Проектирование организационных систем

Проектирование организационных систем — безусловно, социальное явление. Высокий динамизм изменений, происходящих в сфере общественных отношений, привел к возрастанию роли организационного фактора в современном индустриализованном мире при прочих равных условиях повышающего эффективность функционирования создаваемых систем. Это придает особую важность проектированию организационных систем, или методу формальной организации целостных систем. На современном этапе развития общества ни одно из целостных образований, будь то экономика, политика, образование, наука, культура и т. п., не в состояний встроиться в существующие структуры без проектирования его организационной системы. Иначе говоря, любые нововведения структурного и процессного характера требуют предварительного проектирования их организации.

Можно выделить четыре подхода к решению задачи проектирования организационных структур: нормативно-функциональный, организационного моделирования, функционально-технологический и системно-целевой.

Нормативно-функциональный подход (метод аналогий) основан на обобщении опыта управления передовыми ПХС, применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в сходных условиях (цели, характер продукции, тип технологии и т. п.). Иными словами, этот подход основан на методе аналогии и прототипов, на допущении, что высоким результатам деятельности обязательно соответствует рациональная организационная структура, но это не всегда так.

Нормативно-функциональный подход, ориентирующийся на положительный опыт организации управления, не содержит собственно метода проектирования рациональной структуры управления. Он оправдан в силу общности принципов и методов управления. Применение типовых структур явилось первым шагом на пути внедрения принципов научно обоснованного построения организационных структур и способствовало унификации организационных структур управления в определенных отраслях экономики.

До недавнего времени нормативно-функциональный подход имел наибольшее распространение и был положен в основу методических рекомендаций по построению организационных структур ПХС. Однако в настоящее время значение этого подхода снижается. Причина заключается в том, что он ориентирован на типовую номенклатуру функций управления и структурных управленческих подразделений. В условиях значительного разнообразия видов организаций и конкретных условий их деятельности возможности этого подхода ограничены.

Функционально-технологический подход к построению организационных структур основан на рационализации потоков информации и технологии ее обработки. Для определения характеристик организационной структуры: численности управленческого персонала, количества уровней управления, степени централизации, структуризации и диапазона управления и др. — предлагается установить корреляционные зависимости этих характеристик от внутренних и внешних факторов и рационализировать функции по вертикали и горизонтали. Однако рассчитанные на основе этих зависимостей характеристики ориентируют на некоторый сложившийся уровень организации управления в отрасли. При данном подходе можно достаточно полно учесть особенности конкретной организации. Он универсален, но вместе с тем трудоемок, ориентируется на стабильную номенклатуру сложившихся функций управления, подчинение организационной структуры схеме документооборота в ПХС. Это ограничивает возможности использования Данного метода.

В условиях действующего предприятия попытки совершенствовать организационную структуру будут наталкиваться на стремление управленческих работников сохранить сложившуюся, привычную для них схему документооборота, которая не всегда рациональна. В условиях проектирования нового объекта использование функционально-технологического подхода вызовет серьезные трудности из-за отсутствия информации, необходимой для его реализации.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, иных отображений распределения полномочий и ответственности в субъекте управления, что является базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. В управленческой практике широко применяются следующие типы организационных моделей:

• математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений или же с помощью машинных имитационных языков;

• графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и иные графические и табличные отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения.

Системно-целевой подход заключается в построении структуры целей ПХС, определении на ее основе состава целереализующего комплекса и функций входящих в него подразделений. Преимущества этого подхода обусловлены возможностью учесть особенности условий деятельности, изменять при необходимости состав конкретного предприятия или организации, состав и содержание функций управления ими, проектировать разнообразные организационные формы. Трудности в использовании системно-целевого подхода заключаются в необходимости осуществить переход от совокупности целей и функций управления к составу и подчиненности структурных управленческих звеньев. Существует ряд методов формирования целереализующего комплекса, совокупности функций управления и организационных структур.

Под целереализующим комплексом понимается совокупность элементов, взаимодействующих в процессе реализации цели, т. е. такая совокупность, для которой цель является «выходом». Сформировать целереализующий комплекс — значит определить состав его элементов и совокупность системообразующих связей (функциональных, синергических, связей развития и управления). Иными словами, необходимо сконструировать систему. Понятие целереализующего комплекса обычно используется, когда для решения проблемы следует создавать соответствующую организационную систему. Во многих случаях, особенно в условиях предприятия, нет необходимости это делать. Реализация намеченных мероприятий осуществляется в рамках самой организационной системы в виде дополнительных функций, которые потребуют определенных изменений. Эти изменения получили название «нововведения».

Поскольку возможны альтернативные варианты достижения поставленных целей, то и сформированная для этого структура системы может иметь несколько вариантов (подсистем).

По отношению к достижению цели подсистемы подразделяются на:

• реализующие одну из указанных целей;

• направленные на реализацию более чем одной конечной цели либо непосредственно, либо косвенно через другие подсистемы (в данном случае эти подсистемы имеют свои цели, отличные от заданных).

Чтобы определить, входит тот или иной процесс или элемент в подсистему для достижения поставленной цели, следует установить функциональные связи между элементами.

Важное значение при выделении элементов в подсистему Имеют синергические связи. Суть их состоит в том, что отдельные элементы не участвуют ни непосредственно, ни косвенно в достижении цели, но их присутствие способствует получению наибольшего суммарного эффекта. Эти элементы играют роль катализатора. Если таких элементов нет, то цель все равно будет достигнута, но при их наличии эффект будет большим (меньше затрат времени, выше надежность), чем при их отсутствии. Синергические связи важны для реализации принципа целенаправленности, ориентированы на выбор оптимального, наиболее эффективного решения по всей системе.

Кроме функциональных и синергических существуют связи третьего порядка — излишние и противоречивые. Избыточность имеет место, когда система содержит ненужные объекты. Противоречивость возникает при объединении истинных объектов и ложных по определению.

Выделение подсистем, или конструирование системы, -сложная проблема. И дело здесь не в количестве элементов, а в установлении связей между ними. Вот почему системный анализ требует четкого определения целей и задач, расширения границ решения проблемы, чтобы не упустить все существующие связи. В процессе выделения подсистем возможны ошибки двоякого рода: объединение необъединимого и разделение неделимого. Качественно выделенная подсистема не должна содержать связей третьего порядка.

Формирование целереализующего комплекса предполагает разрыв сложившихся связей. В результате возникает проблема выбора критерия существенности связей, поскольку если следовать только функциональным связям, то ряд элементов должен присутствовать во всех подсистемах. Например, без электроэнергии ни одна система не может эффективно функционировать. Следовательно, ее производство должно войти в качестве элемента в каждую подсистему. Но это приводит к разрыву синергических связей, таких как концентрация производства, централизация снабжения электроэнергией, комплексное использование всех топливно-энергетических ресурсов. Нельзя все, что влияет на достижение конечной цели, включать в одну подсистему. Поэтому критерий выделения подсистем в экономике должен базироваться на учете как функциональных, так и синергических связей. Определяющими здесь являются два момента:

1) ориентация на цель, т. е. участие в достижении сформулированной цели;

2) учет эффекта синергических связей.

Формирование целереализующего комплекса для решения проблемы может идти двумя путями: 1) выделения из структуры ПХС существующих элементов и 2) создания системы из новых элементов. Как правило, используются оба пути одновременно, так как имеющихся элементов бывает недостаточно для достижения целей, и необходимо создать новую систему с другой подструктурой.

В настоящее время имеется несколько формальных и неформальных подходов к конструированию целереализующего комплекса, которые содержат ряд принципиальных допущений:

• цель является стержнем, вокруг которого создается система (главное требование системного анализа — формирование системы по целевому признаку);

• цель системы определяется не изолированно, а как одна из основных частей более общей цели;

• состав системы определяется на основе участия элементов в процессе достижения цели, т. е. посредством выявления системообразующих связей элементов с целью;

• система включает звенья различной природы.

А.Г. Аганбегян предлагает следующий дедуктивно-логический прием и раскрывает его на ряде примеров.

Сначала конструируется излишне широкая система, ориентированная на конечный результат, затем отбрасывается какой-либо элемент. Если выяснится, что решение при этом будет тем же самым, система сужается.

Ориентация системы на достижение конечного хозяйственного результата предполагает включение в нее различных звеньев, ведущих к этому результату. Здесь нужен системный подход. Особенно актуально это при решении крупных социально-политических и хозяйственных проблем. Обычно на конечную цель работает не одна отрасль, а комплекс взаимосвязанных отраслей, сфер, регионов. Проблему снабжения страны энергией нельзя решить только с позиций угольной или нефтегазовой промышленности. Нужно рассматривать весь топливно-энергетический комплекс.

Если подойти к проблеме обеспечения комфортной езды в автомобиле только с позиции производства автомобиля, то в этом случае реализуются лишь некоторые возможности, связанные с улучшением его конструкции, уменьшением вредных выбросов в атмосферу и т. п. Но не в меньшей мере комфортная езда в автомобиле зависит от качества дорог, правил движения и дорожных знаков, поведения пешеходов, квалификации водителей, сервисного обслуживания и т. п. Поэтому проблему комфортной езды в автомобиле надо решать не только в рамках, например, компании «АвтоВАЗ», а рассматривать всю систему «водитель — автомобиль — дорога — пешеход — правила движения — сервис».

Для формирования целереализующего комплекса и органов управления весьма продуктивен подход, основанный на использовании «дерева целей». Он опирается на следующие положения. Иерархическая структура целей соответствует иерархической структуре систем. Каждой цели соответствует определенный элемент системы, «выходом» которого эта цель является. Из этого следует, что каждому «дереву целей» может соответствовать «дерево системы», в котором каждому элементу (или альтернативному набору элементов) соответствует определенная цель. Декомпозиция целей необходима для того, чтобы выявить внутреннюю структуру системы, обеспечивающую достижение цели. Строго говоря, декомпозиция целей с помощью «дерева целей» осуществляется для того, чтобы при дальнейшем анализе определить элементы, входящие в систему и обеспечивающие решение проблемы.

При анализе достаточно структурированных проблем, где в целом ясны их природа и пути решения, нет необходимости строить «дерево целей». Можно сразу строить «дерево системы» путем задания ее подсистем, компонентов до уровня, на котором выделяются конкретные единичные элементы [Шеметов, 1998].

В этой связи построение «дерева целей» возможно по функциональному и предметному признакам. В первом случае — это действительно «дерево целей», где цель отражает функцию некоторой системы, а во втором — «дерево (структура) системы», где каждый компонент представляет собой элемент системы.

Конструирование системы возможно и без построения «дерева целей», но при использовании того же функционального принципа, путем построения ее функциональной структуры.

Системно-целевой подход в настоящее время наиболее перспективен. Он может быть использован как для действующего, так и для вновь проектируемого объекта. В последнем случае данный подход предпочтительнее нормативно-функционального и функционально-технологического. Он позволяет в наиболее полной форме учесть в структуре целей и функций управления предполагаемые внешние и внутренние условия работы ПХС.

Следует иметь в виду, что весьма трудно определить условия, в которых в чистом виде можно использовать тот или иной подход. В каждом конкретном случае можно выбрать один из подходов или использовать несколько, подбирая сочетания таким образом, чтобы реализовать преимущества подходов и сгладить их недостатки.