Паспорт идеи и устав проекта.

Итоги инициации обычно излагаются в виде таких документов, как паспорт проектной идеи и устав проекта.

В паспорте проектной идеи обычно указываются причины возникновения проекта, приводится параметрическое описание целей проекта, демонстрируется возможность с помощью достигаемого результата решить актуальную проблему. В этом документе кратко описывается, какая именно потребность будет удовлетворена, кто конкретно будет пользоваться полученными результатами. Иногда описываются преимущества данной проектной идеи по сравнению имеющимися аналогами. Паспорт может содержать описание того, как, за счет чего при реализации проектной идеи будет поднято качество удовлетворения значимых потребностей.

Устав проекта используется в качестве средства его авторизации. В этом документе указывается конкретный менеджер, которому должно быть предоставлено право задействовать определенные ресурсы для реализации проекта.

Разработке устава проекта предшествует оценка значимости удовлетворяемой потребности, оценка реализуемости проектной идеи, составление предварительного плана проекта. Сам устав либо непосредственно, либо в виде ссылок на другие документы должен содержать следующую информацию:

· требования, реализация которых обеспечивает удовлетворение потребностей, пожеланий и ожиданий заказчика (иногда также указываются требования контрактов, стандартов, иных обязательных документов);

· цель или обоснование актуальности проекта;

· сведения о назначаемом менеджере проекта и об уровне его полномочий;

· расписание конкретных событий;

· отношения между участниками проекта;

· допущения – условия или события, которые должны произойти, чтобы проект был успешен;

· ориентировочный бюджет проекта;

· ограничения, которые могут препятствовать реализации проекта.

Весь устав проект может размещаться всего лишь на одной странице. Главное требование к его содержанию – наличие краткого и понятного описания всего проекта. Обычно при его составлении стремятся к максимально возможной информативности при минимальном объеме текста. Содержащаяся в уставе информация должна обеспечивать интеграцию проекта – согласование действий всех его участников.

Устав проекта разрабатывается его инициаторами. В этой роли могут выступать менеджер проекта, команда проекта, спонсоры проекта.

Для организации работы над уставом инициаторами может быть использован следующий перечень вопросов:

1. Кто конкретно заинтересован в данном проекте? Какие особенности предпроектной ситуации эту заинтересованность поддерживают?

2. Зачем данный проект нужен? Какую проблему он решает?

3. Какие изменения произойдут в случае успешной реализации проект?

4. Какие мероприятия обеспечат планируемые изменения?

5. Какие качества команды, которая будет работать над проектом, позволяют надеяться на его успешное завершение?

6. Какие факторы будут существенным образом влиять на достижение успеха?

7. Какие затраты на реализацию проекта следует считать оправданными?

Как видно из представленного перечня вопросов, разработка устава проекта носит творческий характер. Он может многократно уточняться и корректироваться как в процессе согласования со всеми заинтересованными сторонами (заказчиками, спонсорами, членами команда проекта и т.д.), так и на различных стадиях планирования.

Тест 8. Что должна обеспечить информация, содержащаяся в Уставе проекта?

A. Интеграцию проекта – согласование действий всех его участников

B. Понимание у спонсоров (грантодателей, заказчиков), на что и как именно будут расходоваться их средства

C. Осознание конечных результатов проекта

Видение сильных и слабых сторон проекта

 

Матрица компромиссов.

При составлении устава проекта для предварительной оптимизации проекта может использоваться матрица компромиссов. Ее используют для учета особенностей проект в части ограничения по срокам, по стоимости и по содержанию предстоящих работ.

Вначале определяется, какое из ограничений жестко фиксировано. В качестве фиксированного ограничения берется то, на которое в дано проекте влиять практически невозможно. Например, при строго оговоренном объеме финансирования фиксируется стоимость. Если строго оговорена дата получения конечного продукта, то фиксируются сроки. Если жестко оговорен набор характеристик продукта или услуги, то фиксируется содержание.

Затем определяется, по какому из ограничений есть возможность для оптимизации (улучшения). Обычно для оптимизации из двух оставшихся ограничений выбирают то, по которому в конце проекта желательно получить наилучшие показатели. Например, если желательно выполнить проект как можно быстрее, то оптимизируются сроки. Если важна экономия по деньгам, то оптимизируется стоимость. Если заказчику хочется получить изделие с максимально возможным диапазоном использования, то оптимизация ведется по содержанию.

Так как три вида ограничений проекта взаимосвязаны, то параметры третьего ограничения определяются параметрами первых двух. Поэтому оставшееся после выбор первых двух третье ограничение просто пересчитывается. В этом пересчитанном виде параметры последнего из трех ограничений учитываются для дальнейшей разработки проекта.

При заполнении матрицы компромиссов стремятся к тому, чтобы только оно из ограничений было зафиксировано, только в отношении одного проводилась оптимизация, только по одному из трех указанных поводился окончательный расчет. Если это правило нарушается, то либо теряется возможность для маневра, либо нарастает степень неопределенности последствий принимаемых решений. В конечном итоге это ведет к существенному увеличению рисков проекта.

В качестве примера на представленном ниже рисунке показан такой вариант матрицы компромиссов, в котором зафиксированы сроки реализации проекта, принято решение искать наилучший вариант содержания работ (оптимизировать по содержанию), а затем произвести расчет стоимости, которая будет принята к исполнению.

 

	Зафиксировать	Оптимизировать	Пересчитать и принять
Сроки	ДА
Стоимость			ДА
Содержание		ДА

 

Тест Проект (D) Матрица компромиссов используется

A. для принятия решения о наиболее подходящем составе команды проекта B. для контроля за качеством выполняемых работ C. для учета интересов всех заинтересованных лиц D. для предварительной оптимизации проекта

 

Весь устав проект может размещаться всего лишь на одной странице. Главное требование к его содержанию – наличие краткого и понятного описания всего проекта. Обычно при его составлении стремятся к максимально возможной информативности при минимальном объеме текста. Содержащаяся в уставе информация должна обеспечивать интеграцию проекта – согласование действий всех его участников.

Устав проекта разрабатывается его инициаторами. В этой роли могут выступать менеджер проекта, команда проекта, спонсоры проекта. Для организации работы над уставом инициаторами может быть использован следующий перечень вопросов:

1. Кто конкретно заинтересован в данном проекте? Какие особенности предпроектной ситуации эту заинтересованность поддерживают?

1. Зачем данный проект нужен? Какую проблему он решает?

1. Какие изменения произойдут в случае успешной реализации проект?

1. Какие мероприятия обеспечат планируемые изменения?

1. Какие качества команды, которая будет работать над проектом, позволяют надеяться на его успешное завершение?

1. Какие факторы будут существенным образом влиять на достижение успеха?

1. Какие затраты на реализацию проекта следует считать оправданными?

Как видно из представленного перечня вопросов, разработка устава проекта носит творческий характер. Он может многократно уточняться и корректироваться как в процессе согласования со всеми заинтересованными сторонами (заказчиками, спонсорами, членами команда проекта и т.д.), так и на различных стадиях планирования.