Заголовок к тексту документа

Утверждение документа

Документы утверждаются ректором или проректорами МАИ, или специально издаваемым документом (например, приказом).

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т.д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

-гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, включает в себя слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Ректор Московского авиационного

института (национального

исследовательского университета)

Личная подпись А.Н. Геращенко

дата

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Московского авиационного

Института (национального

исследовательского университета)

от 05.04.2008 №82

Утверждаемый документ должен быть подписан исполнителем и иметь визы согласования.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Резолюция

Резолюция включает следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

письмо (о чем?) об оказании технической помощи;

приказ (о чем?) об изменении штатного расписания;

распоряжение (о чем?) о проведении научно-практической конференции;

протокол (чего?) заседания коллегии:

акт (чего?) приема-передачи дел.

При оформлении заголовка письма слово «письмо» не указывается. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. Заголовок должен содержать 28-30 знаков в строке и не занимать более 5 строк, печатаемых через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. В документах, оформленных не на бланках, заголовок может размещаться центрированным способом посередине текста.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, за исключением приказов, заголовок может не составляться.

Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа.

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и ситуаций.

Текст документа должен содержать достоверную, полную и аргументированную информацию, выраженную точно, ясно, логично, по возможности кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версия от 6,0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала и размером № 12 для оформления табличных материалов.

При изготовлении текстов документов на двух и более листах второй и последующий нумеруются. Номера листов проставляются в верхнем поле посередине или справа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Тексты организационно-правовых документов (положений, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, подразделяемых на пункты и подпункты. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами.

Тексты распорядительных документов (решений, приказов, распоряжений) состоят из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа, по второй части – распорядительной – формулируются поручения.

Тексты информационно-справочных документов (деловые письма, докладные и служебные записки, справки) состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить…», «направляем в Ваш адрес»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

При упоминании в тексте документа нормативного правового акта или иного документа указываются реквизиты документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), заголовок к тексту.