Контроль як функція управління

Сутність і сенс контролю

Термін „контроль” викликає передусім негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає, насамперед, примус, обмеження, відсутність самостійності, взагалі все те, що є прямо проти­лежним уявленням про свободу особистості. Якщо спитати, що означає
контроль для керівника, то найчастішою є відповідь: це те, що дозволяє утримувати працівників у певних межах. По суті, це правильно. Один з аспектів контролю насправді полягає в забезпеченні підпорядкування чомусь. Однак зводити контроль лише до деяких обмежень, які включають можливість дій, що заподіють шкоду організації та примусять кожного поводити себе дисципліновано, означало б випускати з уваги основне завдання управління [3].

Контроль – це обов'язкова функція керівництва, заключна ста­дія управлінського процесу, яка відіграє роль ланки, що поєднує між собою керуючу і керовану системи. Якщо відмежуватися від конкретної сфери контролю, то суть його полягає у вимірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов'язаних з реалізацією планів і про­грам, використанні одержуваної інформації для коригуючих дій [3].

Суб'єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні та колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарати підприємств і об'єднань.

Об'єктами контролю є: місії, цілі та стратегії, процеси, функції та завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці [3].

Правильна постановка контролю потребує дотримання діалектичної єдності трьох його стадій: встановлення фактів, їх критична оцінка, розробка заходів впливу на керований об'єкт у потрібному напрямі.

Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Процес контролю складається з установлення стандартів, ви­міру фактично досягнутих результатів і проведення корекції в тому разі, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від установлених стандартів. Навіщо необхідний контроль? Керівники починають вті­лювати функцію контролю з того часу, як тільки визначили мету та завдання. Без контролю починається хаос, і тоді об'єднати діяльність будь-яких груп майже неможливо. Контроль є невід'ємним елементом будь-якої організації [2].

Функція контролю – це характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скоригувати відповідно діяльність організації до того часу, коли ці проблеми стануть кризою. Один із важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, який саме напрям діяльності організації найефективніше сприяє досягненню її загальної мети. Контроль має бути всеохоплюючим. Кожний керівник незалежно від своєї посади буде здійснювати контроль, навіть якщо ніхто

йому цього персонально не доручає. Контроль є основним елементом управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати повністю окремо від контролю. Тому контроль виконує важливу виховну функцію, а також профілактичну і захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни.

Вимоги до контролю закладено у принципах його здійснення, таких як постійність і оперативність, поєднання перевірки зверху і контролю знизу, об'єктивність, масовість і гласність, дієвість, плановість, економічність і науковість [3].

Принцип постійності й оперативності означає, що контроль, як правило, має здійснюватися постійно, з певними інтервалами часу й обов'язково своєчасно або з деяким випередженням.

Принцип об'єктивності потребує, щоб висновки контролерів були аргументованими, базувалися на достовірних фактах, установлених за допомогою доказів і свідчень.

Масовість і гласність передбачають всеосяжність контролю, поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи та всіх працівників, незалежно від виконуваних ними функцій. При цьому створюються умови, за яких широкій громадськості стають відомими про результати і наслідки перевірок.

Дієвість означає, що за результатами перевірок необхідно вживати заходів, спрямованих на ліквідацію виявлених недоліків.

Нарешті, контроль має здійснюватися на плановій основі, щоб уникнути як зайвого контролю і залучення великої кількості спеціалістів, так і ситуації, коли безконтрольними залишаються певні види діяльності або працівники.

Види контролю

В органах та підрозділах системи ДСНС України розрізняють три види контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль передує виконанню роботи. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і поведінки. Він охоплює оцінку всіх основних ресурсів: людських, матеріальних, фінансових і дає відповідь на питання: «Чи усе готово для виконання робіт у зв’язку з поставленою метою, що ще необхідно зробити?»

До трудових людських ресурсів можна віднести кількість виконавців, рівень їхньої кваліфікації, їхню фахову підготовку, уміння, навички, ділові, особисті й інші характеристики, що потрібні для відбору і розстановки працівників.

Матеріальні ресурси являють собою технічні засоби і різноманітні запаси для того, щоб забезпечити безперебійне функціонування даної організації.

Фінансові ресурси організації, як правило, відображаються в її бюджеті. Бюджет установлює граничні значення витрат і не дозволяє організаціям вичерпувати свої засоби до кінця [9].

Поточний контроль здійснюється безпосередньо у процесі проведення робіт. Матеріали цього контролю використовують для оперативного регулювання і координації діяльності структурних підрозділів та окремих виконавців. Найчастіше об'єктом поточного контролю є підлеглі, а сам контроль традиційно є перевагою їх безпосередніх керівників. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволяють уникнути відхилення від намічених планів та інструкцій.

Поточний контроль базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаної мети. Для того щоб здійснити поточний контроль, апарату керівництва потрібний зворотний зв'язок.

Заключний контроль здійснюється після завершення робіт. У його завдання входить перевіряти правильність, законність і доцільність здійснених витрат усіх видів ресурсів. Результати заключного контролю дозволяють оцінити виконані роботи, а також дати можливість керівникам використати накопичену інформацію у процесі розробки планів, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Важливу роль результати заключного контролю покликані відігравати при розробці методів мотивації працівників, коли винагорода за успішно виконану роботу є пропорційною досягненням у роботі.

Процес контролю дозволяє не лише виявити проблеми та реагувати на них так, аби досягти бажаної мети, а й допомагає керівництву вирішити, коли необхідно вносити радикальні зміни в діяльність організації.

Процес контролюможна розділити на три чітко помітних етапи:

– розробка показників, критеріїв, стандартів;

– порівняння з ними досягнутих результатів;

– прийняття необхідних коригувальних дій.

Схематично процес контролю можна представити таким чином [8]:

 

 

Рис. 3.6 – Схема процесу поетапного контролю

 

Перший етап контролю за своїм змістом тяжіє до процесу планування. Як правило, стандарти установлюються відповідно до цілей, часто підходячи їхнім кількісним вираженням. Розробку показників, критеріїв, стандартів, що характеризуються тимчасовими рамками і конкретними подіями, спрямовано на можливість оцінки ступеня або результатів виконання робіт.

Перший етап виражає побажання або сподівання керівника. На другому етапі він порівнює бажане з реально досягнутим, оцінює результати і намічає план подальших дій. Найважливіше правильно визначити розмір відхилення отриманих результатів від стандартів. Тут визначається масштаб припустимих відхилень, вимір результатів, передача інформації та її оцінки.

Керівники кожного рівня повинні встановлювати масштаб припустимих відхилень, тобто таких відхилень від критеріїв, що не викликають тривоги. Якщо масштаб великий, то система контролю реагує тільки на великі відхилення, якщо малий – то навіть на незначні.

Другий етап – етап контролю. При розробці системи контролю необхідно домагатися того, щоб вона спрацьовувала тільки за помітних відхилень від стандартів, коли відхилення можуть призвести до значного збитку.

Щоб бути ефективним, контроль повинен бути ще й економічним. Перевага системи контролю повинна бути більшою за витрати на її функціонування.

Витрати на систему контролю включають витрати часу, що витрачається керівником і співробітниками апарату управління на збір, опрацювання, аналіз і передачу інформації, а так само витрати на усі види робіт з організаційною й обчислювальною технікою, витрати на збереження, пошук і видачу інформації, використовуваної в контрольній діяльності.

Контрольна інформація повинна надходити до керівника і виконавців у терміни, необхідні для своєчасного прийняття управлінського рішення, а так само в достатніх обсягах і формі, зручній для використання й оцінки [2].

Третій етап. Після оцінки інформації керівник повинен прийняти тих або інших заходів. За результатами оцінки масштабу відхилень існує три варіанти поведінки керівника:

– нічого не починати;

– усунути відхилення;

– переглянути стандарт.

Якщо відхилення не перевищують припустимих розмірів, то найбільш доцільною лінією поводження є невтручання в хід виконання робіт.

Якщо ж виявлено відхилення, що потребують відповідної реакції, проведені коригування повинні зосереджуватися на усуненні основних причин відхилення.

Якщо ж застосовувані при контролі показники (стандарти) не відбивають суті процесів, що відбуваються, є завищеними або заниженими, необхідно вчасно провести їхнє коригування.

Коригування можуть здійснюватися такими способами:

– покращенням значення внутрішніх параметрів контрольованої організації;

– удосконаленням функції управління;

– удосконаленням технології управління.

При перегляді планів і програм роботи органів, підрозділів, апаратів управління служби цивільного захисту обов’язково повинні переглядатися показники, критерії, стандарти. Останні повинні бути зрозумілими і досяжними.

Система контролю повинна бути ретельно продуманою. Основна її спрямованість – досягнення цілей організації, а не приховування одних зведень і прикрашання інших.

Добре організований контроль являє собою зворотній зв'язок, без контролю не може бути управління.

Головними характеристиками ефективного контролю є: стратегічна спрямованість, орієнтація на результати, відповідність справі, своєчасність, гнучкість, простота, економічність [8].

 

Контрольні питання та завдання

1. Дайте визначення, розкрийте поняття функцій управління та назвіть порядок їх виконання.

2. Розкрийте сутність та види взаємодії елементів в системі управління.

3. Дайте визначення та розкрийте необхідність прогнозування при виконанні функції планування.

4. Розкрийте значущість планування як функції управління. Цілі планування та види планів.

5. Розкрийте поняття організації. Визначте значущість організаційної функції.

6. У чому відмінність функції організації від функції планування?

7. Визначте необхідність виконання функцій координації та регулювання для організаційної функції.

8. Дайте визначення мотивації та розкрийте основні її складові.

9. Розкрийте основні положення теорії ієрархії потреб Абрахама Маслоу.

10.Розкрийте основні положення теорії Клейтона Альдерфера.

11.Розкрийте основні положення теорії Девіда Мак-Клелланда.

12.Проведіть порівняння моделі мотивації А. Маслоу з моделями К. Альдерфера та Д. Мак-Клелланда. Виявіть принципові розходження між ними.

13.Яку роль у мотивації відіграють змістовні теорії.

14.Дайте визначення контролю та доведіть необхідність виконання цієї функції управління.

15.Назвати та розкрити, які Ви знаєте види контролю у підрозділах служби цивільного захисту.

16.Назвіть та розкрийте етапи контролю згідно до розробленої схеми.

17.Розробіть схему реалізації процесу контролю у Вашій організації.

 

 

Література

1. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. "Основы менеджмента". М.: Дело, 1992.

2. Бандурка О.М. Управління в органах внутрішніх справ України: Підручник. - Харків: Університет внутрішніх справ, 1998.

3. Новіков Б.В., Сініок Г.Ф., Круш П.В. Основи адміністративного менеджменту: Навч. посіб. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

4. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие. – 7-е изд., стереотип. – М.: Новое знание, 2004.

5. Орбан-Лембрік Л.Е. Психологія управління: Посібник. – К.: Академвидав, 2003.

6. Бандурка О.М., Бочарова С.П., Землянська Є.В. Психологія управління – Харків: Фактура-прес. 1998.

7. Брушлинский Н.Н. Системный анализ Государственной противопожарной службы. Учебник. – М.: МИПБ МВД РФ, 1998 г.

8. Касымов Б.Э. Организация управления пожарной охраной. – М.: Стройиздат, 1982.

9. Гавкалова Н.Л., Маркова Н.С. Менеджмент персонала: Учебное пособие. – 2-е изд., исправ. и доп. – Х.: ИД «ИНЖЭК», 2005.

10. Даль Владимир Толковый словарь живого великорусского языка: Т.1-4, – М.: Русский язык, 1978 – Т.3. П. 1980.

11. Ожегов С.И. Словарь русского языка: Ок 57000 слов / Под ред. док. филол. наук, проф. Н.Ю.Шведовой. – 15-е изд., стереотип. – М.: Рус. яз., 1984.

12. Советский энциклопедический словарь / Научно-редакционный совет: А.М. Прохоров (пред.) – М.: "Советская энциклопедия", 1981.

 

 

Лекцію підготував:

викладач кафедри У та ОДСЦЗ

капітан служби ЦЗ Ю.С. Чапля

 

Обговорена та схвалена на засіданні кафедри “ “ ___________ 20 р.