Обоснование типа организационной структуры управления

 

В процессе организационного проектирования офиса «Business Service» происходи определение таких параметров развития как:

- ор­ганизационная структура, направленная на установ­ление четких взаимосвязей между отдельными его подразделения­ми;

- количество и размер подразделений;

- их группировка по производствен­ному принципу, организационное прикрепление;

- размеры и организационная структура обслуживания;

- перечень необходимых служб, а также административные подразделения.

Условия выбора типа организационной структуры управления офиса «Business Service» в Санкт – Петербурге:

1. Офис компании должен быть расположен в деловой части города, в месте пересечения деловых потоков. Желательно, чтобы офис располагался на первом этаже здания, желательно иметь вход с улицы. Предполагаемое право на использование помещения – договор аренды.

2. Офис должен включать минимум два помещения, общей площадью – не менее 60 м2. Первое помещение предназначено для работы сотрудников операционных отделов. Во втором помещении работают административные сотрудники.

3. Офис должен быть оснащен всем необходимым оборудованием: телефонами, факсом, принтерами, ксероксом, сканером, программным обеспечением, обеспечивающим возможность подключения к глобальным системам бронирования, продажу и печать билетов.

4. В офисе компании должны быть установлены следующие системы бронирования и оформления заказов: Amadeus GRS, представляющую собой глобальную систему бронирования международных авиационных перевозок, мест в гостиницах и проката автомобилей; Gabriel GRS, представляющую собой систему бронирования мест на перелеты, осуществляемые авиакомпанией Аэрофлот и ряда других авиакомпаний; Sirena GRS, представляющую собой систему бронирования мест на перелеты внутри Российской Федерации, стран СНГ и ряда других государств; Express-3 GRS, позволяющую выписывать железнодорожные билеты на внутренние и международные направления; ClientBase by TRAMS, базу данных, позволяющую вводить и использовать различные персональные данные на каждого клиента, выставлять счета и отслеживать приобретаемые клиентом услуги.

5. Услуги: номенклатура услуг, оказываемых в отделении компании в Санкт-Петербурге, не должна противоречить услугам компании «Business Service» в целом.

6. Приоритетом деятельности компании является продажа билетов на услуги перевозки различными видами транспорта по России и за рубеж, а также предоставление широкого спектра деловых услуг корпоративным клиентам.

7. Основные целевые сегменты корпоративные и индивидуальные потребители.

8. Объем продаж в течение двух лет планируется на уровне минимальных значений продаж по каждому виду услуг, указанных в п.1.2.

9. Режим работы и персонал: офис компании должен работать 6 (шесть) дней в неделю. С понедельника по пятницу офис работает с 09:00 до 20:00, по субботам офис работает в дежурном режиме с 10-00 до 18-00. Операторы бронирования железнодорожных и авиабилетов, сотрудники занятые в обслуживании корпоративных клиентов, работают в сменном режиме: первая смена с 09:00 до 18:00, вторая смена с 11:00 до 20:00.

10. Общая численность штатных сотрудников не должна превышать 15 человек.

 

 

Формальные формы организационного проектирования офиса «Business Service» можно разделить на следующие варианты:

1. Организация офиса «Business Service» в общее выделенное направление по формам деятельности.

Основная предпосылка этого вариант состоит в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме. Выполнение задач рассматривается в рамках ее роли как штабного подразделения.

2. Штабное — структурное подчинение всех отделов руководству офиса «Business Service».

Преимуществом этого варианта является близость к руководству. Данный вариант наиболее приемлем на начальных этапах развития организации, когда первый руководитель пытается поднять статус и роль служб, хотя иерархический уровень его заместителей еще не готов воспринимать подразделение по управлению маркетингом в качестве подразделения второго уровня управленческой иерархии.

3. Объединение всех служб, занимающихся управлением под руководством директора по коммерческой деятельности с достаточно высоким организационным статусом.

Данный вариант можно рассматривать как наиболее типичный для достаточно развитых организаций с выделением сферы управления в качестве равнозначной подсистемы управления в ряду остальных подсистем.

При оптимизации численности персонала регионального офиса «Business Service» в Санкт Петербурге следует исходить их следующих параметров:

1. Уровень нагрузки на сотрудников в зависимости от общих задач офиса «Business Service»;

2. Специфика процесса управления офиса «Business Service» обусловленная  отраслью организации, масштабами деятельности и состояние рынка;

3. Специфика коллектива компании вовлеченного в управление офиса «Business Service»;

4. Функции и задачи офиса «Business Service» в системе управления организации;

5. Автоматизация и техническое обеспечение офиса «Business Service».

6. Рекомендуемой нормой управляемости офиса «Business Service»:

Высший менеджмент Н упр = 5 -7 человек подчиненных

Средний менеджмент Н упр = 7-9 человек подчиненных

Первичный менеджмент Н упр = до 35 человек подчиненных.

7. Централизация функций в Административном офисе г. Москвы (например бухучет, стратегическое планирование и т.д.)

Основные подразделения регионального офиса «Business Service» в Санкт – Петербурге:

1. Директор регионального офиса «Business Service» в Санкт – Петербурге;

2. Помощник директора;

3. Сервисная служба регионального офиса «Business Service» в Санкт – Петербурге включающая в себя:

- Центр облуживания корпоративных клиентов;

- Центр облуживания индивидуальных клиентов.

4. Служба IT-обеспечение;

5. Маркетинговая служба.

Опираясь на данные, касающиеся количества работников предприятия и данные табл.2.1. определим нормативно обоснованное количество линейных и функциональных руководителей в подразделениях регионального офиса «Business Service» в Санкт Петербурге.

Таблица 2.1.

Усредненная структура затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций

Вид операции (работы)	Затраты рабочего времени к общим временным затратам, %
	Руководители	Функциональные специалисты	Другие
Организационно-административные	40	15	-
Аналитические	15	10	20
Конструктивные	15	15	-
Информационно-технологические	30	60	80

 

Таким образом, количество линейных и функциональных руководителей в подразделениях регионального офиса «Business Service» в Санкт Петербурге:

1. Высший менеджмент 1 человек

2. Первичный менеджмент 2 человека.

Следует учесть, что в большинстве случаев все существующие методы определения численности офиса «Business Service» имеют рекомендательный характер, и окончательной решение зависит от ТОП менеджмента конкретной организации.  Базовый подход к определению численности офиса «Business Service» является нормирование, т.е. определение через размеры трудовой нагрузки и затрат труда-времени на выполнение кадровых  работ по управлению маркетинговой деятельности.

Нормативы выработки сотрудников офиса «Business Service» установлены для простых видов работы.

Зная нормативную (расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года сотрудниками офиса «Business Service», можно определить численность по следующей формуле:

                                                                 (2.1)

где, Т – общая трудоемкость работ сотрудников офиса «Business Service» (чел/час);

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в раках офиса «Business Service» (К примем равен 1,15);

Фп – полезный фонд рабочего времени одного сотрудника офиса «Business Service» за год. В среднем Фп = 1910 часов.

В таблице 2.2 проведен расчет трудоемкости работы «Business Service».

Для расчета примем:

- Коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных обязанностями в системе управления офиса «Business Service» равен 1,15;

- Полезный фонд рабочего времени одного сотрудника офиса «Business Service» за год -1910 часов.

Таблица 2.2

 Расчет количества численности сотрудников офиса «Business Service»

Функции	Реализуемые сотрудниками процессы	Общая трудоемкость работ	Расчетная величина	Штатные единицы
Организация и реализация бронирования	Обеспечение доступа к систем бронирования и IT сопровждения	1212,4	1,73	2
	Учет и контроль хода бронирования
	Контроль правильности бронирования
Сервисное обслуживание клиентов	Планирование	2806,9	2,69	3
	Подбор вариантов
	Отбор и адаптация вариантов
	Взаимодействие в рамках реализации
Формирование связей и координации маркетингового взаимодействия с клиентами	Участие в формирование связей	1478,2	2,89	3
	Обоснование взаимодействия
	Поиск и выбор каналов для реализации взаимодействия
	Составление и контроль  реализации
	Всего			8

 

Таким образом, штатная численность линейного персонала офиса «Business Service» будет 8 человек. С учетом руководителей всего персона офиса составит: 8+2=10 человек.