не пройдет и десяти лет, как для большинства людей ПК станет незаменимым атрибутом домашней и рабочей обстановки, а электронная почта и связь через Интернет - обычным делом, они будут носить с собой цифровые устройства, хранящие их личную и деловую информа­цию. Появятся новые потребительские устройства, которые будут обрабатывать практически любой вид информации - текст, числа, голос, фотографии, видеозаписи - в цифровом формате.

Сегодня схема доступа к информации выглядит так: че­ловек сидит за своим письменным столом, а связь с Интернетом осуществляется посредством материального кабеля. Но через неко­торое время переносные цифровые устройства будут сопровождать человека везде, обеспечивая ему постоянный контакт с другими цифро­выми устройствами и с другими людьми. Счетчики электроэнергии и расхода воды, системы сигнализации, автомобили и прочие мате­риальные предметы повседневного быта человека будут готовы в любой момент отчитаться перед ним о своем состоянии через Интернет. Все упомянутые сферы применения электронной информации подхо­дят сегодня к «точке перегиба» - моменту, когда перемены в харак­тере их использования потребителями станут стремительными и массовыми. В совокупности все эти изменения приведут к ради­кальному преобразованию как мира бизнеса, так и повсе­дневной жизни людей.   

Самый надежный способ выделить свою компанию среди конкурентов - это хорошо организовать работу с информацией. Число конкурентов растет. Растет и объем информации о них, о рынке, который становится глобальным. В конкурентной борьбе победят те ком­пании, которые смогут внедрить у себя «электронную нервную сис­тему» высшего класса - ту, что обеспечивает бесперебойное дви­жение информации ради интенсивного постоянного развития интел­лекта компании. 

Ключевым элементом «элек­тронной нервной системы» является координация деятельности в трех различных областях - управлении знаниями, де­ловых операциях и коммерции.

Успеха в ближайшем десятилетии до­бьются только те компании, которые сумеют реорганизовать свою работу с помощью электронного инструментария. Это по­зволит им быстро принимать правильные решения, предпринимать эффективные действия и поддерживать тесные плодотворные связи со своими клиентами. «Элек­тронная нервная система» позволит вести бизнес со скоростью мысли.  

Какими бы достоинствами ни обладали компании - умными сотрудниками, замечательными продуктами, хорошим отношением клиентов, солидными счетами в банке, - сегодня этого недостаточно. Необходимо еще и обеспечить в компании быстрое движение полезной инфор­мации, которое поможет лучше организовать рабочие процессы, повысить качество продукции и эффективность деятельности. У боль­шинства компаний есть хорошие сотрудники. Большинство компа­ний хотят правильно работать со своими клиентами. В недрах боль­шинства организаций имеются полезные данные, которые могли бы очень пригодиться их сотрудникам. Однако необходимы еще информационные потоки, которые являются кровеносной системой компании; они позволяют до­биться максимальной отдачи от сотрудников и получить необходи­мые сведения от клиентов.

Как только в 1946 году была построена первая в мире универ­сальная ЭВМ ENIAC, компьютеры быстро доказали свое превос­ходство над людьми в скорости и точности вычислений во множе­стве сфер применения, справляясь как с управлением записями о клиентах крупнейших учреждений, так и с автоматизацией практи­чески любых технических процессов, которые могут быть разложе­ны на дискретные, многократно повторяющиеся шаги. Однако высшие сферы были компьютерам недоступны. Они помогали людям, но эту помощь трудно было назвать интеллектуальной. Для того чтобы понять физику процессов и разработать подробные про­граммы вычисления траекторий артиллерийских снарядов или бал­листических ракет, требуется человеческий мозг - и лишь затем для мгновенного выполнения этих вычислений в дело вступает «ге­ниальный тупица» - компьютер.

Коммерческим предприятиям требуется работа другого рода, которую автор книги «Что нас ждет» [Michael Dertouzos. What Will Be: How the New World of Information Will Change Our Lives (San Francisco: HarperCollins, HarperEdge, 1997)], называ­ет «информационной работой». Информационную работу он определяет как «преобразование информации посредством че­ловеческого мозга или компьютерной программы». Информацион­ная работа - проектирование здания, обсуждение контракта, за­полнение налоговой декларации - требуется для большинства ре­альных данных, с которыми мы имеем дело в жизни, и составляет большую часть видов деятельности, выполняемой в экономически развитых странах. «Действия, в которых участвует «информация-как-глагол», доминируют в обработке данных», - утверждает Дер­тузос. Он считает, что информационная работа порождает 50-60 процентов валового национального продукта индустриально развитых стран.

Информационная работа - это работа мысли. Когда мышление и сотрудничество по­лучают мощную поддержку компьютерных технологий, это и озна­чает, что создана «электронная нервная система». Она состоит из современных компьютерных процессов, используемых интел­лектуальными работниками для принятия оптимальных решений, для того, чтобы думать, действовать, реагировать на изменения и адаптироваться к ним.

Чтобы выполнять информационную работу, сотрудники компа­нии должны иметь простой доступ к информации. До последнего времени, однако, было принято считать, что «цифры» являются прерогативой высшего руководства.

В каждой компании должна быть проведена некая черта, разграничивающая доступ к информации. Тем не менее политика доступа к инфор­мации должна быть максимально открытой. Очень важно, чтобы как можно больше людей, включая самых младших членов рабочих групп, были вовлечены в работу над продукцией, владели историей вопроса, понимали смысл ценообразования и знали о си­туации с продажами в разных географических регионах и сегментах потребительского рынка. Польза от системы, основанной на дове­рии и обеспечивающей каждому сотруднику целостную картину дел в компании, во много раз перевешивает потенциальный риск такого подхода.

Признаком хорошей «элек­тронной нервной системы» является снабжение менеджеров среднего звена потоком конкретной, побуждающей к действиям информа­ции. Сведения о продажах, структура расходов, цены поставщиков и подрядчиков и состояние важнейших проектов - все это менед­жеры должны видеть в онлайновом режиме, чтобы они могли на их основе анализировать данные и координировать свои действия с другими сотрудниками. Системы должны извещать пользователей о нестандартных ситуациях, выявляемых на основе задаваемых ими критериев, что избавит их от необходимости ру­тинного контроля нормального функционирования бизнеса. Однако даже в крупнейших компа­ниях, входящих в список 500 грандов бизнеса, публикуемый журна­лом Fortune, критически важная информация проходить достаточно длинный, извилистый путь.

Еще одним признаком хорошей «элек­тронной нервной системы» является число полезных идей, «всплы­вающих» на верхние этажи компании с уровня менеджеров линий продуктов и интеллектуальных работников. Получая возможность анализа конкретных данных, эти люди становятся генераторами конкретных идей о том, как можно улучшить работу.

К признакам хорошей «электронной нервной системы» относится и то, что она позволяет обсуждать на совещаниях конкретные, четко поставленные проблемы и принимать конкрет­ные решения, ведущие к определенным действиям.

 

 

* Билл Гейтс. Бизнес со скоростью мысли. –М.: ЭКСМО-Пресс, 2001.

с. 15-40