Организация как система. Функции ПР.

Чем отличаются понятие « общественные отношения» от понятия «ПР»? Общественные отношения – это прикладная дисциплина. ПР-деятельность – это деятельность, всегда сознательно направляемая, осуществляемая в чью-то пользу (в пользу какой-либо организации или личности). Не существует «ПР вообще»! Далеко не каждая фирма или организация заботится о своей публичной репутации, то есть ПР далеко не повсеместны и «обязательны». Поэтому мы выделяем понятие базисный ПР-субъект – то есть организация (или личность), в пользу которой мы осуществляем программу общественных отношений.

Какую же роль в организации играют ПР как сознательно и направленно избранные технологии, каковы их функции? Представление об этом мы можем получить, если обратимся к системному подходу. С середины прошлого века теория систем прочно вошла в науку и практику, доказала свою состоятельность во многих областях. Все живое, согласно данной теории, состоит из систем. «Система представляет собой совокупность взаимодействующих элементов, которая поддерживает свое существование во времени и в определенных границах путем реагирования и приспособления к изменениям в окружающей среде для достижения и поддержки целевых состояний».

Что означает системный подход применительно к социальной реальности? Любая организация (фирма или партия, к примеру) представляет собой часть б олее обширного целого, более крупной системы. Так, поставщики, клиенты, акционеры – составляющие системы, частью которой является фирма. Избиратели, органы власти - составляющие системы, частью которой является партия. Все элементы системы взаимодействуют между собой, подвергаются взаимному влиянию.

В то же время каждая организация также состоит из определенных элементов (подразделений, филиалов и т.д.), то есть тоже представляет собой систему. Существуют термины, помогающие ориентироваться в данном подходе. Сверхсистема – это совокупность организаций, групп, внешних по отношению к нашей фирме, но связанных с ней. Подсистема – это наша фирма по отношению к сверхсистеме. Как же определяется уровень системы в каждом конкретном случае? Все зависит от цели, ради которой применяется системный подход. Если наша задача – анализ деятельности филиала фирмы, то мы рассматриваем филиал как систему (следовательно, фирма в целом уже выступает как сверхсистема). Точка отсчета – система и ее взаимодействие с элементами внутри и вне ее. В этом процессе есть свои закономерности, которые нам важно знать и применять в практике ПР.

Основополагающим в теории систем является процесс взаимодействия с внешней средой. Под внешней средой понимается все, что оказывает внешние воздействия на систему (материальное воздействие, информация, энергетическое воздействие и т.д.). Все системы (механические, органические, социальные) классифицируются по характеру взаимодействия с внешней средой. Крайними точками в этой классификации являются закрытые и открытые системы.

Закрытые системы отличаются непроницаемостью своих границ для внешних воздействий. Они не способны реагировать на эти воздействия, они нечувствительны к этим воздействиям. Закрытые системы не приспосабливаются к изменениям в окружающей среде и, в конце концов, распадаются.

Открытые системы имеют проницаемые границы, позволяющие свободно взаимодействовать с окружающей средой, адаптироваться к ее изменениям (то есть приспосабливаться или противостоять).

Социальные системы редко встречаются в чистом виде открытые или закрытые, чаще всего это относительно закрытые и относительно открытые. Мы увидим в дальнейшем, насколько существенно это различие.

Нам необходимо более детально представлять механизм взаимодействия открытой системы с окружающей средой. Идеальное (то есть желаемое, гармоничное) состояние называется целевое состояние системы. Это своего рода точка отсчета. Проницаемые границы пропускают воздействия внешней среды в виде входных сигналов, которые пытаются воздействовать на целевое состояние системы. Что же происходит далее? В целевом состоянии системы происходят отклонения. Информация об этих отклонениях называется обратная связь. Она воздействует на деятельность системы, на ее процессы, в результате появляются выходные сигналы. На этом этапе важно усвоить, что выходные сигналы бывают двух типов: внутренние и внешние. Внутренние выходные сигналы действуют, не выходя за границы системы, вызывают определенные изменения целевых состояний и таким образом помогают системе выжить. Выходные сигналы проходят через границы системы и воздействуют на внешнюю среду системы, изменяют ее, таким образом, тоже содействуя выживанию открытой системы. Как мы видим, относительно открытые системы вынуждены находиться в состоянии постоянных изменений, чтобы сохраниться.

Воздействия внешней среды (входные сигналы) могут быть различными по силе влияния на изменения системы. Рассмотрим первый вариант: входные сигналы вызвали обратную связь, которая не меняет структуру и процессы системы, но через внутренние выходные сигналы меняет целевое состояние. Система продолжает функционировать без серьезных изменений.

Пример. Можно рассмотреть такую ситуацию: городская газета «Тема дня» перестала получать дотации из бюджета, которые составляли 30% ее бюджета, – руководству пришлось сократить тираж, уменьшить размеры гонораров и штат сотрудников. Редакция газеты как система продолжает функционировать. Она приспособилась к входным сигналам, не подвергаясь особым изменениям.

Такого рода обратная связь называется отрицательной (она несет информацию об отклонении, требующем настройки), а процесс реагирования системы на входные сигналы – гомеостазисом. Это процесс изменений, который не влияет существенным образом на характер деятельности системы. Как правило, он сопровождается действиями «урезать», «сократить», «приостановить». Это процесс поддержания стабильности, но все же – процесс изменений, а не стагнации, застоя.

Пример. Продолжим рассматривать пример с городской газетой «Тема дня». Представим, что сокращение тиража и другие названные выше изменения вызвали бурную реакцию конкурентов, было создано негативное общественное мнение как об издании несамостоятельном, зависимом и несерьезном. Редакции пришлось пойти на существенные изменения концепции газеты, обратить большее внимание защите интересов граждан, опубликовать несколько смелых расследований, усилить интерактивное начало. Редакция осуществила серьезную перестройку, обрела новый этап развития.

Такого рода обратная связь называется положительной (она несет информацию о реакции на отклонение), а процесс изменений в системе – морфогенезом. Он сопровождается развитием системы и, как правило, созданием новых направлений деятельности. Если обратиться к приведенное выше схеме, морфогенез – это целенаправленное изменение структуры и процесса через положительную обратную связь. Причем далеко не всегда морфогенез сопровождается изменениями в целевых состояниях системы.

Можно сделать вывод, что все относительно открытые системы обладают способностью к адаптации, все дело - в характере этой адаптации, что в свою очередь зависит от самой организации.