Дерекқор - бұл ақпаратты жинау мен ұйымдастыру құралы. Дерекқорлар адамдар, өнімдер, тапсырмалар немесе басқа кез келген заттар туралы ақпаратты сақтауы мүмкін. Көп дерекқорлар мәтіндерді пысықтау бағдарламасында немесе электрондық кестеде тізім ретінде басталады. Тізім кеңейіп тұрғанда деректерде артықшылықтар мен сыйымсыздықтар пайда бола бастайды. Тізім пішініндегі деректерді түсіну қиын болады, сараптаудан деректерді іздеу немесе жинау жолдарының саны шектелген. Осы ақаулықтар пайда болуды бастаған кезде, Office Access 2007 сияқты дерекқор басқару жүйесі (ДҚБЖ) арқылы деректерді дерекқорға тасымалдау керек.
Компьютерленген дерекқор нысандарды құрайды. Бір дерекқор бірден көп кестені құрауы мүмкін. Мысалы, Басқа қайнар көзінен деректерді немесе кодты қолдануға арнайы құрастырылған болмаса, Access дерекқоры кестелерін пішіндер, есептер, макростар және модульдер сияқты басқа нысандармен бірге бір файл ішінде сақтайды. Access 2007 пішімінде жасалған дерекқорлар.accdb кеңейтімін алған, ал бұрынғы Access пішімдерінде жасалған дерекқорлар.mdb файл қеңейтімін алған. Access 2007 қолданып файлдарды бұрынғы файл пішімдерінде жасауға болады (мысалы, Access 2000 мен Access 2002-2003).
Access қолданып төмендегілерді орындауға болады:
Дерекқорға жаңа деректерді қосу, мысалы реестрге жаңа элементті қосу
• Дерекқорда бар деректерді өзгерту, мысалы элементтің ағымдық орналасуын өзгерту
• Мәліметті жою, мысалы егер элемент сатылған немесе ақау болса
• Деректерді түрлі жолдармен ұйымдастыру немесе қарап шығу
• Деректерді басқалармен есептер, интранет немесе интернет арқылы ортақтасу
• Дерекқор кестесінің көрінісі деректер жолдар мен бағандарда сақталған электрондық кестеге ұқсайды. Нәтижесінде, электрондық кестені дерекқор кестесіне импорттау жай болады. Деректерді электрондық кестеде сақтаумен дерекқорда сақтаудың негізгі айырмашылығы бұл деректер ұйымдастыру жолы.
• Дерекқорды иілмелі ету үшін деректер кестеде артықшылықтар пайда болмайтын жолмен ұйымдастыру керек. Мысалы, жұмыскерлер туралы мәліметтерді сақтайтын болсаңыз, әрбір жұмыскер жұмыскерлер туралы деректерді сақтауға арналған кестеге бір рет қана енгізілуі керек. Өнімдер туралы деректер өз кестесінде сақталады және филиалдар туралы деректер басқа кестеде сақталады. Бұл үрдіс қалыптандырудеп аталған.
• Кестедегі әрбір жолға жазба ретінде байланысады. Жазбаларда мәліметтердің бөлектері сақталады. Әрбір жазбада бір немесе бірнеше өрістер болады. Өрістер кестедегі бағандарға сәйкесті болады. Мысалы, сізде «Жұмыскерлер» деп аталған кесте болуы мүмкін, онда әрбір жазбасы (жолы) бөлек жұмыскер туралы мәліметті құрайды, ал әрбір өріс (баған) басқа-басқа мәліметтерді құрайды, есімі, фамилиясы, мекенжайы тағы тағылар сияқты. Әрбір өріске белгілі дерек түрі тағайындау керек, ол мәтін, күн немесе уақыт, сан немесе басқа түрі болсын.
• Жазбалар мен өрістерді сипаттаудың басқа жолы бұл кітапхананың ескі түрдегі каталогты көрнекілендіру. Әрбір карта карточка дерекқордың жазбасына сәйкесті болады. Бөлек карточканың әрбір мәлімет бөлегі (авторы, аты, тағы тағылар) дерекқордың өрісіне сәйкесті болады.
Дерекқор, деректер базасы (франц. base, грек. basіs – негіз) – ұзақ мерзімге сақтауға (әдетте, компьютердің жадында), өңдеуге және күнделікті қолдануға арналған деректердің (мәліметтердің) реттелген жиынтығы.
Жазба деректерді реттелген жүйеге келтіру адамзат мәдениетінің ажырамас белгісі болып табылады. Компьютерлік дерекқордың негізін түрлі кестелер,каталогтар, телефондық кітаптар, күнтізбелер, карталар мен атластар, әртүрлі картотекалар, анықтамалық басылымдар, құжаттар, т.б. құруы мүмкін.
Ақпарат қорын бір жерге шоғырландыру (ЭЕМ-нің жадында) ақпараттарды сақтауды әрі оны толықтырып отыруды қамтамасыз етеді; ал орталық ЭЕМ-мен желілік байланыс арқылы ақпаратты тұрақты әрі жылдам алуға болады. Компьютерлік дерекқор деректерді сақтауды, реттеуді, іздеуді және ЭЕМ-нің сыртқы құрылғыларына жіберуді қамтамасыз ететін белгілі бір файлдық жүйеге сүйенеді. Пайдаланушылар мен дерекқор арасындағы қарым-қатынас дерекқорды басқару жүйесі арқылы жүзеге асырылады. Басқару жүйесі пайдаланушының сұранысын қабыл алады да файлдық жүйеге қажетті бұйрықтар беріп, ақпараттық хабарды пайдаланушының қолдануына ыңғайлы түрге келтіріп береді.
Дерек алмасу бірлігі ретінде арнаулы жазу өлшемі қабылданған. Әр жазудың құрамында өзіндік тақырып немесе осы жазуды іздейтін кілт («кілттік сөз») болады. Жазу тақырыптары дерекқордың мазмұны іспетті анықтамалық кестелерге біріктіріледі. Кілттер мен анықтамалық кестелер жасау дерекқордағы ақпараттарды іздеу мәселесін толықтай автоматтандыруды қамтамасыз ететін формальдық ережелерге бағынады. Дерекқорға өзгерту енгізу әрі толықтырып отыру компьютерлік желі әкімгерлері арқылы орындалады сервері (ағылш. database server; орыс. Сервер базы данных) — қолданбалы программалармен сұратылып, есептеу желісінің тораптарында (жүмыс бекеттерінде) орындалатын мәліметтерді орталықтандырылған түрде іздестіру мен өңдеуді жүзеге асыратын мәліметтерді басқарудың көп пайдаланатын жүйесі.
Дерекқор басқару жүйесі (ағылш. database management system (DBMS)) - мәліметтер базасын құру, күту және қолдану қызметін көрсететін бағдарламалық жасақтама.
