Структурное подразделение организации - это специально созданный орган управления с четко очерченными задачами, функциями, правами и ответственностью за конкретный участок работы.
В практике деятельности различных организаций чаще встречаются такие виды структурных подразделений:
- Департаменты;
- Управление;
- Службы;
- Отделы;
- Отделение;
- Цеха;
- Бюро;
- Сектора;
- Лаборатории;
- Участка.
Необходимость создания в структуре организаций определенных под - разделов зависит от многих факторов, главными из которых являются особенности и масштабы деятельности, финансовые возможности, наличие квалифицированных кадров, эффективность управления и т.д..
Деятельность трудовых коллективов, формально объединенных в структурные подразделения, регламентируется положениями о структурных подразделениях.
Положение о структурном подразделении - это организационно - правовой документ, регламентирующий деятельность конкретной структурной единицы в составе организации. Форма и структура этого документа не стандартизированы, поэтому в практике управления организациями могут встречаться положения, структурой существенно отличаются друг от друга.
Доминируют два подхода к структуре и содержанию положения о структурном подразделении. Согласно первому подходу этот документ регламентирует задачи и функции подразделения, права, обязанности и ответственность руководителя. В таком случае для руководителя отдельная должностная инструкция не нужна. Согласно второму подходу руководитель должен иметь соответствующую должностную инструкцию, а Положение не охватывает разделы, регламентирующие деятельность руководителя.
С учетом практического опыта рекомендуется такая структура Положение о структурном подразделении:
1. Общая часть.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Структура.
5. Служебные взаимосвязи с другими подразделениями.
6. Права.
7. Ответственность.
Положение разрабатывается на основании распределения задач и функций между структурными единицами организации и утверждается первым руководителем.
В разделе «Общая часть» необходима информация о:
- Место подразделения в структуре организации;
- Порядок создания и ликвидации подразделения;
- Подчиненность;
- Руководство подразделения;
- Основные нормативно - правовые документы, которыми должно руководствоваться подразделение в своей деятельности.
В разделе «Основные задачи» приводится краткий перечень вопросов или проблем, для решения которых и создается структурное подразделение.
Структура каждого конкретного подразделения определяется руководителем организации в соответствии с объемом, сложности выполняемых работ, разделения труда и штатно - финансовых возможностей. Структура аппарата центральных органов исполнительной власти в Украине регулируется постановлением Кабинета Министров Украины от 15 октября 2002 г. № 1550. Согласно этому постановлению, например, само- ный отдел в составе аппарата министерства образуется из численностью не менее пяти работников, в составе управления отдел может быть создан численностью не менее четырех работников, в исключительных случаях допускается создание отдела из трех сотрудников.
В разделе «Служебные взаимосвязи с другими подразделениями» определяются преимущественно организационные и информационные взаимодействия между подразделениями как по горизонтали, так и по вертикали (проекты которых документов готовит данное подразделение, с кем их согласовывает, от ко - го какую информацию получает, когда ее информацию и в какие сроки передает т.п.).
Права структурного подразделения одновременно являются правами его руководителя. В разделе «Права» приводится перечень делегированных подразделения прав, пользование которыми способствует выполнению закрепленных задач и функций. Например, получать от других подразделений необходимую для работы информацию, вести переписку по вопросам, которые не требуют согласования с руководством организации, давать разъяснения, консультировать по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.
В разделе «Ответственность» указывается, за что персонально отвечает заведующий. Например за своевременную и качественную подготовку государственной статистической отчетности, за сохранение закрепленных за подразделением материальных ценностей, за соблюдение работниками правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности. Стилистически неправильно формулировать составляющие ответственности в отрицательной форме вроде «ненадлежащее обеспечение», «некачественная подготовка» и другие.