Лекция 3. Организационные технологии самоменеджмента

Успех руководителя зависит не только от материально-экономических величин, не только от наличия различных черт характера и положительных качеств, а от умения сознательно и системно использовать свое время. В организационных технологиях самоменеджмента на первый план выводится менеджмент времени. «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу» (Ульрих Зиверт).

Значение времени:

· Время необратимо

· Время нельзя накопить

· Время нельзя умножить

· Время нельзя передать

· Время проходит безвозвратно. Поэтому:

· Находите время для работы, это - условие успеха

· Находите время для размышлений, это – источник силы

· Находите время для игры, это – секрет молодости

· Находите время для чтения, это – основа знаний

· Находите время для дружбы, это – условие счастья

· Находите время для мечты, это – путь к звездам

· Находите время для любви, это – истинная радость жизни

· Находите время для веселья, это – музыка души.

Причины дефицита времени.

Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

Признаки проблемы со временем:

1) отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);

2) секретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего, помощник своего руководителя);

3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);

4) продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);

5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);

6) постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);

7) большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);

8) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

 

Инвентаризация времени

Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

 

 

Анализ использования времени

 

Анализ временных потерь

 

Разбор “поглотителей” времени Техника самоменеджмента

 

При инвентаризации времени обязательно определяется каким видом деятельности и сколько занимается руководитель, какие перерывы делаются в течении рабочего дня, какие «поглотители времени» присущи данному человеку

 

Коэффициент экстенсивности труда: К_э = (Ф – П) / Ф = 1 – П/Ф

где: П – перерывы (любые) в минутах

Ф – факт рабочего времени в минутах

 

Самой распространенной методикой анализа рабочего дня является самофотография рабочего дня (несколько дней расписываются по определенной схеме, заполняется таблица, подсчитывается время работы, время перерывов и потерь). Подводится итог (подсчитываются коэффициенты напряженности и т.д.), анализируются пути улучшения использования времени.