порядок оплаты услуг Исполнителя (наличный или безналичный расчет).

Служба приёма и размещения

 

Стандарт приёма заявок на бронирование

От юридических лиц

Заявка должна быть оформлена на фирменном бланке организации, подписана руководителем или главным бухгалтером либо уполномоченным представителем Заказчика и заверена печатью организации.

Заявка должна содержать следующие данные:

-наименование организации, штамп с исходящим номером, датой;

-фамилию, имя, отчество и номер контактного телефона лица, уполномоченного на представление интересов Заказчика по вопросам размещения клиентов;

-фамилии, имена и отчества клиентов (если известны), количество;

-даты/время предполагаемого заезда/отъезда клиентов;

-количество и категории номеров (указать – размещение одно/двухместное, номера для курящих/некурящих);

- дополнительные услуги (если есть необходимость);

-гарантию оплаты проживания и дополнительных услуг ( «Обязуемся подтвердить заезд гостей за 48 часов до даты предполагаемого заезда. В случае незаезда клиентов в срок или изменения сроков проживания (заезда/выезда), указанных в заявке,без уведомления ГК «Диана» не менее чем за 48 часов до даты предполагаемых событий, обязуемся выплатить штрафные санкции согласно выставленным счетам »);

Наличие услуги «Трансфер» (если есть необходимость).

порядок оплаты услуг Исполнителя (наличный или безналичный расчет).

 

1. Принять от заказчика заявку на бронирование по факсу (83147)4-33-53.

2. Проверить правильность оформления заявки. Если документ составлен в соответствии с нашими требованиями, зарегистрировать заявку в утвержденном порядке:

- в правом нижнем углу написать - Вх. № (из журнала входящей документации), дата и время принятия заявки, фамилия администратора;

- если заявка содержит неполную информацию, позвонить в организацию и отправить бланк образца заявки: Доброе утро (добрый день) гостиница «Диана» администратор (имя). Мы получили Вашу заявку на бронирование номеров, но для оформления брони не указаны некоторые данные. Пожалуйста, оформите заявку по образцу, который я могу отправить вам по факсу, ознакомьтесь и пришлите повторно. Заранее Вам благодарны! Принять новую заявку и зарегистрировать.

- подписать заявку у руководства.

3. Согласно письменной заявке занести данные бронирования в программу Отель 2.3. Заявку вложить в папку заявок Службы приёма и размещения.

4. Если в одной заявке несколько номеров с разными датами заезда/отъезда, то при оформлении брони в программе Отель 2.3 в окне «Бронирование по заявке- изменение (привязка к номеру)» поставить нужные даты.

5. Выставить Предварительный счет, поставить свою подпись, подписать у управляющей, у бухгалтера.

6. Предварительный счёт за проживание, а при наличной форме оплаты Подтверждение брони отправить посредством факсимильной связи или по электронной почте в организацию, сделать запись об отправке в Журнале регистрации исходящей документации.

7. После отправки Предварительного счёта держать на контроле поступление денежных средств на расчетный счет гостиницы (сверка с бухгалтерией по тел. (9) 2-33-72), после этого отметить оплату в журнале «Учета счетов по безналичной форме оплаты» и в программе Отель 2.3. Подтверждением факта оплаты считается переданное посредством факсимильной связи по телефону: (83147) 4-33-53 платежное поручение с отметкой банка или по электронной почте.

8. Оплата по безналичному расчету должна быть произведена в течение 3-х банковских дней с момента выставления Предварительного счета, но не позднее, чем за 48 часов до предполагаемой даты заезда.

9. Если заявка прислана менее чем за 24 часа до даты предполагаемого заезда или в день заезда, нужно потребовать с организации гарантийное письмо с указанием даты оплаты не больше даты отъезда гостя, а после оплаты счета платежное поручение.

10. После завершения проживания по заявке, (через 24 ч) по Б.Н, выставить окончательный расчет оплаты (в «Кассе»).

11.Сравнить его с Предварительным счетом по этой заявке. Если они совпадают, то окончательный расчет можно выставлять. Если есть различия, выяснить причину, не выставляя счета, сообщить старшему администратору, и ждать указаний по дальнейшему действию.

12.Сумму и № выставленного счета зарегистрировать в журнале «Учета счетов по безналичной форме оплаты» в соответствующих графах.

 

 

Составитель: руководитель СПР Н.В.Лелёкина 2012 г.