Даты, календари, ограничения и крайний срок

Дата начала/окончания проекта устанавливается в окне сведений о проекте (рис.2). После ее изменения система автоматически перепланирует проект с учетом нового значения.

Ограничения, крайние сроки и календари задач устанавливаются в окне «Сведения о задаче» на вкладке Дополнительно (рис.6). Привязывание задачи к определенной дате осуществляется при помощи элемента Ограничение. Используя ограничения, можно, например, указать, что задача должна начаться в определенный день или закончиться не позднее определенной даты.

Календарь задачи выбирается из числа базовых календарей в поле Календарь. Ограничение задается полями Тип ограничения и Дата ограничения.

Рис.6

Крайний срок  – это дата, обозначающая крайний срок исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то появляется особый значок.

Дату крайнего срока можно ввести или выбрать в календаре  в диалоговом окне сведений о задаче, а для удаления этой даты нужно ввести в поле – НД.

Введите для задачи Конец проекта крайний срок – 13.07.16. Убедитесь, что на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка (рис.7.1), а так как выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в строке задачи появилась отметка (рис.7.2).

         

Рис.7.1                                           Рис.7.2

Планирование ресурсов

После того как определен состав задач, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.

В представлении Лист ресурсов введите список ресурсов проекта, например как на рис.8.

Рис.8

Задайте время участия сотрудников издательства в проекте (максимальную загрузку), заполнив столбец Макс.единиц в таблице ресурсов, например как на рис.9.

Рис.9

Для нескольких сотрудников измените время доступности, например, отправьте в июле главного редактора в отпуск (рис.10.1), а дизайнера – на две недели на курсы (рис.10.2) и т.п.

           

Рис.10.1                                                                            Рис.10.2

По умолчанию считается, что все сотрудники работают по основному календарю проекта. Но часто отдельные сотрудники или даже целые отделы имеют собственный календарь, например, в издательстве отдел предпечатной подготовки работает в две смены.

Создайте календарь Отдел предпечатной подготовки (Сервис®Изменить рабочее время) на основе стандартного календаря, определив для него рабочее время: с 8 до 12, с 13 до 17 и с 18 до 22.

Выберите созданный календарь для сотрудников отдела предпечатной подготовки (группа – оператор).

Стоимость ресурсов

Выполните команду Сервис→Параметры и на вкладке Вид задайте параметры валюты как на рис.11.

Рис.11

Задайте стоимость трудовых и материальных ресурсов проекта в выбранных денежных единицах, например как на рис.12

Рис.12

Создание назначений

Назначение – это сопоставление задаче перечня трудовых, материальных или затратных ресурсов, которые будут задействованы при ее выполнении.

При назначении трудовых ресурсов указывается объем назначения ресурса, выделяемый для данной задачи. Он измеряется в процентах от рабочего времени по индивидуальному календарю ресурса. 100% означает занятость ресурса исключительно данной задачей. При назначении материальных ресурсов указывается либо фиксированное количество его единиц измерения, расходуемых на всю задачу, либо скорость потребления за некоторый период времени (например, количество штук в день). При назначении затратных ресурсов указывается сумма затрат.

Задача, получившая назначение трудовых ресурсов, приобретает три взаимосвязанных параметра: длительность, трудозатраты и объем назначения ресурсов.

Назначьте задачам проекта трудовые и материальные ресурсы, т.е. для каждой задачи укажите сотрудников, которые ее выполняют и насколько они задействованы, а также материалы (если они требуются для выполнения задачи). Примеры назначения ресурсов для некоторых задач представлены на рис.13.

Рис.13

После того как назначения созданы, программа определяет материальные затраты и трудозатраты каждого из ресурсов для выполнения задачи и планирует распределение этих затрат в каждый из дней на протяжении всей ее длительности. Подробное распределение затрат по дням отражается в представлении, фрагмент которого приведен на рис.14.

Рис.14

Созданные назначения, а также корректировка сроков (если она была) отразятся во всех представлениях. Например, на рис.15 представлен фрагмент диаграммы Ганта.

Рис.15

Система также рассчитывает календарный график распределения трудозатрат ресурса, учитывая календари задачи и его собственный индивидуальный календарь, график его доступности и объем назначения. Для просмотра и анализа полученного графика трудозатрат предназначены следующие представления (меню Вид): Использование задач, Использование ресурсов и   График ресурсов.

Откройте представление Использование задач.

Левая таблица (по умолчанию таблица "Использование") содержит список задач, их трудозатрат и длительностей. Ниже каждой задачи перечислены все назначенные ей ресурсы и трудозатраты каждого из ресурсов в отдельности.

В правой таблице изображен календарный график распределения трудозатрат. В строке ресурса находится график его трудозатрат по выполнению конкретной задачи. В строке задачи – суммарный график распределения трудозатрат всех ее ресурсов. В строке фазы – суммарный график трудозатрат всех ее задач, а в суммарной задаче проекта – график трудозатрат по проекту в целом.

Состав данных в правой таблице представления может быт изменен при помощи ее контекстного меню. По умолчанию она содержит только календарный график распределения трудозатрат. Система позволяет отобразить календарные графики и других показателей:

· Фактические трудозатраты – объем трудозатрат, которые были фактически отработаны при исполнении задачи;

· Совокупные трудозатраты – график распределения трудозатрат нарастающим итогом с начала задачи, фазы или проекта в целом;

· Базовые трудозатраты – график распределения трудозатрат, сохраненный в базовом плане проекта;

· Затраты – график распределения финансирования задач проекта;

· Фактические затраты – график распределения фактически произведенных затрат при исполнении проекта.

Просмотрите календарные графики показателей, перечисленных выше.

Откройте представление Использование ресурсов.

Левая таблица содержит список задач, которым не назначены ресурсы (к таким относятся вехи и фазы), и список ресурсов с указанием их суммарных трудозатрат по проекту. Под каждым ресурсом перечислены все задачи, в выполнении которых он участвует, и его запланированные трудозатраты на эти задачи.

Правая таблица – это сводный календарный график трудозатрат ресурсов по проекту. При помощи ее контекстного меню состав данных этой таблицы может быть изменен и помимо трудозатрат включить следующие показатели:

· Фактические трудозатраты – объем трудозатрат, которые были фактически отработаны при исполнении задачи;

· Совокупные трудозатраты – график распределения трудозатрат нарастающим итогом с начала задачи, фазы или проекта в целом;

· Превышение доступности – график распределения трудозатрат, которые превосходят максимально допустимый объем использования ресурса (информативными являются суммарные строки ресурсов, в которых и отображается значение превышения);

· Затраты – график распределения финансирования задач проекта;

· Оставшаяся доступность – календарный график распределения оставшегося объема трудозатрат, который можно назначить ресурсу без перегрузки.

Отличительной особенностью представления Использование ресурсов является выделение факта перегрузки ресурсов: в левой таблице красным цветом шрифта отмечается суммарная строка перегруженного ресурса; в правой строке красным цветом отмечаются трудозатраты в те дни, когда имеется перегрузка.

Так в рассматриваемом примере имеется перегрузка Никитиной А.А. (рис.16).

Рис.16

Просмотрите календарные графики показателей, перечисленных выше.

Откройте представление График ресурсов.

Каждый лист представления соответствует одному из ресурсов. Смена ресурсов выполняется при помощи левой горизонтальной полосы прокрутки, пунктами Следующий ресурс, Предыдущий ресурс из контекстного меню области названия ресурса или клавишами <PgUp> и <PgDn>.

По умолчанию на графике в виде гистограммы изображено распределение пиковой занятости ресурса. Значение 100% соответствует полной занятости в соответствии с индивидуальным календарем. Области перегрузки выделены красным цветом.

Так в данном представлении перегрузка Никитиной А.А. в пиковых единицах и часах будет выглядеть как на рис.17.

   

Рис.17

При помощи контекстного меню области графика можно выбрать другой параметр, распределение которого будет изображено на графике (название отображаемого параметра написано в нижнем левом углу):

· Трудозатраты – гистограмма распределения абсолютных значений трудозатрат,

· Совокупные трудозатраты – график трудозатрат ресурса нарастающим итогом с начала проекта,

· Превышение доступности – на графике отображается только гистограмма распределения трудозатрат, превышающих максимально допустимый объем назначения,

· Процент загрузки – график загруженности ресурса в процентах от максимально допустимого объема его участия в проекте,

· Оставшаяся доступность – распределение свободных объемов трудозатрат, которые могут быть назначены ресурсу без его перегрузки,

· Затраты – график распределения затрат ресурса в ходе выполнения проекта,

· Совокупные затраты – график накопления затрат нарастающим итогом с начала проекта,

· Доступность по трудоемкости – график допустимой трудоемкости, которую можно назначить ресурсу, без учета уже выполненных назначений

· Доступность в единицах – график распределения максимально допустимого процента использования ресурса.

Анализ и оптимизация плана проекта

После того как стоимость всех ресурсов определена, завершено формирование проектного треугольника. Однако создание рабочего проекта на этом не закончилось: прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы и соответствуют нашим ожиданиям.

План нужно проанализировать в нескольких аспектах.

Во-первых, необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям: ведь в процессе определения назначений длительности задач могли измениться.

 Во-вторых, необходимо проверить соответствие загрузки ресурсов: в процессе выделения ресурсов мы могли перегрузить некоторых из них.

В-третьих, нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после создания назначений, ожиданиям: в процессе назначения ресурсов мы могли назначить на задачи слишком много дорогостоящих ресурсов и тем самым превысить ожидаемую стоимость.

И наконец, нужно оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи и не уложиться в бюджет. Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, необходимо избавляться от них, оптимизируя план соответствующим образом.

Анализ и выравнивание загрузки ресурсов

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, откройте представление Лист ресурсов. В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, будут выделены красным цветом, а в колонке «Индикаторы» рядом с их названиями отображается специальный значок. Поскольку рассматриваемом примере превышение загрузки наблюдается у Никитиной А.А., то будет выделен этот ресурс (рис.18).

Рис.18

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Если в Вашем проекте были выявлены случаи превышения загрузки, то уточните данные по превышению и проведите выравнивание нагрузки (одним из способов перечисленных выше). Например, в рассматриваемом примере, для Никитиной А.А. была сокращена длительность операции Подготовка редакционных заданий (4 часа вместо 8) и соответственно уменьшено количество единиц ресурса выделяемого на задачу (50% вместо 100%). Результат – на рис.19.

Рис.19