II. Технология и этапы проведения мозгового штурма

Изучив организационные моменты и правила мозгового штурма, теперь важно уделить внимание отдельным этапам успешного проведения мозгового штурма и оценки идей после их «инкубации».

Этап 1. Формулирование проблемы, которую необходимо решить; обоснование задачи для поиска решения. Определение условий коллективной работы, выдача участникам правил поиска решения и поведения в процессе «мозговой атаки». Лучше всего записать эти правила на плакате и на каждом собрании группы вывешивать его на стену таким образом, чтобы он был хорошо виден всем участникам.Формирование нескольких рабочих групп по 3-5 человек и экспертной группы, в обязанности которой будут входить разработка критериев, оценка и отбор наилучших идей.

Этап 2. Тренировочная сессия – разминка. Упражнение в быстром поиске ответов на вопросы и задачи тренировочной сессии. Для успешного проведения мозгового штурма участникам необходимо настроиться на творческий лад. Руководитель проводит с участниками разминку, решая различные задачи на ассоциативное мышление, анализ и синтез и т. д. Задача этого этапа – помочь участникам максимально освободиться от воздействия сковывающих факторов, психологических барьеров (неловкости, стеснительности, скованности, боязни ошибок и т.д.). Этот метод может проявляться в своем неполном, кратковременном виде, но может быть тщательной подготовлен и проведен в полном объеме.

Например, можно использовать такие упражнения как:

Ø Игра «Свободные ассоциации». Игроки стоят в круге. Один из игроков «кидает» какое-то слово любому другому участнику круга, а тот в свою очередь по свободной ассоциации «кидает» новое слово еще какому-то человеку в круге. Эту разминку нужно разыгрывать в быстром темпе, и игроки должны не думать заранее, а просто свободно ассоциировать что-то с принятым словом.

Ø Игра «Вороны и воробьи». На земле чертят две параллельные линии в трёх шагах одну от другой. Отступив от них в обе стороны на 20-25 шагов, проводят ещё две черты. Играющие делятся на две команды: одна из них называется «вороны», другая «воробьи». Они становятся двумя шеренгами на средних линиях, повернувшись лицом в противоположные стороны. В ходе игры, ведущий громко говорит «вороны» или «воробьи» произнося последний слог отрывисто, делая перед ним паузу. Названная команда бежит к дальней черте, находящейся перед нею, а другая команда, повернувшись, преследует противника. Надо запятнать убегающего раньше, чем тот достигнет черты. Посчитав тех, кого запятнали, команды занимают исходное положение, и игра повторяется четыре-шесть раз. Выигрывает команда, запятнавшая большее число «противников».

Затем рекомендуется провести репетицию мозгового штурма. Группе необходимо выбрать проблему (лучше бытового характера), в решении которой каждый из участников в некоторой степени компетентен, и провести краткий мозговой штурм (разминку) с целью перестройки мышления на творческий процесс.

Делайте так всегда, ведь только кажется, что каждый без труда сможет включиться в работу, но в действительности этого не происходит!

Этап 3. Участникам группы следует подготовиться к проведению мозгового штурма развесить на стены большие листы бумаги, на которых будут зафиксированы поступающие идеи. При этом необходимо помнить, что при быстром темпе выдвижения идей могут появиться трудности в необходимости фиксирования их на бумаге. Фиксировать идеи в таком случае могут 2-3 человека поочередно. Можно принять и такие условия: участники фиксируют свои идеи на небольшом листе бумаги и высказывают их по очереди по просьбе ведущего.

Этап 4. Далее следует подготовиться к началу мозгового штурма. Здесь могут быть возможны следующие варианты:

1. Проблема уже сформулирована, но ее определение слишком общее, требующее уточнения. В этом случае первоначальную формулировку следует разместить в качестве заголовка на большом листе бумаги.
2. Группа не знает, над какой проблемой она будет работать, но в этом случае надо попытаться сформулировать общее направление поиска. В этом случае лучше всего начало общего заголовка может звучать так: «Каким образом мы можем...» и далее закончить фразу (что-то преобразовать, улучшить и т. д.). После окончательного выбора темы ее определение в виде заголовка также размещается на большом листе бумаги.

Этап 5. «Мозговая атака» - «штурм» поставленной проблемы. Предварительно еще раз уточняется поставленная задача, напоминаются некоторые правила в ходе решения. Генерирование идей начинается по сигналу ведущего одновременно во всех рабочих группах. К каждой группе прикрепляется эксперт из числа участников, задача которого – фиксировать на бумаге выдвигаемые идеи.

Процесс выдвижения идей может происходить разными способами. Существует много различных методик, основанных на принципах проведения мозгового штурма, некоторые из них описаны далее в данной главе. Но при разных вариантах проведения мозгового штурма обычно используют два подхода к процессу выдвижения идей.

1 подход. Второй подход является бессистемным, так как каждый участник группы может в любое время высказать свои идеи. В данном случае идеи высказываются свободно и естественно, но есть большая трудность с фиксацией идей. В этом случае можно увеличить количество человек, которые будут фиксировать идеи (обычно 2 — 3 человека).

2 подход. Участники могут высказывать идеи по очереди, в определенном порядке. Обычно руководитель предлагает высказаться очередному члену группы. Если кто-нибудь из участников не знает, что предложить, то он говорит: «Я пропускаю» и право высказаться переходит к следующему участнику. Руководитель (или специально выделенный для этого участник группы) фиксирует высказанные идеи на больших листах бумаги. Участникам же рекомендуется свои идеи фиксировать на небольших листках, чтобы не забыть их, пока он ждет своей очереди высказаться. Этап 6. Оценка и отбор наилучших идей. После того как все идеи зафиксированы, необходимо время для того, чтобы их обдумать и оценить. Пока эксперты на основе избранных критериев отбирают идеи, рабочие группы отдыхают.

Участникам группы рекомендуется после проведения мозгового штурма расстаться не менее чем на неделю, чтобы обдумать все высказанные идеи.

Лучше всего развесить листы с зафиксированными идеями на видном месте, где участники группы смогут постоянно видеть их. Кроме того, к обсуждению идей, высказанных во время проведения мозгового штурма, другие сотрудники предприятия добавляют свои идеи на развешенные листы (мозговая атака на доске).

Затем, по прошествии какого-то времени (чаще недели), участники группы проводят новый мозговой штурм по списку идей, составленному на предыдущей встрече.

Этап 7. Он дает начало процессу оценки. Это обычно происходит на следующем собрании группы. Наилучший способ организовать оценку идей из списка — это сгруппировать их по темам, прежде чем некоторые предложения будут отвергнуты как нереальные. После получения списка идей, сгруппированных по темам, следует рассмотреть каждую из них, чтобы выявить наилучшие идеи, которые могут быть быстро и легко реализованы.

Дальнейшие действия группы зависят от предмета мозгового штурма. Если его целью было определение проблемы, над которой предстоит работать, то группа должна выбрать основную тему, а затем сконцентрировать внимание на идеях, относящихся к ней, чтобы выявить наиболее подходящие для рассмотрения.

Этап 8. Сообщение о результатах «мозговой атаки». Обсуждение итогов работы групп, оценка наилучших идей, их обоснование и публичная защита.

Краткая процедура проведения брейнсмотринга. Работа состоит из трех фаз:

1. Вступительная фаза длится примерно 15 минут. За это время излагается правила работы и в конце четко и ясно сообщается проблема, требующая решения.

2. Основная фаза длится около часа и представляет собой наиболее творческую стадию, когда активность максимальна и идеи высказываются свободно.

3. Заключительная фаза. Во время этой фазы, высказанные идеи проверяются экспертами, с точки зрения их правильности или практического использования (если в этом есть необходимость).