Информация и информационные технологии в управлении

Понятие «информация» в последние десятилетия стало одним из самых употребляемых и встречается практически во всех областях знания.

Социальная информация — сведения о состоянии социальной системы, средство обеспечения информационных потребностей общества на основе применения информационных технологий. Информация — это ценнейший интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интеллектуальной собственности.

Управление связано с выработкой и осуществлением целенаправленных управленческих воздействий на объект (систему), а это, в свою очередь, включает сбор, передачу и обработку необходимой информации, принятие и реализацию соответствующих решений.

Управляющая и управляемая системы не могут существовать без информации, имеющей своего рода сигнальный характер, несущей импульсы, команды упорядочения. Воспринимая их, система соответственно реагирует, перестраивает свое поведение. Благодаря информационным потокам обеспечивается и обратная связь, отражение изменений в системе под управляющим воздействием. Но информация обеспечивает и опережающее отражение, что позволяет управляющей системе идти «впереди» событий.

В управленческой деятельности информация – это совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем, а также внешней среды.

В настоящее время сложились различные организационные концепции процесса управления и роли информации в нем. В частности, широко распространено выделение информации в самостоятельную стадию управленческого процесса, ибо ей присущи свои специфические тенденции развития, существуют принципы работы с информацией, позволяющие наладить ее движение, сбор, обработку, анализ. Связь управления и информации носит сложный характер: с одной стороны, информация относится к управлению как «необходимое питательное средство», составляет общую предпосылку управленческого процесса, в ходе которого осуществляется связь субъекта и объекта управления с целью принятия оптимального управленческого решения и совершения других действий. С другой стороны, информация выступает в качестве «продукта» определенного управленческого процесса, а ее получение и обработка составляют органический элемент этого процесса.

Достоверная информация необходима для всех этапов управления: постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия управленческих решений, организации и регулирования управляющей системы. Без информации нельзя представить и прогнозирование, и планирование, поскольку именно не ее основе рождаются прогнозы, планы. Информация собирается и на стадии контроля, позволяя судить о реальных изменениях в объекте управления.

Субъект управления также должен быть информирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он коррелирует прошлые решения и принимает новые, с учетом допущенных ранее просчетов и неоптимальных действий.

Поэтому сбор и переработка информации, ее эффективное использование — необходимый компонент управления.

Информация, используемая в управлении, может быть классифицирована по различным основаниям:

• по типу отражаемых отношений — технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;

• по масштабам отражаемого объекта — федеральная (обще­государственная), региональная, местная;

• по функциям управления (прогностическая, организационная, контрольно-учебная, регулятивная);

• по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — экономическая, социальная, политическая, духовно-культурная; про­мышленная, сельскохозяйственная, образовательная, военная и т.д.;

• по структурированности — систематизированная и несис­тематизированная;

• по характеру содержания (количественная и качественная);

• по периодам использования (условно-постоянная — справочная, нормативная и переменная — оперативные сведения);

• по характеру носителя — электронная, документированная и вербальная.

• по источникам поступления (внутренняя и внешняя);

• по формам носителей (средства массовой информации — радио, телевидение; печатная — книги, газеты, журналы);

• по структуре - распорядительная, координационная, контрольно-оценочная, плановая и т.д.

Информация как управленческая категория — это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления.

С учетом этого социальная информация в управлении должна удовлетворять ряду требований, т.е. быть:

• полной – отражение в полной мере управляемых процессов;
• достоверной – формирование на основе объективных данных;
• своевременной, оперативной — поступление в сроки, достаточные для принятия своевременного решения;
• прозрачной – невозможность различных толкований;
• надежной - основными параметрами надежности информации принято считать ее достоверность, объективность, полноту;
• оптимальной - характеристика меры в соотношении необходимой и достаточной информации;
• доступной и простой в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность).
• экономичной – экономичность затрат при сборе информации, максимально возможная сохранность, наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий уровень управления.
• опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;
• логичной и лаконичной (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);
• комплексной, системной;
• соответствующей компетенции, полномочиям субъекта управления;
• ориентированной на машинную обработку.
• недопустимость использования сведений («шума»), осложняющих принятие решений;
• соблюдение соотношения между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока.

 

Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а так же повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии в сфере управления - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию, обеспечивающую механизм принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных параметров развития объекта управления.

Под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а так же определенные методы организации работы с информацией.

Информационная система (ИС) - упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий. Проектирование и эксплуатация информационных систем обеспечиваются следующими средствами: программными (программы для компьютеров, различного назначения); техническими (аппаратные средства, вычислительной техники и связи, обеспечивающие размещение и обработку информационных ресурсов на персональных компьютерах, в локальной сети, в региональной сети, в сети международного информационного обмена); лингвистическими (словари, классификаторы, тезаурусы); правовыми (положения, уставы, должностные инструкции); организационными (инструкции, методики, схемы, описания и другая эксплуатационная документация); кадровыми (квалифицированными специалистами отдела информационных технологий, привлекаемые специалисты).

Все виды информационных систем и сетей, технологий и средств их обеспечения составляют специальную отрасль деятельности, развитие которой определяется государственной политикой информатизации. Жизненный цикл автоматизированной информационной системы можно сформулировать из 4 этапов: разработка (техническое задание, технический проект, рабочая документация), ввод в эксплуатацию (предэксплуатационное накопление данных, испытание информационных технологий, сертификация, установка на объекте), эксплуатация (эксплуатационное накопление данных и ситуационное изменение данных, использование на объекте, услуги заказчикам), списание.

В качестве основного классификационного признака автоматизированных информационных систем (АИС) целесообразно рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности - процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или группы должностных лиц, участвующих в управлении организационной системы. В соответствии с предложенным классификационным признаком можно выделить следующие АИС:

автоматизированные системы управления (АСУ);

системы поддержки принятия решений (СППР);

автоматизированные информационно-вычислительные системы (АИВС);

автоматизированные системы обучения (АСО);

автоматизированные информационно справочные системы (АИСС).