Система контролю за виконанням рішень

Після того, як почалось виконання рішення, менеджер по­винен здійснювати контроль за ходом його виконання.

Контроль — це спостереження, нагляд з ціллю перевірки стану виконання рішення. Він здійснюється шляхом обліку ходу виконання, своєчасно виявляє відхилення від заданої програ­ми, дає можливість ліквідувати причини відхилення, або попе­редити про наміри несвоєчасного виконання рішення.

Для контролю використовується різні види обліку:

• статистичний;
• бухгалтерський;
• оперативний.

Менеджер організує спеціальний облік ходу виконання окремих рішень.

Труднощі у здійсненні контролю полягають у тому, що тре­ба одночасно контролювати хід виконання багатьох рішень і роз­поряджень за різними показниками. Для цього в організації створюється спеціальна система контролю виконання рішень (наказів, постанов, розпоряджень).

У сучасних організаціях використовується контроль ручний, картковий і комп´ютерний. Все залежить від обсягу документів, що контролюються.

Організація контролю за виконанням документів розгляда­лась у документаційному забезпеченні менеджера цього по­сібника.

Найбільш ефективним є комп´ютерний контроль. Одержав для контролю документ, ЕОМ доводить до виконавця і контро­люючої особи дані про те, які завдання взято під нагляд, а потім періодично перевіряє хід виконання рішення, звіряючи його з одержаними звітами. При невиконанні рішення у встановлений строк ЕОМ негайно повідомляє про це виконавцю і контроле­ру-

Періодично ЕОМ складає для першого керівника і його за­ступників списки невиконанних завдань з відміткою строків за­тримки і відповідальних осіб. ЕОМ може контролювати необме­жену кількість документів, групувати їх за важливістю і строка­ми виконання.

Але можливості технічних засобів перебільшувати не треба, Роль менеджера в організації за здійсненням контролю за вико­нанням рішень дуже велика. Тут важливо не стільки констату­вати затримку і кого-небудь покарати, скільки попередити і усу­нути причини затримки і все ж таки виконати рішення, або змінити встановлені строки.

Важливим засобом контролю виконання прийнятих рішень є систематичне заслуховування звітів з виконання прийнятих рішень на засіданнях колегіальних органів (правліннях, колегі­ях, президіях, радах), нарадах у керівників організації, менед­жерів структурних підрозділів.

Створена система обліку і контролю виконання рішень за­безпечує менеджера необхідною інформацією, без якої немож­ливо здійснювати нормальний процес управління, своєчасне рішення труднощів, що виникають, подолання та усунення не­доліків.

Іноді у ході виконання рішення виникає необхідність його корегування. Причинами цього можуть бути:

• погана організація виконання рішення;
• різкі зміни ситуації у зовнішньому середовищі;
• неякісна розробка самого рішення та ін.

Ці причини призводять до необхідності зміни уже прийня­того рішення.

Ефективним є метод корегування ріше ння. Менеджер зби­рає нараду, запрошуючи на неї відповідальних осіб за реаліза­цію рішення. Після розгляду причин, що викликали необхідність зміни рішення, учасники наради роблять висновки, які стали підставою для нового рішення або доповнень до прийнятого як тільки наміри визначилися і напрямки змін стали зрозуміли­ми, менеджер приймає рішення, формулюючи його у вигляді наказу або розпорядження.

Ця форма корегування рішення забезпечує менеджеру впев­неність, що прийняті зміни у рішенні будуть підтримані, а осо­биста участь відповідальних виконавців у такій нараді сприяє підвищенню їх відповідальності за ефективне виконання рішен­ня у цілому.

Некоректоване рішення часто не виконується і стає причи­ною дискредитації менеджера.

Саме від мистецтва менеджера залежить як швидко він може знайти нові можливості виконання рішення з внесенням необ­хідних коректив у раніше прийняте рішення. Але ж часті і постійні зміни прийнятих рішень спричиняють невпевненість в роботі апарату управління. За таких умов працівники апарату можуть згубити почуття ініціативи.

Тому удосконаленню контролю — фактичної перевірки ви­конання, аналізу практичних результатів управлінської діяль­ності менеджер повинен приділяти велику увагу.

Умови ефективного контролю управлінських рішень менед­жера показані на схемі.

Останнім, кінцевим етапом роботи над управлінським рішенням є підведення підсумків виконання рішення. Він пе­редбачає наступне:

• визначення правильності та якості виконання рішення в цілому;
• своєчасність проведення передбачених заходів;
• ступінь участі всіх працівників і колективів у виконанні рішення;
• засвідчення фактів творчого та ініціативного ставлення до справи;
• порівняння витрат ресурсів з передбаченими обсягами;
• заохочення кращих виконавців даного рішення.

Підведення підсумків також бажано і для узагальнення дос­віду роботи, виявлення і обговорення допущених помилок, щоб уникати їх у подальшій роботі.