В окне базы данных выбрать вкладку Формы.

Лабораторная работа №4

Создание простых форм. Сортировка, поиск и фильтрация.

 

Цель: Приобрести умения с оздать простые формы по существующим таблицам, производить сортировку, поиск и фильтрацию данных на формах.

 

Студенты должны:

Знать: Алгоритмы создания форм разными способами, преимущества каждого из способов создания форм. Алгоритмы сортировки, фильтрации и поиска данных на формах.

 

Уметь: Создавать формы различными способами, производить сортировку, поиск и фильтрацию данных.

 

Пояснения к работе.

 

Формы Access – это лицо базы данных. Для выполнения ежедневных, стандартных операций в хорошо организованной базе данных чаще всего используются именно формы. Как средство для ввода данных, форма является гораздо более удобным инструментом, чем таблица. Формы можно использовать при анализе данных (например, сводные таблицы и диаграммы), а также для вызова других форм, запросов, отчетов и различных автоматических операций. Кроме того, формы используются в качестве «управляющего центра» всей базы данных.

Работа с автоформами и мастером форм

Для работы с имеющимися формами, а также для их создания необходимо выбрать пункт Формы на панели Объекты. Для создания формы выберите команду Вставка/Форма или щелкните мышью по кнопке Создать, после чего на экране появится диалоговое окно Новая форма (рис. 1).

Создание формы предусмотрено в следующих режимах:

ü в режиме Конструктора;

ü в режиме Мастера форм;

ü в режиме Автоформ (три автоформы: в столбец, ленточная и табличная).

Кроме того, можно создать особые виды форм:

ü Диаграмма;

ü Сводная таблица.

Рис. 1

Для создания формы выбора режима недостаточно – необходимо выбрать таблицу или запрос, по которой создается форма, что делается в этом же диалоговом окне.

 

 

Пример 1. Создать форму по таблице Цикловые комиссии, используя Автоформу в столбец.

Автоформа (рис. 2) автоматически строит простую форму на базе выбранной таблицы, не запрашивая больше никаких данных. В таких формах отображаются все поля и записи таблицы.

Переход по записям осуществляется при помощи кнопок на панели перехода, для ввода новой записи можно воспользоваться кнопкой

Для перехода по полям формы можно воспользоваться клавишами TAB и SHIFT+TAB.

 

Алгоритм создания:

В окне базы данных выбрать вкладку Формы.

2. Нажать кнопку Создать.

3. В открывшемся диалоговом окно Новая форма, выбрать Автоформу в столбец.

4. В этом же окне выбрать таблицу, по которой создается автоформа.

 

Пример 2. Создать ленточную автоформу по таблице Дисциплины. Добавить несколько записей в данную форму. Проверить появились ли эти записи в таблице Дисциплины.

Указание: Автоформа создается аналогично алгоритму из первого примера, но в качестве способа создания используется ленточная автоформа.

 

Пример 3. Создать табличную автоформу по таблице Специальности.

Указание: Автоформа создается аналогично алгоритму из первого примера, но в качестве способа создания используется табличная автоформа.

 

Пример 4. Используя Мастер форм, создать форму для ввода данных по группам и студентам этих групп по таблицам Группы и Студенты (подчиненная форма Студенты).

Как и любой мастер, Мастер форм предлагает выполнить последовательность шагов:

ü 1-ый шаг – выбор полей из таблиц, которые будут представлены в форме (рис. 3). Здесь в отличие от режима Автоформы имеется возможность выбрать данные из нескольких таблиц или запросов, после чего нужные поля перемещают из списка доступных полей в список выбранных полей (выберите все поля из таблицы Группы и все поля из таблицы Студенты, кроме поля Группа).

ü 2-ым шагом предлагается выбрать вид представления данных (выберите «Подчиненные формы» и выделите таблицу, которая будет главной – в нашем случае Группа).

ü 3-ий шаг – выбор внешнего вида подчиненной формы (выберите табличный).

ü 4-ый шаг – позволяет выбрать стиль формы (выберите по вашему усмотрению).

ü

Рис. 3

5-ым шагом назначается имя форме (или формам). Сохраните форму с именам Группы

 

Пример 5. Пострить форму (с помощью Автоформы) по таблице Преподаватели, находясь в режиме просмотра таблицы.

Для этого откройте таблицу Преподаватели и воспользуйтесь кнопкой на панели инструментов Новый объект (Эту же кнопку можно использовать, не открывая таблицы, а лишь выделив ее на панели Таблицы).