Глава 2. Анализ организации документооборота

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ПОДГОТОВКА ПРЕДПРИЯТИЯ К

НАЧАЛУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…………………………………………………………5

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

ПРЕДПРИЯТИЯ………………………………………………………………………12

2.1 Организационно-правовая документация ИП Щукова С.В. «Швейный цех»………………………………………………………………………………….....15

2.2 Распорядительная документация………………………………………………...21

2.3 Система справочно-информационной документации………………………….24

2.4 Документы предприятия по личностному составу……………………………..30

ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ ПРИ РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ………………………………34

3.1 Использование ИТ с документацией на предприятии ………………………..34

3.2 Анализ ИТ ИП Щукова С.В.……………………………………………………..37

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

[1]

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.^6[2]

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

Я, Конецких Мария Александровна, индивидуальный предприниматель отдела одежды. При оформлении ИП послужили документы необходимые только для государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, а именно   заявление о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя по форме P21001, квитанция на оплату госпошлины за регистрацию ИП, заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения по форме № 26.2-1 (опционально), копия паспорта. Начала свою деятельность в 2013 году, с момента получения Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателе. В соответствии с законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Направление деятельности: для удовлетворения потребностей населения в непродовольственных товаров (женской и мужской одежды), увеличения поступлений в местный бюджет и получения прибыли.

В ходе выполнения данной дипломной работы мне необходимо изучить аспекты ведения документооборота и раскрыть поставленные задачи, с целью применения данных навыков в дальнейшей своей коммерческой деятельности.

В своей дипломной работе мы представляется комплекс документации для ИП Щукова С.В. «Швейный цех».

Предметом исследования является процесс документооборота на примере существующего швейного цеха.

Объектом дипломного исследования, стали правила организации документооборота в действующем швейном цехе.

Целью данной дипломной работы является разработка комплекса документации предприятия ИП Щукова С.В. «Швейный цех», для реализации его деятельности.

Задачи дипломной работы:

Для того чтобы организовать деятельность данного предприятия необходимо:

1) выбрать наименование предприятия;

2) создать фирменный товарный знак;

3) определить вид деятельности организации;

4) подготовить учредительные документы и документы для регистрации;

5) зарегистрировать предприятие и встать на учет в соответствующих органах.

Данная дипломная работа, состоит из 3 глав, и 9 приложений.

 

ГЛАВА 1. ПОДГОТОВКА ПРЕДПРИЯТИЯ К

НАЧАЛУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

 

Деятельность каждого предприятия, в том числе и существующего, сопровождается комплектом определенных документов. Четкий порядок работы с документами помогает фиксировать деятельность предприятия.

В швейном цехе используется поточная организация производства, как и на большинстве предприятий легкой промышленности. Поточная организация производства - это такая форма организации производства, при которой операции выполняются в определенной последовательности, заранее установленной; имеют равновеликие задания по выпуску предметов труда за один и тот же период и выполняются одновременно.

На предприятии применяется поток со свободным ритмом - агрегатный. Эта система организации потоков характеризуется повышенной сменяемостью ассортимента продукции, применением агрегированного оборудования. Смена моделей в агрегатном потоке не влечет за собой перестройку рабочих мест, а ограничивается сменой приспособлений, перемещением одного или нескольких исполнителей с одного рабочего места на другое. Коллектив цехов разделен на бригады. В швейном цехе №3 одна бригады. Каждой бригаде устанавливается состав выполняемых работ и объем, что отражается в графике работы производства; формируются планово-учетные единицы, разрабатываются нормы трудовых затрат на планово учетную единицу, определяется порядок оплаты. Бригаде устанавливается рабочая зона, охватывающая технологический процесс; за ней закрепляется производственная площадь, оборудование, средства труда и др. По каждой бригаде определяются:

- профессионально-квалификационный состав рабочих, их расстановка;

- порядок выполнения работ;

- методы и приемы труда;

-набор и расположение коллективной и индивидуальной организационной оснастки и средств малой механизации;

- нормы времени на все операции, выполняемые бригадой;

-системы материального и морального стимулирования;

-определяется возможное повышение производительности труда.

Поток малой мощности, что позволяет изготавливать изделия широкого ассортимента. Однако в таких потоках в виду разделения труда на малое количество исполнителей:

- не удается добится специализации труда;

- нарушаются правила комплектования;

- рабочие места перегружены множеством разнородных технологических операций;

- снижается производительность труда.

Передача предметов труда на рабочие места происходит децентрализован когда отдельные узлы и детали подаются пачками только на те рабочие места, где их обрабатывают. Запуск деталей пачковый. При этой системе работы сокращаются затраты времени на вспомогательные приемы. Наибольшая экономия времени на выполнение вспомогательных приемов достигается при так называемой работе цепочкой, когда машинные операции выполняются без отрыва одной детали от другой.

Пачковый запуск способствует более полному использованию индивидуальной производительности труда рабочих, облегчает распределение работы при отсутствии отдельных исполнителей. Но при этом возрастает объем незавершенного производства, требуется более высокая сознательность рабочих для поддержания ритма работы. Характер перемещения предметов труда прямолинейный, когда полуфабрикаты последовательно перемещаются от места к месту.

Товарный знак - обозначение (словесное, изобразительное, комбинированное или иное), «служащее для индивидуализации товаров юридических лиц». Законом признаётся исключительное право на товарный знак, удостоверяемое свидетельством на товарный знак. Правообладатель товарного знака имеет право его использовать, им распоряжаться и запрещать его использование другими лицами. Право на товарные знаки составляют одну из разновидностей объектов сферы прав интеллектуальной собственности, и относятся к правам на средства индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг, предприятий и информационных систем.

Незаконное использование товарного знака, влечет за собой гражданско-правовую, административную и налоговую ответственность.^5[3]

Основным документом, регулирующим в России правоотношения по поводу товарных знаков, знаков обслуживания и наименований мест происхождения товаров, является Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 17 октября 1992 г.

Товарный знак - это любое название, знак, символ, рисунок или их комбинация, используемые для обозначения товаров фирмы и отличающие их от товаров конкурентов. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Швейный цех ИП Щукова С.В. «Швейный цех», начала свое предпринимательское дело в 2012 году, и в  городе Пермь.

При выборе организационно-правовой формы необходимо, определить, какие виды деятельности будет осуществлять организация, и будет ли она заниматься предпринимательской деятельностью.

К организационно-правовым формам предпринимательской деятельности относятся следующие виды коммерческих организаций:- производственные кооперативы;- хозяйственные товарищества и общества;- государственные и муниципальные унитарные предприятия. Существуют четыре формы хозяйственных обществ:- общество с ограниченной ответственностью (ООО):

- закрытое акционерное общество (ЗАО);

- открытое акционерное общество (ОАО);

- общество с дополнительной ответственностью;

При регистрации деятельности, была выбрана форма — Индивидуального Предпринимателя. В соответствии с Гражданским кодексом РФ предпринимательскую, в том числе швейную, деятельность могут вести физические лица (граждане) без образования юридического лица с момента государственной регистрации и в качестве индивидуального предпринимателя.^5[4]

Индивидуальный предприниматель – физическое лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, зарегистрированное в качестве предпринимателя в установленном порядке. Аббревиатуры ЧП (частный предприниматель) и ПБОЮЛ (предприниматель без образования юридического лица) считаются устаревшими. Основной нормой, определяющей правовое положение гражданина-предпринимателя, является единственная статья Гражданского кодекса: Гражданский кодекс РФ Статья 23.

Предпринимательская деятельность гражданина:

1. Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

2. Глава крестьянского (фермерского) хозяйства, осуществляющего деятельность без образования юридического лица (статья 257), признается предпринимателем с момента государственной регистрации крестьянского (фермерского) хозяйства.

3. К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила настоящего Кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

4. Гражданин, осуществляющий предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с нарушением требований пункта 1 настоящей статьи, не вправе ссылаться в отношении заключенных им при этом сделок на то, что он не является предпринимателем. Суд может применить к таким сделкам правила настоящего Кодекса об обязательствах, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Государственная регистрация индивидуального предпринимателя С 1 января 2004 года государственная регистрация индивидуальных предпринимателей осуществляется в налоговых органах по месту жительства физических лиц (Закон №129-ФЗ от 08.08.2001).

При государственной регистрации предоставляются следующие документы:

- нотариально заверенное заявление по форме №Р21001. С 2011 года заявление не обязательно заверять, если документы на регистрацию представляет сам будущий предприниматель, при условии предъявления паспорта

- нотариально заверенную копию паспорта (при отправлении документов по почте, при личной подаче — нотариального заверения не требуется).

- копию квитанции об уплате госпошлины. Госпошлина с 29 января 2010 года составляет 800 рублей.

Заявителем при государственной регистрации ИП может быть само физическое лицо, или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности. Заявление предоставляется в налоговый орган непосредственно заявителем или в виде почтового отправления с объявленной ценностью и описью вложения.[5]

При государственной регистрации предпринимателю присваивается основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП). После государственной регистрации индивидуального предпринимателя у него на руках должны быть следующие документы:

- Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (с указанием ОГРНИП) по форме Р61001

- Уведомление о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации по форме 2-3-учет

- Уведомление о регистрации физического лица в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации по месту жительства

Документы из ПФ С обычно приходят по почте и не выдаются в регистрирующем органе одновременно с документами о регистрации ИП. Если в течение месяца-двух документы не пришли, надо самостоятельно посетить эти фонды и забрать уведомления.[6]

Кроме перечисленных документов у ИП как у физлица должно быть свидетельство с номером ИНН (номер не меняется при регистрации физлица как ИП, т.к. присваивается человеку на всю жизнь) и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (зеленая ламинированная карточка).

Свое дело — это конечно очень хорошо, но не одна фирма, организация или предприятие не может прожить и дня без рекламы. Реклама играет очень большую роль в деятельности. Фирма должна иметь вывеску с указанием её типа, форм организации её деятельности, фирменного названия, информацию о режиме работы, об оказываемых услугах.

    ИП – Индивидуальный Предприниматель. Сейчас статус ИП практически неотличим от статуса руководителя предприятия остальных организационно-правовых форм предпринимательской деятельности. Работники предприятия, возглавляемого ИП, имеют такие же права, как и работники ООО, ЗАО или ОАО. Для того, чтобы нести минимальные налоговые риски, или просто не оказаться должником перед государством, перед регистрацией ИП нужно разъяснить для себя ряд вопросов, касающихся вида деятельности, налогообложения, вопросов Трудового законодательства, отношений с гос. органами и Фондами, пр. Печать для ИП необязательна. Даже если она есть - в России принято ставить печати на подпись руководителя, регистрировать ее нигде не надо. Печать, конечно, легче сделать, чтобы не объясняться с контрагентами, что применение печати необязательно.

    Выбор вида деятельности для ИП^5[7]

    Для регистрации ИП нужно подобрать виды деятельности и их коды из такого документа как «Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД)». Как правило, вид деятельности, сформулированный начинающим предпринимателем, то, чем он хочет заниматься, в классификаторе никак не находится и будущий предприниматель выбирает «примерно» то, что, как он считает, наиболее близко к тому, что он понимает. И, к сожалению, довольно часто допускает ошибку. Потому что некоторые виды деятельности жестко привязаны к системе налогообложения. И в результате ИП сдает отчетность совсем не по той системе налогообложения, по которой обязан сдавать и сразу «попадает» на штрафы за несданную отчетность. Но если будущий предприниматель все-таки сам выбирает виды деятельности из ОКВЭД, то лучше воспользоваться принципом минимизации – чем меньше видов деятельности, тем лучше.

    Выбор вида налогообложения для ИП

    Вопросы выбора вида налогообложения освещены ниже. Если будущий предприниматель выбирает Упрощенную Систему Налогообложения (УСН), то одновременно со сдачей документов на регистрацию ИП надо сдать и Уведомление о переходе на УСН

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации является документооборот. Правомерно даже будет сказать, что документооборот это и есть сам бизнес. Система документооборота включает в себя все отделы предприятия, в которых используются, в обязательном порядке, финансовые, распорядительные, административные и прочие документы. Торговые предприятия имеют большой объём документов, поскольку здесь ежедневно совершаются операции приёмки, хранения и продажи товаров. Документооборот торгового предприятия является основой бухгалтерского и налогового учёта, обеспечивающих существование предприятия. До 95% управленческих процессов и решений в организациях сопровождаются документами.^5[8]

Для всех без исключения документов общими этапами в процессе документооборота являются:

- создание (получение) первичного документа

- передача его в соответствующий отдел торговой организации

- проверка и принятие документа к учёту

- обработка документа

- передача документов в архив.