Создание новой задачи отправкой документа вложением в задачу

Новую задачу можно создать, отправив вложением в задачу ссылку на документ, папку, другую задачу, задание, запись справочника, компонент или сразу группу ссылок.

Примечание. При создании новой задачи ссылка на нее автоматически помещается в папку «Исходящие» автора задачи. Если в момент создания задачи у пользователя была открыта какая-либо папка для задач, то ссылки на задачу будут помещены и в папку «Исходящие», и в эту текущую папку.

ЗАПОЛНЕНИЕ КАРТОЧКИ ЗАДАЧИ

Для того чтобы задачу можно было стартовать, нужно заполнить все обязательные поля в ее карточке.

 

Заполнить карточку можно следующими способами: вручную или автоматически (воспользовавшись типовым маршрутом).

Ручное заполнение карточки задачи

Последовательность действий при ручном заполнении карточки задачи следующая.

Определение темы задачи

Поле *Тема заполняется кратким описанием задачи. Тема задачи, по возможности, должна быть как можно более содержательной, чтобы позднее задачу можно было легко найти в списке задач по теме.

Если задача создавалась пересылкой (отправкой) документа, записи справочника и т. д., то тема по умолчанию будет содержать наименование пересылаемого объекта.

Определение маршрута

Маршрут задачи позволяет создать этапы задачи (задания) и сроки их выполнения.

Каждому этапу задачи задается свой исполнитель.

^Маршрут. Поле, используемое для перечисления исполнителей, сделать это можно через «;». При перечислении исполнителей можно указывать только части имен - они будут автоматически расширяться до полных. Для всех исполнителей можно указать тип маршрутизации, срок исполнения и тип задания.

Кнопка Маршрут предназначена для более детального заполнения маршрута.

В этом случае откроется окно «Маршрут задачи», в котором присутствуют следующие поля:

• ^Пользователи. Поле содержит список всех пользователей системы, разбитый по группам;

• *Этапы. Поле содержит список этапов задачи с указанием имен их исполнителей, сроков
исполнения и типа приходящего исполнителю задания (уведомление или задание);

• *Гип маршрутизации. Поле содержит тип маршрутизации. Возможные варианты:
«Последовательная», «Параллельная», «Сложная» (о маршрутизации см. далее).

Кроме указанных полей в окне есть две галочки:

• Уведомления об этапах. Если поле заполнено, то инициатору будет приходить уведомление об
исполнении каждого из этапов;

• Контроль задачи. Если поле заполнено, то по завершении последнего из этапов инициатору придет
задание-контроль.

Тип маршрутизации определяет порядок получения заданий и уведомлений исполнителями и наблюдателями, указанными в карточке задачи. Система DIRECTUM поддерживает три типа маршрутизации:

• последовательная;

• параллельная;

• сложная.

Наблюдатели получают уведомления один раз - сразу после старта задачи, вне зависимости от типа маршрутизации.

Задания и уведомления приходят по следующим правилам:

• при параллельной маршрутизации все исполнители получат задания и уведомления
одновременно;

• при последовательной маршрутизации после старта задание получит только первый исполнитель
и все наблюдатели. Все последующие исполнители будут получать свои задания или уведомления
после выполнения задания предыдущим исполнителем. Порядок исполнителей определен в
маршруте задачи;

• при сложной маршрутизации в поле Условие старта для каждого пользователя определяется, при
выполнении какого условия пользователь получит свое задание. В поле Условие приема
перечисляются исполнители, которые должны выполнить свои задания прежде инициатора, для
которого придет задание-контроль. Если перечисляемые исполнители соединяются с помощью
условия «И», то для получения задания текущим пользователем необходимо, чтобы свои задания
выполнили все указанные в условии исполнители. Если в качестве условия используется «ИЛИ», то
для получения задания текущим пользователем необходимо, чтобы свое задание выполнил хотя бы
один из указанных исполнителей;

• задание-контроль приходит инициатору в случае, если была установлена галочка Контроль задачи:

a. при установленной параллельной или последовательной маршрутизации - были
выполнены все задания по задаче;

b. при установленной сложной маршрутизации - сработало Условие приема для контроля.

Например, у руководителя два секретаря, любой из них может зарегистрировать документ. На регистрацию отправляется задача, где в качестве исполнителей будут указаны оба, а условие приема -когда выполнит один из них.

Назначение наблюдателей

Наблюдатели - это сотрудники, которые должны быть в курсе выполнения работ. При назначении их наблюдателями в задаче они автоматически получат уведомления о старте задачи. Наблюдатели могут вмешиваться в процесс выполнения задачи, например, создав подзадачу.

Назначить наблюдателей можно, заполнив параметры в окне «Наблюдатели задачи», или указав имена (или части имен) наблюдателей через «;» в поле Наблюдатели карточки задачи.

Открытие окна назначения наблюдателей:

• главное меню Правка/Наблюдатели',

• кнопка Наблюдатели на форме карточки задачи.

Ввод текста задачи

Текстовое поле карточки задачи разбито на две части: в верхней части (поле текста задачи) вводится текст по текущей задаче, а в нижней, не редактируемой части (поле переписки), содержится переписка по всему семейству задач, включая подзадачи.

Редактирование текста задач осуществляется только в поле текста задачи. Вводимый текст также после сохранения будет отображаться в поле переписки.