Определим стоимость назначения. 4 страница

Ø Выберите значок с надписью Использование ресурсов (ResourceUsage).

Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом об использовании ресурсов.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета.

Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Отчеты (Reports) закроется.

 

Настройка отчетов о задачах.

В этом пункте вы создадите и настроите отчеты о задачах: фильтровать работы, устанавливать группировку задач по временным периодам, форматировать текст, сортировать работы.

Сначала создайте отчет, в котором сгруппируем задачи по месяцам.

Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).

Ø Выберите значок с надписью Настраиваемые (Custom).

Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Настраиваемые отчеты (Custom Reports).

 

Ø Нажмите кнопку Создать (New) для создания нового отчета На экране поя вится диалог Определение нового отчета (Define NewReport).

Данный диалог обеспечивает выбор типа создаваемого отчета.

Ø В списке Тип отчета (Report type) выберите тип создаваемого отчета Задача (Task).

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Отчет о задачах (Task Re­port) для создания и настройки отчета о задачах.

Ø Выберите вкладку Определение (Definition) для определения основных параметров отчета.

Ø В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета Поме­сячный отчет о задачах.

Ø В открывающемся списке Период (Period) выберите строку Месяцы (Months), чтобы задачи в отчете группировались по месяцам.

Ø Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Число единиц времени (Count) отображается число 1, чтобы работы группировались по одному месяцу.

Ø Нажмите кнопку ОК. Диалог Отчет о задачах (Task Report) закроется.

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Помесячный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с помесячным отчетом о задачах.

В колонке Ид. (ГО) отчета отображаются номера задач и месяцы выполнения проекта. В столбце Название задачи (TaskName) представлены названия работ. В колонке Длительность (Duration) выводятся длительности задач, в столбце Начало (Start) - даты начала работ, в колонке Окончание (Finish) - даты завер­шения задач.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с помесячным отче­том о задачах.

Теперь создайте отчет о задачах с фильтрацией по датам и отформатированным
текстом.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку Соз­дать (New). На экране появится диалог Определение нового отчета (Define New Report).

Ø В открывающемся списке Тип отчета (Report type) выберите тип создаваемо­го отчета Задача (Task).

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Отчет о задачах (Task Re­port) с открытой вкладкой Определение (Definition).

Ø В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета Отфильт­рованный отчет о задачах.

Ø Установите флажок Показывать суммарные задачи (Show summary tasks), чтобы в отчете отображались суммарные задачи.

Ø В открывающемся списке Фильтр (Filter) выберите строку Диапазон дат

Ø (Date Range) для фильтрации работ по датам.

Ø С помощью флажка Выделяющий фильтр (Highlight) можно потребовать ото­бражение всех задач, но работы, отвечающие условиям фильтра, будут выделены.

Ø Нажмите кнопку Текст (Text). На экране появится диалог Стили текста (Text Styles) для форматирования текста отчета.

Ø В открывающемся списке Изменяемый элемент (Item to Change) выберите строку Суммарные задачи (Summary tasks), чтобы изменять формат текста для суммарных задач.

Ø В открывающемся списке Шрифт (Font) выберите шрифт Times New Roman.

Ø В открывающемся списке Начертание (Font style) выберите строку жирный (Bold), чтобы названия суммарных задач выводились полужирным шрифтом.

Ø В открывающемся списке Размер (Size) выберите размер шрифта 10 пунктов.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Стили текста (Text Styles).

Ø В диалоге Отчет о задачах (Task Report) нажмите кнопку ОК. Диалог Отчет о задачах (Task Report) закроется.

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Отфильтрованный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится первый диалог Диапазон дат (Date Range).

Ø В поле ввода Показать задачи, которые начинаются или заканчиваются после (Show tasks that start or finish after) введите дату 01.02.05, после кото­рой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть первый диалог Диапазон дат (Date Range). На экране появится второй диалог Диапазон дат (Date Range).

Ø В поле ввода И до (And before) введите дату 01.03.05, до которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть второй диалог Диапазон дат (Date Range). На экране появится окно с отфильтрованным по датам отчете о за­дачах.

Обратите внимание, что в отчете отображаются только задачи, даты которых соответствуют условию фильтра, при этом суммарные работы представлены по­лужирным шрифтом.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отфильтрованным отчетом о задачах.

Создайте отчет, в котором будут отображаться затраты.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку Соз­дать (New). На экране появится диалог Определение нового отчета (Define New Report).

Ø В открывающемся списке Тип отчета (Report type) выберите тип создавае­мого отчета Задача (Task).

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Отчет о задачах (Task Report) с открытой вкладкой Определение (Definition).

Ø В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета Рас­ширенный отчет о задачах.

Ø Выберите вкладку Подробности (Details) для отображения дополнительных сведений о работах.

Группа элементов управления Задача (Task) предназначена для включения в отчет дополнительных сведений о задаче.Группа элементов управления Назначение (Assignment) предназначена для включения в отчет дополнительных сведений о назначениях.

Ø В группе элементов управления Назначение (Assignment) установите флажок Затраты (Cost), чтобы рядом с назначениями выводились данные о затратах.

Ø Установите флажок Границы вокруг сведений (Border around details) для отображения рамок вокруг сведений отчета.

Ø Установите флажок Линии сетки между сведениями (Gridlines between details), чтобы выводить разделительные горизонтальные линии между ос­новными сведениями отчета.

Ø Флажок Показывать итоги (Show totals) позволяет отображать результат сум­мирования столбцов отчета.

Ø Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалог Отчет о задачах (Task Report).

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Расширенный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с расширен­ным отчетом о задачах.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с расширенным отче­том о задачах.

Попробуйте настроить созданный отчет для сортировки работ по длительности.

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Расширенный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Изменить (Edit). На экране появится диалог Отчет о задачах (Task Report).

Ø Выберите вкладку Сортировка (Sort).

Ø В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по (Sort by) выберите строку Длительность (Duration), чтобы сортировать работы по длительности.

Ø Если в группе Сортировать по (Sort by) не установлен переключатель по возрастанию (Ascending), то установите его для сортировки задач по возрас­танию длительности.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о задачах (Task Report).

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Расширенный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с отсортиро­ванным отчетом о задачах.

Как вы видите, работы в отчете отсортированы по возрастанию длительности.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отсортированным отчетом о задачах.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку 3акрыть (Close). Диалог Настраиваемые отчеты (CustomReports) закроется.

Ø В диалоге Отчеты(Reports) нажмитекнопку Закрыть (Close),чтобы закрыть диалог.

 

Настройка отчетов о ресурсах

В данном пункте вы рассмотрите, как создавать и настраивать отчеты о ресурсах: фильтровать и сор­тировать задачи, добавлять новые сведения.

Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).

Ø Выберите значок с надписью Настраиваемые (Custom).

Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Настраивае­мые отчеты (Custom Reports).

Ø Нажмите кнопку Создать (New) для создания нового отчета. На экране поя­вится диалог Определение нового отчета (Define NewReport).

Ø В открывающемся списке Тип отчета (Report type) выберите тип создаваемого отчета Ресурс (Resource).

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Отчет о ресурсах (Task Report) для создания и настройки отчета о ресурсах.

Ø Выберите вкладку Определение (Definition).

 

Заметьте, что содержимое вкладок диалогов Отчет о ресурсах (Task Report) и Отчет о задачах (Task Report) практически совпадает.

Ø В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета На­строенный отчет о ресурсах.

Ø В открывающемся списке Фильтр (Filter) выберите строку Ресурсы - тру­довые (Resources - Work), чтобы в отчете о ресурсах отображались только сотрудники, участвующие в проекте.

Ø Выберите вкладку Подробности (Details).

Ø В группе элементов управления Назначение (Assignment) установите флажок Трудозатраты (Work), чтобы в отчет включались данные о трудозатратах.

Ø Установите флажок Линии сетки между сведениями (Gridlines between de­tails) для вывода разделительных горизонтальных линий между основными сведениями отчета.

Ø Выберите вкладку Сортировка (Sort).

Ø В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по (Sort by) выберите строку Трудозатраты (Work), чтобы сортировать ресурсы по трудозатратам.

Ø Если в группе Сортировать по (Sort by) не установлен переключатель по возрастанию (Ascending), то установите его для сортировки ресурсов по возрастанию трудозатрат.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о ресурсах (Task Report).

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Расширенный отчет о ресурсах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с настроен­ным отчетом о ресурсах.

В колонке Ид. (ГО) отчета отображаются номера ресурсов. В столбце Название ресурсов (Resource Name) выводятся названия ресурсов. В колонке Тип (Туре) представлены типы ресурсов: только сотрудники проекта. В столбце Краткое название (Initials) указывается краткое имя ресурса. В колонке Макс, единиц (Max. Units) отображается степень участия ресурса в проекте. В отчете также выводятся задачи, сгруппированные по ресурсам, и данные о трудозатратах. С помощью кнопки на панели инструментов можно перейти к другой странице отчета о ресурсах.

Обратите внимание, что ресурсы в отчете отсортированы по возрастанию трудозатрат.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с настроенным отчетом о ресурсах.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Настраиваемые отчеты (CustomReports) закроется.

Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог.

 

Настройка отчетов по месячному календарю.

В этом пункте вы будете создавать и настраивать отчеты по месячному календарному плану проекта: устанавливать новый календарь, изменять пред­ставление задач на календаре.

Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).

Ø Выберите значок с надписью Настраиваемые (Custom).

Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Настраиваемые отчеты (Custom Reports).

Ø Нажмите кнопку Создать (New) для создания нового отчета. На экране появится диалог Определение нового отчета (Define NewReport).

Ø В открывающемся списке Тип отчета (Report type) выберите тип создавае­мого отчета Месячный календарь (Monthly Calendar).

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Определение отчета по ме­сячному календарю (Monthly Calendar Report Definition).

Ø В поле ввода Имя (Name) введите название создаваемого отчета Настроенный отчет по месячному календарю.

Ø Убедитесь, что в открывающемся списке Фильтр (Filter) выбрана строка Все задачи (All Tasks), чтобы в отчете по месячному календарю отображались все работы проекта.

Ø В открывающемся списке Календарь (Calendar) выберите календарь Интен­сивный.

Ø Если сброшен флажок Отображать нерабочие дни серым цветом (Gray nonworking days), то установите его, чтобы выделять в отчете нерабочие дни.

Ø Установите флажок Отображать разрывы отрезков сплошными линиями

Ø (Solid bar breaks), чтобы разрывы при переносах в конце недели длительных задач были представлены сплошной линией.

Ø Если в группе элементов управления Отображать задачи (Show tasks as) не установлен переключатель Отрезками (Bars), то установите его для отображения работ в виде отрезков.

Ø Если в группе элементов управления Отображать для задач (Label tasks with) сброшен флажок Названия (Name), то установите его, чтобы вместе с отрезком задачи выводилось название работы.

Ø Если в группе элементов управления Отображать для задач (Label tasks with) сброшен флажок Длительности (Duration), то установите его для использования длительностей в качестве подписей задач.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение отчета по месячному календарю (Monthly Calendar Report Definition).

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Настроенный отчет по месячному календарю.

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с настроен­ным отчетом по месячному календарю за январь.

Ø В отчете по месячному календарю представлен календарный план проекта. От­чет о каждом из месяцев расположен на отдельной странице. На прямоугольни­ках-днях отчета отображаются отрезки задач проекта со своими названиями и длительностями.

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится отчет по ме­сячному календарю за февраль.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с настроенным отче­том по месячному календарю.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку За­крыть (Close). Диалог Настраиваемые отчеты (Custom Reports) закроется.

Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог.

 

Настройка перекрестных отчетов

Отчет, который позволяет представлять информацию о зада­чах и ресурсах, например, затраты или трудозатраты, за указанный период времени называется перекрестным. По своей структуре перекрестные отчеты аналогичны диаграммам использования. В этом пункте вы создадите и настроите перекрестные отчеты.

Сначала создайте перекрестный отчет для задач.

Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).

Ø Выберите значок с надписью Настраиваемые (Custom).

 

Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Настраиваемые отчеты (Custom Reports).

Ø Нажмите кнопку Создать (New) для создания нового отчета. На экране появится диалог Определение нового отчета (Define NewReport).

Ø В открывающемся списке Тип отчета (Report type) выберите тип создаваем го отчета Перекрестная таблица (Crosstab).

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Перекрестный отчет (Crosstab Report).

 

Ø В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета Пер крестный отчет о задачах.

Ø В открывающемся списке Строка (Row) выберите значение Задачи (Task чтобы в строках отчета отображались названия задач.

С помощью флажка и назначенные ресурсы (And resource assignments) группы элементов управления Перекрестная таблица (Crosstab) можно включить в с чет данные о ресурсах, назначенных задаче.

 

Ø Если в открывающемся списке Столбец (Column) группы Перекрестная таблица (Crosstab) не выбрана строка Недели (Weeks), то выберите ее, чтобы указать единицу измерения времени в перекрестном отчете.

Ø Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Столбец (Column) группы Пере­крестная таблица (Crosstab) отображается число 1, чтобы временной период в перекрестном отчете составлял одну неделю.

Ø Если в открывающемся списке ниже поля Столбец (Column) не выбрана строка Затраты (Cost), то выберите ее, чтобы в отчете выводились затраты на задачи.

С помощью открывающегося списка Фильтр (Filter) можно выбрать фильтр для отображения только нужных задач в отчете.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет (Crosstab Report).

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Перекрестный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с перекрест­ным отчетом о задачах.

В левом столбце отчета отображаются названия задач проекта. В верхней строке отчета представлены временные периоды выполнения проекта - даты начала каждой недели. В основной части таблицы выводятся затраты на работу за указанный период времени. С помощью кнопки на панели инструментов можно перейти к другим страницам отчета с более поздними датами.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с перекрестным отче том о задачах.

Теперь настройте перекрестный отчет: отсортируйте работы, включите суммарные задачи, добавьте сетку в таблицу.

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеть (Custom Reports) выбран отчет Перекрестный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Изменить (Edit). На экране появится диалог Перекрестны! отчет (Crosstab Report).

Ø Выберите вкладку Подробности (Details) для отображения дополнительны: сведений о работах.

Ø В группе элементов управления Показать (Show) установите флажок сум марные задачи (Summary tasks), чтобы в отчете отображались суммарные задачи.

Ø В группе элементов управления Показать (Show) установите флажок итог по столбцам (Column totals) для включения в отчет строки с суммарным значениями по столбцам.

Ø В группе элементов управления Линии сетки (Gridlines) установите флажок между задачами (Between tasks), чтобы в отчете отображалась сетка для разделения задач.

С помощью флажка Показать нулевые значения (Show zero values) можно по­требовать вывод на экран нулевых значений данных; по умолчанию нулевые значения не отображаются. Флажок Повторять первый столбец на каждой странице (Repeat firstcolumn on every page) позволяет выводить первый столбец с названиями работ на каждой странице отчета.

Ø Выберите вкладку Сортировка (Sort).

Ø В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по (Sort by) выберите строку Затраты (Cost), чтобы сортировать работы по за­тратам.

Ø Если в группе Сортировать по (Sort by) не установлен переключатель по возрастанию (Ascending), то установите его для сортировки задач по возрастанию затрат.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет (Crosstab Report).

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Перекрестный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с настроен­ным перекрестным отчетом о задачах.

Обратите внимание, что в отчете появились суммарные задачи и линии сетки.

Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с перекрестным отчетом о задача

Теперь создайте перекрестный отчет о ресурсах.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку Соз­дать (New) для создания нового отчета. На экране появится диалог Опреде­ление нового отчета (Define New Report).

Ø В открывающемся списке Тип отчета (Report type) выберите тип создаваемо­го отчета Перекрестная таблица (Crosstab).

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета (Define New Report). На экране появится диалог Перекрестный отчет (Crosstab Report).

Ø Выберите вкладку Определение (Definition).

Ø В поле ввода Название (Name) введите название создаваемого отчета Пере­крестный отчет о ресурсах.

Ø В открывающемся списке Строка (Row) выберите значение Ресурсы (Re­sources), чтобы в строках отчета отображались названия ресурсов.

Ø В открывающемся списке Столбец (Column) группы Перекрестная таблица

Ø (Crosstab) выберите строку Месяцы (Months), чтобы указать единицу изме­рения времени в перекрестном отчете.

Ø Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Столбец (Column) группы Пере­крестная таблица (Crosstab) отображается число 1, чтобы временной период в перекрестном отчете составлял один месяц.

Ø Если в открывающемся списке ниже поля Столбец (Column) не выбрана строка Трудозатраты (Work), то выберите ее, чтобы в отчете выводились трудозатраты ресурсов.

Ø В группе Перекрестная таблица (Crosstab) установите флажок и назначенные

Ø задачи (And task Assignments) для отображения в отчете назначенных работ.

Ø Выберите вкладку Подробности (Details).

Ø В группе элементов управления Показать (Show) установите флажок итоги по столбцам (Column totals) для включения в отчет строки с суммарными значениями по столбцам.

Ø В группе элементов управления Линии сетки (Gridlines) установите флажок между ресурсами (Between resources), чтобы в отчете отображалась сетка для разделения ресурсов.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет (Crosstab Report).

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты (Reports) диалога Настраиваемые отчеты (Custom Reports) выбран отчет Перекрестный отчет о ресурсах. ъ

Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с перекрест­ным отчетом о ресурсах.